Thư Ký Ban Giám Đốc

Bảo đảm thông tin phục vụ điều hành được theo dõi, tổng hợp và lưu trữ đầy đủ.
Truyền tải chỉ đạo của Ban Giám đốc đến các đầu mối liên quan; theo dõi tiến độ, nhắc việc và báo cáo kết quả.
Thực hiện hoặc hỗ trợ xây dựng các báo cáo tuần, tháng, sơ kết, tổng kết và báo cáo theo yêu cầu.
Hỗ trợ hoạt động quản trị, truyền thông nội bộ, đào tạo và các chương trình trong phạm vi được giao.
Theo dõi chỉ tiêu, chương trình và tiến độ thực hiện kế hoạch của các phòng ban, bộ phận; tổng hợp vấn đề và kiến nghị xử lý.
Chuyển chỉ đạo của lãnh đạo thành danh sách công việc cụ thể, xác định đầu mối và thời hạn; cập nhật kết quả và các nội dung cần lãnh đạo quyết định.
Theo dõi doanh số, lãi gộp, cơ hội kinh doanh và kế hoạch xuất hóa đơn; phối hợp đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống và bộ phận liên quan.
Tổng hợp, phân tích dữ liệu khách hàng, cơ hội và hợp đồng; nhận diện xu hướng, nguyên nhân và những vấn đề cần lưu ý.
Lập báo cáo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Kiểm tra tính đầy đủ, nhất quán của dữ liệu; chủ động làm rõ chênh lệch với các đầu mối cung cấp thông tin.
Trình bày báo cáo rõ ràng, đúng thời hạn và phù hợp với mục đích điều hành.
Rà soát hồ sơ, điều kiện và nội dung pháp lý của báo giá hoặc hợp đồng trong phạm vi được phân công.
Ghi nhận rủi ro, yêu cầu làm rõ, bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ trước khi chuyển cấp có thẩm quyền.
Phối hợp với bộ phận Kinh doanh, Kế toán và các đầu mối chuyên môn để hoàn thiện hồ sơ.
Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị nội dung, tài liệu và gửi thông tin đến các bên liên quan.
Ghi biên bản, lập danh sách nhiệm vụ kèm người phụ trách và thời hạn; theo dõi, nhắc việc sau cuộc họp.
Thông báo lịch công tác và thực hiện các công việc hỗ trợ khác theo phân công.
Phối hợp lập kế hoạch, dự toán và tổ chức các hoạt động nội bộ, chương trình nghỉ hè, quà lễ/Tết và hoạt động chăm sóc cán bộ quản lý theo quy định.
Thu thập, kiểm tra thông tin, hình ảnh và phối hợp xây dựng nội dung truyền thông của HSI Hà Nội.
Tổng hợp đề xuất đào tạo, trình phê duyệt, công bố kế hoạch và theo dõi tình hình thực hiện.