Mô tả Công việc
1. Mô tả:
* Công việc chính:
- Tiếp nhận, phân loại kiểm tra, trình duyệt, phân phối tất cả các hồ sơ chứng từ của Ban Quản lý các dự án (hoặc hồ sơ được gửi đến Ban);
- Thực hiện việc lưu trữ toàn bộ hồ sơ tài liệu liên quan đến hoạt động của Ban QLCDA và chịu trách nhiệm về sự đầy đủ ngăn nắp của hồ sơ tài liệu;
- Đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ của các hồ sơ chứng từ trước khi trình lên Ban TGĐ phê duyệt hoặc trước khi gửi đến các Phòng/ban/bộ phận liên quan;
- Soạn thảo văn bản liên quan đến các hoạt động tại các dự án theo chỉ đạo của
Giám đốc Ban;
- Tham gia đầy đủ và ghi biên bản các cuộc họp theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc Ban;
-
Giúp việc cho Giám đốc Ban trong việc tiếp nhận, rà soát, kiểm tra, đánh giá các hồ sơ liên quan đến Tiến độ & kế hoạch triển khai dự án do các Ban QLDA đệ trình;
- Theo dõi, giám sát và cảnh báo kịp thời tới Giám đốc Ban đối với các kế hoạch và mốc tiến độ bị chậm;
- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Ban tìm nguyên nhân và đưa ra các giải pháp khắc phục sự chậm trễ;
- Tham gia các cuộc họp theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên;
- Lập các Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo chỉ đạo của Giám đốc Ban;
- Tổng hợp báo cáo hàng tuần, hàng tháng, quý, năm trình Ban TGĐ xem xét.
* Công tác Hành chính:
- Theo dõi, đôn đốc CBNV các công tác như xác nhận ngày công, đơn nghỉ nghỉ phép... trình Quản lý bộ phận phê duyệt và chuyển tiếp hồ sơ;
- Phụ trách in ấn, scan, lưu trữ trên server, photo tài liệu, theo dõi và đặt Văn phòng phẩm hàng tháng;
- Đặt phòng họp, theo dõi và thông tin cho Quản lý bộ phận tham dự các cuộc họp với Ban lãnh đạo, đối tác;
- Tương tác với bộ phận Hành chính hỗ trợ đặt taxi, khách sạn, vé máy bay... trong các chuyến công tác cho Quản lý bộ phận;
- Theo dõi tổng hợp chi phí công việc hàng tháng (chi phí Hành chính, công tác phí...) đồng thời thực hiện công tác lập Đề nghị tạm ứng, Đề nghị thanh toán ... gửi bộ phận Kế toán;
- Thực hiện các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng bộ phận.
2. Quyền lợi:
o Lương thưởng:
- Tăng lương định kỳ thường niên và tăng lương theo năng lực
- Lương thưởng tháng 13, thưởng KPI theo năng lực
- Chế độ thưởng ngày lễ (Tết Dương lịch, Tết Âm lịch, 30/04, 02/09)
o Phúc lợi:
-
Phục vụ cơm trưa tại văn phòng (T2-T6 hàng tuần)
- Thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
- Tổ chức team building thường niên (Công ty hỗ trợ toàn bộ chi phí, chấm công các ngày đi du lịch)
- Chế độ bảo hiểm sức khỏe toàn diện cho nhân viên (khám chữa bệnh, tai nạn, thai sản...) **
- Chương trình khám sức khỏe định kỳ hằng năm
- Tặng thêm 01 ngày phép/năm đối với nhân viên trên 12 tháng (theo Luật là 12 ngày phép/năm thì ở KITA là 13 ngày phép/năm)
- Tổ chức sinh nhật cho nhân viên hàng tháng
o Trang thiết bị:
- Cấp máy tính, laptop theo yêu cầu công việc
- Cung cấp toàn bộ VPP phục vụ công việc (bút viết, highlight...)
