THƯ KÝ CEO

Mô tả Công việc
1. Hỗ trợ Hành chính (Administration Support)
· Quản lý calendar, lịch làm việc, lịch họp, lịch hẹn và các công việc hàng ngày của CEO.
· Chuẩn bị lịch làm việc ngày/tuần, nhắc lịch và các thông tin cần thiết phục vụ CEO.
· Sắp xếp lịch họp, lịch hẹn và chủ động điều phối khi có thay đổi hoặc phát sinh.
· Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, bài trình bày và các hồ sơ cần thiết phục vụ công việc của CEO.
· Thực hiện các công việc hành chính, thư ký khác theo phân công của CEO.
2. Giao tiếp & Điều phối (Communication & Coordination)
· Là đầu mối liên hệ giữa CEO với các phòng ban nội bộ, đối tác, đơn vị tư vấn và các bên liên quan bên ngoài.
· Sắp xếp lịch hẹn và phối hợp liên hệ, trao đổi công việc với đối tác và các bên liên quan.
· Thực hiện biên/phiên dịch Anh - Việt và Việt - Anh trong các cuộc họp, trao đổi công việc với đối tác; hỗ trợ dịch và rà soát các văn bản, email, tài liệu khi được yêu cầu.
· Rà soát và sắp xếp thư từ, email, công văn, ghi nhớ và các tài liệu theo yêu cầu.
· Điều phối thư mời, thành phần tham dự, thời gian và các nội dung liên quan đến cuộc họp.
· Đảm bảo tính chuyên nghiệp, cẩn trọng và bảo mật trong quá trình giao tiếp, trao đổi thông tin.
3. Quản lý Văn phòng (Office Management)
· Đặt và chuẩn bị phòng họp cho các cuộc họp của CEO, bao gồm tài liệu, thiết bị và các yêu cầu cần thiết.
· Điều phối các công việc hành chính và sắp xếp văn phòng liên quan đến hoạt động hàng ngày của CEO.
· Đảm bảo phòng họp và khu vực làm việc được chuẩn bị đầy đủ trước các cuộc họp, lịch hẹn quan trọng.
· Phối hợp với các phòng ban và nhà cung cấp dịch vụ khi cần thiết.
4. Điều phối Công tác & Sự kiện (Travel & Event Coordination)
· Sắp xếp công tác trong nước và quốc tế cho CEO, bao gồm vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và lịch trình.
· Điều phối hồ sơ, thủ tục visa và các giấy tờ liên quan phục vụ công tác.
· Liên hệ và làm việc với hãng hàng không, đại lý du lịch, khách sạn và các nhà cung cấp dịch vụ.
· Xử lý kịp thời các thay đổi, hủy hoặc điều chỉnh liên quan đến lịch công tác và vé máy bay.
· Tổ chức và điều phối các cuộc họp, sự kiện và các hoạt động khác theo yêu cầu.
· Đi công tác trong Việt Nam khi có nhu cầu và có khả năng đi công tác trong khu vực Châu Á - Thái Bình Dương khi được yêu cầu.
5. Quản lý Văn phòng & Hồ sơ Tài liệu (Office & Document Management)
· Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử khoa học, có tổ chức.
· Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ, tìm kiếm và quản lý hồ sơ, giấy tờ của CEO và Công ty.
· Quản lý hồ sơ thư từ, tài liệu cuộc họp và các tài liệu liên quan.
· Đảm bảo tính bảo mật và cẩn trọng khi xử lý các thông tin, hồ sơ và tài liệu nhạy cảm.
· Hỗ trợ soạn thảo, in ấn, scan và lưu trữ tài liệu khi cần thiết.
6. Các công việc khác cho Ban Lãnh đạo (Other Jobs for Board of Management)
· Hỗ trợ công việc thư ký và hành chính cho các thành viên Ban Lãnh đạo khi được yêu cầu.
· Hỗ trợ sắp xếp lịch, cuộc họp, công tác và chuẩn bị hồ sơ tài liệu cho Ban Lãnh đạo.
· Thực hiện các công việc thư ký hoặc hành chính khác theo phân công của CEO hoặc Ban Lãnh đạo.