Thư Ký Chủ TịchTrần Hồng Quân HOLDINGS
Ngành nghề: Thư ký - Trợ lý, Hành chính - Văn phòng, Bộ Phận Hỗ trợ
Lương: 10 - 12 triệu VNĐ
Hình thức: Toàn thời gian
Ngày đăng: 27/08/2024
Hạn nộp: 28/09/2024
Mô tả công việc
Quản lý lịch làm việc và lịch họp:
Nhận thông tin từ nhóm trợ lý, từ ban lãnh đạo, sắp xếp, quản lý, nhắc nhở và cập nhật lịch làm việc, lịch họp cho lãnh đạo với các bộ phận.
Phối hợp, hỗ trợ bộ phận chuyên môn, nhóm trợ lý chuẩn bị và phân phối tài liệu họp, gửi lời mời họp, và ghi chép biên bản cuộc họp.
Đảm bảo các cuộc họp diễn ra đúng giờ và theo kế hoạch.
Dịch thuật và quản lý văn bản:
Nhận thông tin yêu cầu từ Ban lãnh đạo, từ nhóm trợ lý, bộ phận khác, thực hiện dịch thuật các văn bản, công văn, thông báo.
Lưu trữ và quản lý các tài liệu, hồ sơ riêng của Ban lãnh đạo, bộ phận thư ký trợ lý (nếu có), đảm bảo tuân theo quy định của công ty theo sự hướng dẫn của Văn thư. Đảm bảo dễ dàng truy xuất, tra cứu khi cần.
Xử lý thư từ và liên lạc:
Quản lý và xử lý thư từ, email, và các hình thức liên lạc khác. Đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời và chính xác đến Ban lãnh đạo, đến nhóm trợ lý. Hàng ngày truy cập email Chủ tịch, ghi nhận, thông báo tới nhóm trợ lý, lãnh đạo có liên quan, đảm bảo email chuyên môn được ghi nhận đầy đủ.
Báo cáo đến Chủ tịch các email đến trong ngày, người phụ trách báo cáo email chi tiết đến Chủ tịch. Soạn thảo email theo yêu cầu của Ban lãnh đạo
Theo dõi thư từ, phối hợp với bộ phận trợ lý đảm bảo thông tin được xử lý đúng hạn.
Hỗ trợ hành chính:
Quản lý văn phòng phẩm và các trang thiết bị phòng làm việc của Ban lãnh đạo, của phòng thư ký trợ lý.
Đảm bảo môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng và tiện nghi.
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác như photocopy, in ấn tài liệu.
Xử lý các vấn đề hành chính hoặc logistical phát sinh, giảm bớt khối lượng công việc cho các trợ lý và lãnh đạo.
Hỗ trợ Ban lãnh đạo và các trợ lý trong các vấn đề ngoại giao, thiết lập và duy trì các mối quan hệ với đối tác, khách hàng và các bên liên quan.
Tổ chức và chuẩn bị đón tiếp khách quan trọng, đảm bảo các cuộc gặp gỡ diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện và hội nghị:
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ, hội nghị, hội thảo và các chương trình đào tạo.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để chuẩn bị và thực hiện các sự kiện.
Hỗ trợ quản lý tài chính:
Hỗ trợ trong việc quản lý ngân sách, chi phí và các hoạt động kế toán đơn giản liên quan đến hoạt động của Ban lãnh đạo, nhóm trợ lý (chốt bảng kê chi phí vé máy bay,...).
Theo dõi và quản lý các hóa đơn, chứng từ và thanh toán trong các hoạt động, theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo, thông tin từ nhóm trợ lý.
Hỗ trợ các nhiệm vụ khác:
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
Hỗ trợ các trợ lý chuyên môn trong các dự án hoặc nhiệm vụ cần thiết khi có yêu cầu.
Nhận thông tin từ nhóm trợ lý, từ ban lãnh đạo, sắp xếp, quản lý, nhắc nhở và cập nhật lịch làm việc, lịch họp cho lãnh đạo với các bộ phận.
Phối hợp, hỗ trợ bộ phận chuyên môn, nhóm trợ lý chuẩn bị và phân phối tài liệu họp, gửi lời mời họp, và ghi chép biên bản cuộc họp.
Đảm bảo các cuộc họp diễn ra đúng giờ và theo kế hoạch.
Dịch thuật và quản lý văn bản:
Nhận thông tin yêu cầu từ Ban lãnh đạo, từ nhóm trợ lý, bộ phận khác, thực hiện dịch thuật các văn bản, công văn, thông báo.
Lưu trữ và quản lý các tài liệu, hồ sơ riêng của Ban lãnh đạo, bộ phận thư ký trợ lý (nếu có), đảm bảo tuân theo quy định của công ty theo sự hướng dẫn của Văn thư. Đảm bảo dễ dàng truy xuất, tra cứu khi cần.
Xử lý thư từ và liên lạc:
Quản lý và xử lý thư từ, email, và các hình thức liên lạc khác. Đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời và chính xác đến Ban lãnh đạo, đến nhóm trợ lý. Hàng ngày truy cập email Chủ tịch, ghi nhận, thông báo tới nhóm trợ lý, lãnh đạo có liên quan, đảm bảo email chuyên môn được ghi nhận đầy đủ.
Báo cáo đến Chủ tịch các email đến trong ngày, người phụ trách báo cáo email chi tiết đến Chủ tịch. Soạn thảo email theo yêu cầu của Ban lãnh đạo
Theo dõi thư từ, phối hợp với bộ phận trợ lý đảm bảo thông tin được xử lý đúng hạn.
Hỗ trợ hành chính:
Quản lý văn phòng phẩm và các trang thiết bị phòng làm việc của Ban lãnh đạo, của phòng thư ký trợ lý.
Đảm bảo môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng và tiện nghi.
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác như photocopy, in ấn tài liệu.
Xử lý các vấn đề hành chính hoặc logistical phát sinh, giảm bớt khối lượng công việc cho các trợ lý và lãnh đạo.
Hỗ trợ Ban lãnh đạo và các trợ lý trong các vấn đề ngoại giao, thiết lập và duy trì các mối quan hệ với đối tác, khách hàng và các bên liên quan.
Tổ chức và chuẩn bị đón tiếp khách quan trọng, đảm bảo các cuộc gặp gỡ diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện và hội nghị:
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ, hội nghị, hội thảo và các chương trình đào tạo.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để chuẩn bị và thực hiện các sự kiện.
Hỗ trợ quản lý tài chính:
Hỗ trợ trong việc quản lý ngân sách, chi phí và các hoạt động kế toán đơn giản liên quan đến hoạt động của Ban lãnh đạo, nhóm trợ lý (chốt bảng kê chi phí vé máy bay,...).
Theo dõi và quản lý các hóa đơn, chứng từ và thanh toán trong các hoạt động, theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo, thông tin từ nhóm trợ lý.
Hỗ trợ các nhiệm vụ khác:
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
Hỗ trợ các trợ lý chuyên môn trong các dự án hoặc nhiệm vụ cần thiết khi có yêu cầu.
Yêu cầu công việc
Tốt nghiệp ĐH chuyên ngành: Ngoại ngữ, Ngoại giao, Ngoại thương, Kinh tế,....
Sử dụng tiếng Anh thành thao 4 kỹ năng
Đã từng có kinh nghiệm dịch thuật tài liệu, văn bản, hợp đồng,... là một lợi thế
Có khả năng phiên dịch song song
Giao tiếp tốt, phong cách làm việc chỉn chu, chuyên nghiệp, trách nhiệm, chịu được áp lực công việc.
Trung thực và chăm chỉ; Nhanh nhẹn, chủ động, sáng tạo, nhiệt tình;
Sử dụng tiếng Anh thành thao 4 kỹ năng
Đã từng có kinh nghiệm dịch thuật tài liệu, văn bản, hợp đồng,... là một lợi thế
Có khả năng phiên dịch song song
Giao tiếp tốt, phong cách làm việc chỉn chu, chuyên nghiệp, trách nhiệm, chịu được áp lực công việc.
Trung thực và chăm chỉ; Nhanh nhẹn, chủ động, sáng tạo, nhiệt tình;
Quyền lợi được hưởng
Thời gian làm việc: thứ 2 - sáng thứ 7
Phụ cấp ăn trưa tại nhà ăn Công ty
Công ty cấp máy tính cá nhân phục vụ công việc.
Lương tháng 13, thưởng lễ tết, thưởng sinh nhật
Du lịch, teambuilding 2 lần/năm
Khám sức khỏe định kỳ 1 lần/năm.
Đóng BH theo quy định của Pháp luật
Môi trường làm việc thân thiện
Chỗ để xe free ngay dưới tòa nhà
Có 02 ngày nghỉ phép trong thời gian thử việc
Phụ cấp ăn trưa tại nhà ăn Công ty
Công ty cấp máy tính cá nhân phục vụ công việc.
Lương tháng 13, thưởng lễ tết, thưởng sinh nhật
Du lịch, teambuilding 2 lần/năm
Khám sức khỏe định kỳ 1 lần/năm.
Đóng BH theo quy định của Pháp luật
Môi trường làm việc thân thiện
Chỗ để xe free ngay dưới tòa nhà
Có 02 ngày nghỉ phép trong thời gian thử việc
Giới thiệu công ty
Trần Hồng Quân HOLDINGS việc làm
Tòa tháp Khách sạn, số 36 đường Lê Đức Thọ, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Quy mô: Từ 5000 - 10000 nhân viên
Việc làm tương tự
Thư Ký Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị (Lương Upto 20 Triệu)
Công ty Cổ phần Môi Trường Công Nghệ Cao Hòa Bình
Upto 20 Tr
Hà Nội, Hưng Yên
03/10/2024
Trợ Lý Quản Lý Nhà Hàng - Texas Chicken
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI MESA
Thoả thuận
Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai, Thừa Thiên Huế, Khác
05/10/2024
Trợ Lý Quản Lý Nhà Hàng (Tiếng Hàn/ Tiếng Anh)
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN GOLDEN GATE - CN MIỀN BẮC
8 - 12 triệu
Hà Nội
17/10/2024
Trợ Lý Quản Lý Dự Án Chuyển Đổi Số
Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Và Đầu Tư Bất Động Sản Newway
20 - 25 triệu
Hà Nội
31/10/2024
Vị trí Thư Ký Chủ Tịch do công ty Trần Hồng Quân HOLDINGS tuyển dụng tại Hà Nội, Hà Tĩnh, Joboko tự động tổng hợp mức lương 10 - 12 triệu VNĐ, tìm thêm việc làm về Thư Ký Chủ Tịch hoặc công ty Trần Hồng Quân HOLDINGS ở các link phía trên
Giới thiệu công ty
Trần Hồng Quân HOLDINGS việc làm
Tòa tháp Khách sạn, số 36 đường Lê Đức Thọ, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Quy mô: Từ 5000 - 10000 nhân viên