1. Hỗ trợ quản lý hồ sơ dự án & công trình
- Tổng hợp, quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án, bản vẽ, báo giá, hợp đồng và các tài liệu liên quan.
- Theo dõi tiến độ hồ sơ trong quá trình triển khai dự án nội thất.
- Chuẩn bị các biểu mẫu, hồ sơ trình ký và các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của Trưởng phòng /
Quản lý dự án2. Điều phối thông tin giữa các bộ phận
- Tiếp nhận và truyền đạt thông tin giữa phòng Thiết kế với các bộ phận liên quan như Kinh doanh, Kế toán, Mua hàng, Kho và Thi công.
- Theo dõi các đầu việc liên quan đến dự án để đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ và kịp thời.
- Hỗ trợ sắp xếp lịch họp, ghi nhận nội dung họp và theo dõi các đầu việc sau cuộc họp.
3. Hỗ trợ quản lý chi phí & chứng từ dự án
- Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn, chứng từ phát sinh liên quan đến dự án.
- Tổng hợp hồ sơ thanh toán, phối hợp với bộ phận Kế toán trong quá trình xử lý chi phí.
- Theo dõi và lưu trữ các chứng từ liên quan theo đúng quy định của công ty.
4. Công tác hành chính của phòng Thiết kế
- Quản lý tài liệu, hồ sơ nội bộ của phòng.
- Hỗ trợ các công việc hành chính như đặt văn phòng phẩm, chuẩn bị tài liệu, hỗ trợ tổ chức họp hoặc sự kiện nội bộ.
- Hỗ trợ cập nhật dữ liệu, báo cáo và các biểu mẫu theo yêu cầu của Trưởng phòng.
5. Hỗ trợ cập nhật vật liệu và thông tin ngành
- Liên hệ và duy trì kết nối với các nhà cung cấp vật liệu, phụ kiện, thiết bị nội thất để cập nhật các sản phẩm, mẫu mã và catalogue mới.
- Phối hợp với các nhà cung cấp để tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm, training hoặc workshop nhằm cập nhật kiến thức và xu hướng mới cho đội ngũ thiết kế.
- Tổng hợp và lưu trữ các tài liệu, catalogue, thông tin sản phẩm
phục vụ cho quá trình thiết kế và phát triển dự án.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng.
1. Kiến thức & Kinh nghiệm
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Hành chính, Kế toán, Quản trị hoặc các ngành liên quan.
Có kinh nghiệm làm
thư ký công trình, hành chính công trình hoặc vị trí tương đương là lợi thế.
Hiểu biết cơ bản về quy trình hồ sơ công trình và thanh toán chi phí.
2. Kỹ năng
Kỹ năng tổ chức, quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu tốt.
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp công việc với nhiều bộ phận.
Sử dụng tốt Microsoft Office (Excel, Word).
3. Thái độ
Cẩn thận, trung thực, chủ động và có tinh thần trách nhiệm cao.
- Thu nhập: 10 - 12 triệu tùy theo kinh nghiệm, năng lực, và hiệu quả công việc.
- Được hưởng đầy đủ quyền lợi theo chính sách công ty: BHXH, ....
- Các ngày nghỉ lễ trong năm theo quy định chung của nhà nước.
- Các chế độ thưởng theo quy định của Công ty: Lương tháng 13
