Thư Ký Công Trường Kiêm Kế Toán Dự Án

Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
A. CÔNG TÁC THƯ KÝ CÔNG TRƯỜNG
• Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, công văn, biên bản, bản vẽ, tài liệu dự án.
• Soạn thảo biên bản họp, thông báo, công văn và các biểu mẫu phục vụ Ban Chỉ huy công trường.
• Theo dõi hồ sơ trình ký, hồ sơ nội bộ và tình trạng phê duyệt giữa công trường, văn phòng và các bên liên quan.
• Cập nhật danh sách nhân sự, chấm công, nghỉ phép, tăng ca và các thông tin hành chính tại công trường.
• Hỗ trợ công tác hậu cần: văn phòng phẩm, chỗ ở, xe cộ, cơm ca và các nhu cầu vận hành tại site.
• Phối hợp với BCH, nhà thầu phụ, tổ đội và các phòng ban để tổng hợp báo cáo, hồ sơ và thông tin dự án.
• Theo dõi các đầu việc, deadline và nhắc việc theo yêu cầu của Chỉ huy trưởng/Quản lý dự án.
B. CÔNG TÁC KẾ TOÁN DỰ ÁN
• Theo dõi và kiểm soát các khoản thu - chi, tạm ứng - hoàn ứng tại công trường.
• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ, phiếu đề nghị thanh toán trước khi gửi về Phòng Kế toán.
• Lập và theo dõi bảng chi phí dự án: vật tư, nhân công, thuê thiết bị, vận chuyển, ăn ở, chi phí hành chính và các chi phí phát sinh tại site.
• Theo dõi công nợ nhà cung cấp, tổ đội, nhà thầu phụ và các khoản phải thanh toán theo từng đợt.
• Theo dõi hồ sơ thanh toán, nghiệm thu, khối lượng và phối hợp với QS/BCH để đối chiếu số liệu khi cần.
• Quản lý quỹ công trường theo quy định; thực hiện báo cáo quỹ và đối chiếu định kỳ với Phòng Kế toán.
• Tổng hợp chứng từ gốc và chuyển về văn phòng đúng thời hạn, đảm bảo không thất lạc hoặc thiếu hồ sơ.
• Hỗ trợ kiểm soát chi phí thực tế so với ngân sách hoặc kế hoạch chi phí được duyệt của dự án.
C. CÔNG TÁC BÁO CÁO PHỐI HỢP
• Báo cáo trực tiếp cho Chỉ huy trưởng/Project Manager về công tác thư ký và vận hành tại công trường.
• Phối hợp chuyên môn với Phòng Kế toán và Phòng HCNS tại văn phòng.
• Thực hiện báo cáo tuần/tháng về: tình hình nhân sự và chấm công; chi phí, tạm ứng, hoàn ứng; công nợ và hồ sơ thanh toán; tình trạng chứng từ; các vấn đề tồn đọng cần xử lý.án.