A. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Hỗ trợ Ban
Giám đốc trong công tác điều hành
• Theo dõi và nhắc tiến độ các công việc Ban Giám đốc giao cho các phòng ban.
• Chuẩn bị tài liệu và kiểm cơ sở vật chất cho phòng họp.
• Cập nhật quy trình và thủ tục hành chính khi có thay đổi
• Là đầu mối kết nối, truyền đạt thông tin giữa Ban Giám đốc và các phòng ban khi có yêu cầu
2. Quản lý và điều phối xe -
tài xế• Lập kế hoạch, sắp xếp và điều phối lịch xe công ty theo nhu cầu công tác, đón khách.
• Theo dõi tình trạng xe, lịch bảo dưỡng, đăng kiểm, chi phí xăng dầu, sửa chữa.
• Kiểm tra và giám sát việc thực hiện nội quy, an toàn giao thông của tài xế.
3. Tổ chức & hỗ trợ các chuyến công tác trong và ngoài nước
• Thực hiện hồ sơ phê duyệt cong tác của Bộ phận Kinh Doanh
• Liên hệ đối tác, phối hợp với các bộ phận để đặt vé máy bay, khách sạn.
• Chuẩn bị hồ sơ xin visa, passport, work permit, thư mời, booking nhà hàng, khách sạn, và hồ sơ thanh toán, quyết toán sau chuyến đi.
• Đảm bảo mọi công tác hậu cần được thực hiện đúng tiến độ, tiết kiệm và chuyên nghiệp.
4. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh - đối ngoại
• Phối hợp phòng Kinh doanh trong việc tổ chức Supplier Visit, Business Trip, Event khách hàng.
• Chuẩn bị quà tặng khách hàng/nhà cung cấp trong các dịp Lễ, Tết, sự kiện.
• Theo dõi kế hoạch tặng quà Tết hằng năm, quà tri ân, quà kỷ niệm - đảm bảo đúng ngân sách & hình ảnh thương hiệu theo yêu cầu của Bộ phận kinh doanh và BOD
• Tham gia tổ chức các hội chợ triễn lãm.... theo yêu cầu của BOD.
5. Quản lý hành chính - hồ sơ của Ban Giám đốc
• Quản lý email, lịch làm việc và lịch hẹn của Giám đốc.
• Hỗ trợ công tác thanh toán chi phí, hoàn ứng cho các hoạt động của BOD.
6. Công việc khác
• Thực hiện các yêu cầu đột xuất hoặc hỗ trợ đặc biệt theo chỉ đạo của Giám đốc
• Đề xuất giải pháp tối ưu nhằm cải thiện quy trình phối hợp, tăng hiệu quả làm việc giữa các phòng ban.
• Các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc.
B. TRÁCH NHIỆM KHÁC:
- Tuân thủ đầy đủ, nghiêm túc các quy định, chính sách, hướng dẫn của công ty
- Thực hiện các công việc khác (chưa đề cập ớ các mục trên) phù hợp với năng lực theo yêu cầu của cấp quản lý trực tiếp và BOD
A. TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN/ CHUYÊN MÔN, KINH NGHIỆM:
• Trình độ: Cao đẳng, Đại học
• Chuyên môn được đào tạo: Kế toán, hành chính, văn thư hoặc tương đương
• Tin học văn phòng: Thành thạo MS Office
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh thành thạo 4 kỹ năng
• Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
B. KỸ NĂNG/ KHẢ NĂNG:
• Kỹ năng quản lý, sắp xếp khoa học: Quản lý thời gian làm việc hiệu quả
• Khả năng giải quyết vấn đề: Nhận diện, phân tích vấn đề chính xác; đưa ra giải pháp khả thi, phù hợp, tối ưu nhất
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán: Có khả năng giao tiếp đàm phán tốt, tạo ấn tượng tốt với mọi người
C. TÍNH CÁCH, PHẨM CHẤT:
• Chính trực: Trung thực và nhất quán trong lời nói và việc làm
• Nghiêm túc, kỷ luật: Chấp hành nghiêm túc các quy định của công ty
• Hòa đồng, vui vẻ: Cởi mở, hòa đồng với mọi người
• Năng động, chịu khó, tính tự học cao: Thực hiện nhiệt tình, trách nhiệm trong công việc, không ngại khó khăn, có tinh thần học hỏi điều mới
• Tinh thần đồng đội cao: Luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp trong/ ngoài bộ phận khi cần. Sẵn sàng đặt quyền lợi tập thể lên trên quyền lợi cá nhân
• Khả năng chịu áp lực tốt: Luôn bình tĩnh, tự tin xử lý vấn đề trong mọi tình huống
