1. Công tác Thư ký
- Tiếp nhận, sắp xếp và theo dõi lịch làm việc, lịch họp, công tác của Phó Chủ tịch.
- Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, báo cáo phục vụ các cuộc họp
- Tham dự các cuộc họp theo phân công; ghi biên bản, tổng hợp nội dung và theo dõi việc triển khai sau cuộc họp.
- Truyền đạt, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các chỉ đạo của Phó Chủ tịch đến các đơn vị.
- Tổng hợp báo cáo tuần, tháng và báo cáo đột xuất từ các phòng ban để phục vụ công tác điều hành.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, báo cáo của Khối Chuyên môn
2. Hỗ trợ Chuyên gia nước ngoài
- Sắp xếp khách sạn, căn hộ, phương tiện di chuyển và hậu cần theo lịch làm việc tại Việt Nam, lịch công tác,...
- Chuẩn bị thư mời, lịch làm việc, tài liệu song ngữ và các văn bản trao đổi bằng
tiếng Anh.
- Phối hợp với các phòng ban (Nhân sự, Pháp chế, Kế toán, Hành chính...) nhằm đảm bảo chuyên gia có đầy đủ điều kiện làm việc: về thủ tục visa, giấy phép lao động, đăng ký tạm trú và các thủ tục pháp lý liên quan.
- Theo dõi các chi phí phát sinh, lập hồ sơ thanh toán và trình phê duyệt theo quy định
Các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.
- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị văn phòng, Luật, Kinh tế, ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành
kiến trúc, bất động sản.
- Sử dụng tiếng Anh giao tiếp tốt
- Có kinh nghiệm ở các vị trí: thư ký ban lãnh đạo,
thư ký dự án ở các công ty thiết kế kiến trúc, bất động sản... là lợi thế
- Thành thạo tin học văn phòng: Word, Excel, Google Sheets, Google Forms, Outlook, Microsoft Teams
- Có khả năng ứng dụng AI vào tổng hợp tài liệu, lập báo cáo là lợi thế
- Kỹ năng giao tiếp, phối hợp với nhiều phòng ban.
- Kỹ năng ghi biên bản và theo dõi thực hiện công việc.
- Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc cá nhân và quản lý thời gian tốt.
- Nhanh nhẹn, cẩn thận, bảo mật và có tinh thần trách nhiệm cao.
- Khả năng chịu được áp lực công việc, chủ động và bao quát tốt các không gian/hoạt động trong văn phòng.