Nhiệm vụ chính của Thư ký KD:
1. Xử lý đơn đặt hàng và theo dõi
giao hàng:
- Nhận đơn hàng từ NVKD hoặc khách hàng qua điện thoại, email
- Tiếp nhận chứng từ của Thư ký Điều độ và lập bảng kê đối chiếu với khách hàng.
- Nhận đề nghị xuất hóa đơn từ khách hàng hoặc NVKD.
2. Kiểm soát công nợ:
- Phối hợp cùng NVKD để kiểm soát, thu hồi công nợ của khách hàng phụ trách.
- Phối hợp phòng kế toán đối chiếu công nợ hàng tháng (theo quy trình đối chiếu công nợ).
3. Thanh toán các chi phí:
- Làm đề nghị thanh toán cho NCC
- Làm đề nghị thanh toán những khoản chiết khấu, gửi giá cho khách hàng.
4. Các công việc hành chính của khu vực được giao quản lý:
- Quản lý hồ sơ khách hàng.
- Quản lý các giấy tờ, hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh của phòng.
Tốt nghiệp từ Cao Đẳng/Đại Học các chuyên ngành Logistics và các khối ngành kinh tế.
Kinh nghiệm làm việc trong các vai trò như hành chính, thư ký, trợ lý, v.v. sẽ được ưu tiên.
Kỹ năng hành chính tốt trong soạn thảo, lưu trữ giấy tờ hồ sơ, hợp đồng và giao tiếp nội bộ.
Kỹ năng máy tính: Thành thạo các phần mềm
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và MS Office, các công cụ hợp tác.
Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc.
Hiểu về các KPI hiệu suất bán hàng, có thể làm việc dưới áp lực.
Kỹ năng làm việc nhóm tốt, nhiệt tình hỗ trợ đồng nghiệp.