THƯ KÝ PHÒNG KỸ THUẬT

Mô tả Công việc
1. Mô tả công việc
Quản lý, lưu trữ toàn bộ hệ thống hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ, pháp lý dự án của Chủ đầu tư; đồng thời thực hiện các công tác hành chính, điều phối lịch trình và hỗ trợ kết nối thông tin giữa Phòng Kỹ thuật với các nhà thầu, đơn vị tư vấn và các phòng ban nội bộ.
2. Nhiệm vụ và Trách nhiệm chính
2.1. Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu kỹ thuật (60%)
• Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ toàn bộ hồ sơ thiết kế (quy hoạch, kiến trúc, kết cấu, MEP),
hồ sơ pháp lý dự án, tiêu chuẩn kỹ thuật từ các đơn vị tư vấn và nhà thầu.
• Theo dõi, cập nhật tình trạng các phiên bản bản vẽ (bản vẽ thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật,
bản vẽ thi công, hoàn công), đảm bảo hệ thống dữ liệu luôn chính xác và bảo mật.
• Quản lý quy trình trình duyệt hồ sơ kỹ thuật nội bộ và gửi văn bản đi/đến các cơ quan chức
năng, đối tác ngoại giao của Chủ đầu tư.
• Bàn giao hồ sơ, bản vẽ cho Ban Quản lý dự án tại công trường hoặc các phòng ban liên quan
(Phòng Đấu thầu, Phòng Kinh doanh,...) theo đúng quy trình bảo mật của công ty.
2.2. Hỗ trợ công tác hành chính & Điều phối cuộc họp (30%)
• Chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) các buổi họp kỹ thuật, họp giao
ban dự án giữa Chủ đầu tư với nhà thầu/tư vấn và theo dõi tiến độ thực hiện các kết luận sau
cuộc họp.
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị hậu cần (phòng họp, trang thiết bị, tiếp đón đối tác)
cho Trưởng phòng Kỹ thuật và các kỹ sư trong bộ phận.
• Lập đề xuất, quản lý chi phí hành chính của phòng (văn phòng phẩm, chi phí công tác, thanh
quyết toán tạm ứng,...).
• Soạn thảo văn bản hành chính theo chỉ đạo (công văn gửi nhà thầu, tờ trình ban giám đốc,
thông báo nội bộ phòng,...).
2.3. Các công việc khác (10%)
• Tham gia hỗ trợ công tác nghiệm thu tài liệu, hồ sơ quyết toán dự án khi có yêu cầu.
• Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo sự phân công của Trưởng phòng.
3. Quyền Hạn
• Yêu cầu các Phòng/Ban chuyên môn (Thiết kế, Đấu thầu, Vật tư, Ban QLDA công trường) cung cấp đầy đủ thông tin, bản vẽ, số liệu để phục vụ công tác lập và thẩm định hợp đồng.
• Đề xuất tạm dừng thanh toán hoặc áp dụng các chế tài phạt đối với các nhà thầu vi phạm nghiêm trọng điều khoản hợp đồng.
• Tham gia đóng góp ý kiến lựa chọn hoặc loại bỏ các nhà thầu không đủ năng lực phối hợp.