Mô tả công việc
1 Hỗ trợ công tác điều hành
• Quản lý và sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Chủ Tịch theo ngày/tuần/tháng; chủ động nhận diện xung đột lịch và báo cáo để xử lý;
• Phối hợp chuẩn bị lịch trình các chuyến công tác trong và ngoài nước: tài liệu, thủ tục, phương tiện, lưu trú và các điều kiện cần thiết theo phân công;
• Chuẩn bị agenda (chương trình họp), hồ sơ, tài liệu và điều kiện cần thiết cho các cuộc họp, chương trình làm việc nội bộ hoặc với đối tác/cơ quan liên quan;
• Ghi nhận chính xác quyết định, chỉ đạo, người chịu trách nhiệm chính (owner), deadline và nội dung cần theo dõi sát sao/đôn đốc/hậu kiểm (follow-up); chuyển thông tin tới đúng người trong phạm vi được giao.
2 Tổng hợp thông tin, soạn thảo và hỗ trợ quyết định
• Thu thập, đối chiếu và tổng hợp thông tin, số liệu, báo cáo từ các đơn vị theo yêu cầu; phân biệt rõ fact, phần chưa xác minh và nhận định khi trình bày;
• Soạn thảo biên bản họp, báo cáo tóm tắt điều hành (executive summary), bản tóm lược sự vụ (briefing note), email/văn bản và các tài liệu phục vụ công tác quản trị, điều hành;
• Thực hiện tra cứu/đối chiếu cơ bản theo nhiệm vụ; ưu tiên nguồn có thể truy vết, kiểm chứng thông tin quan trọng và nêu rõ giới hạn khi dữ liệu chưa đủ;
• Chuẩn bị phương án/điểm cần quyết định ở mức phù hợp với Level; không thay thế thẩm quyền quyết định của Chủ Tịch hoặc người được ủy quyền.
3 Theo dõi đầu việc và đóng vòng cam kết
• Theo dõi các chỉ đạo/đầu việc bằng hệ thống có phân quyền, deadline, status, bảng cập nhật tiến độ (Dashboard/Tracking log) công việc của toàn hệ thống định kỳ hàng tuần và báo cáo hoàn thành công việc từ các Ban/Trung tâm gửi về và cập nhật trạng thái "Đã hoàn thành/Done" trên hệ thống căn cứ vào xác nhận hoặc bằng chứng hoàn thành của đơn vị/người chịu trách nhiệm; Thư ký không tự xác nhận hoàn thành đối với nội dung chuyên môn khi chưa đủ căn cứ;
• Nhắc việc, đôn đốc và cập nhật tiến độ trong phạm vi được giao; tổng hợp điểm tồn đọng, yếu tố liên quan và rủi ro hoặc nguy cơ phát sinh để báo cáo đúng thời điểm;
• Khi nhận thấy nguy cơ trễ, sai hoặc thiếu thông tin, phải báo sớm kèm tình hình thực tế, mức ảnh hưởng, phần chưa chắc và phương án xử lý; không chờ đến deadline mới báo.
4 Quản lý hồ sơ, dữ liệu và bảo mật
• Phân loại, lưu trữ, version-control và tổ chức hồ sơ/tài liệu thuộc phạm vi Văn phòng Chủ tịch để dễ truy xuất và bảo đảm tính toàn vẹn;
• Tuân thủ nguyên tắc cần biết (need-to-know), quyền truy cập, kênh chia sẻ và yêu cầu bảo mật đối với thông tin quản trị, điều hành, nhân sự, khách hàng và đối tác;
• Khi sử dụng công cụ số/AI, chỉ sử dụng dữ liệu được phép; kiểm chứng output quan trọng và chịu trách nhiệm đối với nội dung được chuyển tiếp.
5 Phối hợp nội bộ, đối ngoại và sự kiện
• Phối hợp với các Ban/Trung tâm trong quá trình triển khai nhiệm vụ theo chỉ đạo; giữ thông tin nhất quán và tôn trọng ranh giới chức năng;
• Hỗ trợ tổ chức các chương trình, sự kiện, hoạt động đối nội/đối ngoại; phối hợp với các bên liên quan để bảo đảm công tác chuẩn bị đúng kế hoạch;
• Liên hệ, sắp xếp và phối hợp với đối tác, khách hàng, cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan theo phân công và phạm vi được ủy quyền.
6 Nhiệm vụ phát sinh
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Chủ Tịch/người quản lý trong phạm vi phù hợp với Job Level, thẩm quyền, yêu cầu bảo mật và điều kiện làm việc.
Yêu cầu
1. Bắt buộc:
• Sinh viên năm 3-4, mới tốt nghiệp hoặc nhân sự đầu sự nghiệp có thể đáp ứng thời gian làm việc theo chương trình; không yêu cầu kinh nghiệm trước đó nếu chứng minh được năng lực và khả năng học hỏi.
• Giao tiếp tiếng Việt rõ ràng; có khả năng viết, tổng hợp và trình bày thông tin mạch lạc.
• Tư duy logic, khả năng tổ chức công việc, chú ý chi tiết và ý thức đóng vòng đầu việc.
• Có nền tảng sử dụng các công cụ văn phòng số; sẵn sàng học nhanh các hệ thống, quy trình và kiến thức mới.
• Chấp nhận phản hồi, chịu trách nhiệm với cam kết và tuân thủ yêu cầu bảo mật, ranh giới thẩm quyền.
2. Ưu tiên:
• Các chuyên ngành phù hợp như Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Luật, Kinh tế, Ngoại thương, Thương mại, Quan hệ quốc tế, Ngôn ngữ Anh, Trung hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có bằng chứng về khả năng research, viết báo cáo, tổ chức dự án/CLB, thực tập, làm việc bán thời gian hoặc các sản phẩm cá nhân cho thấy sự chủ động và sức bền.
• Sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint;
tiếng Anh hoặc
tiếng Trung và khả năng sử dụng AI/digital tools có trách nhiệm là lợi thế.
3. Có thể đào tạo:
• Nghiệp vụ thư ký/
trợ lý điều hành, quản trị lịch và cuộc họp, báo cáo tinh gọn trình Chủ Tịch, theo dõi và đôn đốc các quyết định của Chủ Tịch tới các Ban/Trung tâm...
• Kiến thức về quản trị doanh nghiệp, pháp lý - tài chính nền tảng, ngành thử nghiệm/chứng nhận và các lĩnh vực chuyên môn của Phúc Gia.
• Các kỹ năng nâng cao về research, data, AI, kỹ năng quản trị mối quan hệ và sử dụng thẩm quyền được giao đúng giới hạn, có trách nhiệm.
Quyền lợi
• Thưởng trách nhiệm/Thưởng lễ/Thưởng Tết theo chính sách và kết quả áp dụng từng thời kỳ;
• BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo đúng mức lương; chế độ nghỉ theo đối tượng áp dụng và quy định pháp luật hiện hành;
• Được trang bị các công cụ làm việc cần thiết theo phạm vi nhiệm vụ và chính sách Công ty;
• Được đào tạo, hướng dẫn và tham gia các hoạt động học tập/phát triển tương xứng với cấp bậc vị trí và lộ trình phát triển năng lực.
Thông tin khác
Thời gian làm việc
Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:00 đến 18:30)
Thứ 7 (từ 08:00 đến 12:00)
Có thể thỏa thuận linh hoạt về thời gian làm việc Part-time nếu ứng viên là sinh viên.
Thông tin chung
Nơi làm việc
- Hà Nội: Văn phòng Chủ tịch: Tầng 9, tòa nhà Silkpath, số 4 đường Lý Sơn, Phường Việt Hưng (quận Long Biên cũ)
- Hà Nội: Phường Long Biên (quận Long Biên cũ)