Thư Ký Tập Sự Văn Phòng Chủ Tịch

1 Hỗ trợ công tác điều hành
• Quản lý và sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Chủ Tịch theo ngày/tuần/tháng; chủ động nhận diện xung đột lịch và báo cáo để xử lý;
• Phối hợp chuẩn bị lịch trình các chuyến công tác trong và ngoài nước: tài liệu, thủ tục, phương tiện, lưu trú và các điều kiện cần thiết theo phân công;
• Chuẩn bị agenda (chương trình họp), hồ sơ, tài liệu và điều kiện cần thiết cho các cuộc họp, chương trình làm việc nội bộ hoặc với đối tác/cơ quan liên quan;
• Ghi nhận chính xác quyết định, chỉ đạo, người chịu trách nhiệm chính (owner), deadline và nội dung cần theo dõi sát sao/đôn đốc/hậu kiểm (follow-up); chuyển thông tin tới đúng người trong phạm vi được giao.
2 Tổng hợp thông tin, soạn thảo và hỗ trợ quyết định
• Thu thập, đối chiếu và tổng hợp thông tin, số liệu, báo cáo từ các đơn vị theo yêu cầu; phân biệt rõ fact, phần chưa xác minh và nhận định khi trình bày;
• Soạn thảo biên bản họp, báo cáo tóm tắt điều hành (executive summary), bản tóm lược sự vụ (briefing note), email/văn bản và các tài liệu phục vụ công tác quản trị, điều hành;
• Thực hiện tra cứu/đối chiếu cơ bản theo nhiệm vụ; ưu tiên nguồn có thể truy vết, kiểm chứng thông tin quan trọng và nêu rõ giới hạn khi dữ liệu chưa đủ;
• Chuẩn bị phương án/điểm cần quyết định ở mức phù hợp với Level; không thay thế thẩm quyền quyết định của Chủ Tịch hoặc người được ủy quyền.
3 Theo dõi đầu việc và đóng vòng cam kết
• Theo dõi các chỉ đạo/đầu việc bằng hệ thống có phân quyền, deadline, status, bảng cập nhật tiến độ (Dashboard/Tracking log) công việc của toàn hệ thống định kỳ hàng tuần và báo cáo hoàn thành công việc từ các Ban/Trung tâm gửi về và cập nhật trạng thái "Đã hoàn thành/Done" trên hệ thống căn cứ vào xác nhận hoặc bằng chứng hoàn thành của đơn vị/người chịu trách nhiệm; Thư ký không tự xác nhận hoàn thành đối với nội dung chuyên môn khi chưa đủ căn cứ;
• Nhắc việc, đôn đốc và cập nhật tiến độ trong phạm vi được giao; tổng hợp điểm tồn đọng, yếu tố liên quan và rủi ro hoặc nguy cơ phát sinh để báo cáo đúng thời điểm;
• Khi nhận thấy nguy cơ trễ, sai hoặc thiếu thông tin, phải báo sớm kèm tình hình thực tế, mức ảnh hưởng, phần chưa chắc và phương án xử lý; không chờ đến deadline mới báo.
4 Quản lý hồ sơ, dữ liệu và bảo mật
• Phân loại, lưu trữ, version-control và tổ chức hồ sơ/tài liệu thuộc phạm vi Văn phòng Chủ tịch để dễ truy xuất và bảo đảm tính toàn vẹn;
• Tuân thủ nguyên tắc cần biết (need-to-know), quyền truy cập, kênh chia sẻ và yêu cầu bảo mật đối với thông tin quản trị, điều hành, nhân sự, khách hàng và đối tác;
• Khi sử dụng công cụ số/AI, chỉ sử dụng dữ liệu được phép; kiểm chứng output quan trọng và chịu trách nhiệm đối với nội dung được chuyển tiếp.
5 Phối hợp nội bộ, đối ngoại và sự kiện
• Phối hợp với các Ban/Trung tâm trong quá trình triển khai nhiệm vụ theo chỉ đạo; giữ thông tin nhất quán và tôn trọng ranh giới chức năng;
• Hỗ trợ tổ chức các chương trình, sự kiện, hoạt động đối nội/đối ngoại; phối hợp với các bên liên quan để bảo đảm công tác chuẩn bị đúng kế hoạch;
• Liên hệ, sắp xếp và phối hợp với đối tác, khách hàng, cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan theo phân công và phạm vi được ủy quyền.
6 Nhiệm vụ phát sinh
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Chủ Tịch/người quản lý trong phạm vi phù hợp với Job Level, thẩm quyền, yêu cầu bảo mật và điều kiện làm việc.