Thư ký Tổng Giám đốc

Theo sát công việc và các chỉ đạo của TGĐ

• Tham dự các cuộc họp, sự kiện, hội nghị trong và ngoài Công ty; ghi chép, tổng hợp nội dung và lập lịch theo dõi các công việc sau cuộc họp.
• Ghi nhận các email, tin nhắn và chỉ đạo trực tiếp/online của TGĐ; truyền đạt đến các Quản lý Phòng/Ban/Bộ phận liên quan.
• Theo dõi, giám sát và nhắc nhở các Phòng/Ban thực hiện các chỉ đạo của TGĐ.
• Cập nhật và báo cáo tiến độ công việc thường xuyên cho TGĐ.
• Chủ động cập nhật các chỉ đạo và tìm kiếm thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác khi TGĐ yêu cầu.

Quản lý thông tin và hồ sơ

• Quản lý luồng thông tin giữa TGĐ và các Phòng/Ban/Bộ phận đảm bảo kịp thời và chính xác.
• Kiểm tra công văn đi, công văn đến.
• Kiểm tra hồ sơ, tài liệu trước khi trình TGĐ ký.
• Chuẩn bị và tổng hợp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của TGĐ.

Quản lý lịch trình của TGĐ

• Quản lý và sắp xếp lịch làm việc, lịch họp và lịch công tác của TGĐ.
• Chủ động phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo lịch trình của TGĐ được thực hiện đúng kế hoạch.

Hỗ trợ các chuyến công tác

• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và thu thập thông tin cần thiết cho các chuyến công tác.
• Liên hệ đặt vé máy bay, khách sạn và các dịch vụ hậu cần.
• Phối hợp với Phòng Hành chính/Công ty thành viên để sắp xếp xe và tài xế cho TGĐ.
• Chuẩn bị các khoản chi phí phục vụ kế hoạch, dự án, sự kiện và công tác theo yêu cầu.
• Thực hiện/ phối hợp thanh toán chứng từ, hóa đơn liên quan.
• Tham gia các chuyến công tác cùng TGĐ khi được yêu cầu.