Thu Mua Cung Ứng

Đàm phán giá và phát hành đơn hàng
Tiếp nhận đề xuất vật tư từ công trường cùng danh sách nhà cung cấp và giá tham khảo do Kỹ sư QS cung cấp.
Đàm phán và chốt giá chính thức với nhà cung cấp - là người duy nhất có quyền chốt giá.
Lập bảng so sánh tổng chi phí và điều kiện thương mại: giá, điều khoản thanh toán, bảo hành, thời gian giao hàng.
Phát hành đơn hàng sau khi được phê duyệt theo phân cấp.
Tiếp nhận yêu cầu & tìm nguồn
Tiếp nhận yêu cầu vật tư; làm rõ thông số kỹ thuật, số lượng, ngân sách và ngày cần hàng.
Xin giá, kiểm tra báo giá và lập bảng so sánh tổng chi phí và điều kiện thương mại.
Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp; phát hành đơn hàng sau khi được phê duyệt.
Theo dõi giao hàng & xử lý sự cố
Theo dõi tiến độ sản xuất và giao hàng đến khi có xác nhận nhận đủ tại công trường hoặc kho.
Phối hợp xử lý hàng thiếu, sai quy cách, hư hỏng - theo đến khi đóng vấn đề.
Phối hợp Chỉ huy trưởng, Kỹ sư giám sát và Admin Dự án để vật tư về đúng thời điểm cần
Nghiệp vụ kế toán thu mua
Kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng mua bán, hóa đơn và chứng từ đầu vào.
Đối chiếu đủ ba chứng từ trước khi trình thanh toán: đơn hàng - phiếu nhập kho - hóa đơn.
Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp; lập kế hoạch thanh toán phù hợp dòng tiền.
Hạch toán nghiệp vụ mua hàng, nhập kho và chi phí vật tư theo từng dự án.
Phối hợp Kế toán tổng hợp trong quyết toán chi phí vật tư từng công trình.
Quản trị nhà cung cấp và kiểm soát rủi ro
Xây dựng và duy trì danh sách nhà cung cấp được duyệt, bảng giá khung cho vật tư mua lặp lại.
Lưu trữ đầy đủ báo giá gốc, hợp đồng và lịch sử lựa chọn nhà cung cấp.
Xác minh độc lập mọi yêu cầu thay đổi tài khoản nhận tiền của nhà cung cấp - gọi lại số điện thoại đã đăng ký, tuyệt đối không xác nhận qua email.
Cảnh báo ngay khi giá mua thực tế vượt dự toán đã được duyệt.
Xây dựng hệ thống nhà cung cấp
Xây dựng danh sách nhà cung cấp được duyệt và bảng giá khung cho vật tư mua lặp lại.
Lưu trữ đầy đủ báo giá gốc và lịch sử lựa chọn nhà cung cấp.
Xác minh độc lập mọi yêu cầu thay đổi tài khoản nhận tiền của nhà cung cấp.