A. Hành chính & cơ sở vật chất: Quản lý cơ sở vật chất và dịch vụ hành chính văn phòng (50%)
Quản lý và kiểm soát tồn kho/hiện trạng của tài sản, công cụ, dụng cụ văn phòng (máy móc, thiết bị, văn phòng phẩm, nước uống, vật phẩm y tế, v.v.);
Quản lý việc đặt vé máy bay và khách sạn cho nhân viên đi công tác theo quy định/chính sách của công ty.
Quản lý việc cấp/khóa tài khoản của các dịch vụ vận chuyển/ăn uống (Grab, Be, Urbox...) theo quy định/chính sách của công ty.
Giám sát các dịch vụ thuê ngoài (bảo trì, vệ sinh, cây xanh, gửi xe, v.v.), đảm bảo chất lượng dịch vụ và đáp ứng kịp thời các nhu cầu phát sinh.
Sắp xếp, lưu trữ, scan, photocopy các loại giấy tờ, hợp đồng, chứng từ.
Và các vấn đề phát sinh hằng ngày (nếu có).
B. Hỗ trợ dự án & team nội bộ: Sự kiện nội bộ và các hoạt động gắn kết nhân viên (30%)
Phụ trách kế hoạch, giám sát và triển khai các hạng mục công việc liên quan đến sự kiện nội bộ và gắn kết nhân viên (ví dụ: Teambuilding, Happy Hour, Year End Party...), bao gồm:
Đề xuất ý tưởng và khung chương trình;
Tìm nguồn cung ứng;
Lập và xin phê duyệt ngân sách;
Phối hợp với đội nhóm và các bộ phận liên quan khác để triển khai theo kế hoạch đã được phê duyệt.
C. Logistics (nội bộ): Quy trình thanh toán và mua sắm liên quan đến hành chính văn phòng (20%)
Thực hiện việc mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm (VPP) và các vật tư, thiết bị khác, đảm bảo chất lượng và chi phí tối ưu.
Phối hợp với
nhân viên pháp lý và kế toán trong việc rà soát, thương lượng các điều khoản hợp đồng với nhà cung ứng.
Theo dõi các chi phí hành chính định kỳ (thuê VP, điện nước, cước điện thoại, v.v.) và thực hiện các hồ sơ đề nghị thanh toán đúng hạn.
Không yêu cầu kinh nghiệm, chấp nhận sinh viên mới ra trường hoặc có kinh nghiệm thực tập trong lĩnh vực hành chính nhân sự.
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học trở lên các chuyên ngành
Quản trị nhân sự, Quản trị văn phòng, hoặc các ngành liên quan.
Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, và giải quyết vấn đề tốt.
Sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng (MS Office: Word, Excel, PowerPoint).
Chủ động, nhanh nhẹn, chịu được môi trường agency nhanh - nhiều đầu việc.
Có khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực công việc.
Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao.
Có khả năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc hiệu quả.
