Tổ Trưởng Lễ Tân

MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM:
A.Quản trị hệ thống và điều hành nội bộ:
1.Kế hoạch
-Tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch được duyệt trong phạm vi quản lý.
-Hoàn thành báo cáo chính xác và đúng hạn.
2.Nhân sự
-Thường xuyên kiểm tra đánh giá số lượng, chất lượng Cán bộ nhân viên (CBNV) trong phạm vi quản lý để đảm bảo cơ sở có đủ CBNV có năng lực.
-Sắp xếp lịch làm việc và kiểm soát việc nghỉ bù, nghỉ phép của nhân viên trong phạm vi quản lý.
-Giám sát chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch đào tạo và trực tiếp đào tạo để đảm bảo các CBNV trong tổ có tay nghề tốt, nắm vững các tiêu chuẩn, quy định quy trình của P&L mình.
-Quan tâm xây dựng môi trường làm việc tốt trong bộ phận của mình, quan tâm chăm sóc đời sống CBNV và thúc đẩy tốt các phong trào văn thể.
3.Tài chính
-Thực hiện và triển khai theo ngân sách được duyệt.
-Giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc, dụng cụ làm việc trong trong phạm vi công việc và tài sản chung, đảm bảo tuân thủ theo các quy định quản lý tài sản do Tập đoàn/Công ty ban hành. Báo cáo ngay khi có sự cố.
4.Quy định Quy chế
-Tuân thủ và giám sát việc thực hiện Quy định Quy chế của Công ty, tuân thủ các tiêu chuẩn dịch vụ thương hiệu, hệ thống các Quy trình, hướng dẫn trong phạm vi quản lý.
5.Thanh tra
-Thực hiện theo kế hoạch TTKSCL.
6.Quản trị rủi ro
-Phát hiện và báo cáo kịp thời các nguy cơ rủi ro trong công việc và đề xuất hướng xử lý với cấp trên.
B.Công việc Vận hành đặc thù: Giám sát và thực hiện các công việc của bộ phận Tiền sảnh:
1.Công việc đặt phòng
-Kiểm soát việc khách hàng đăng kí tiêu điểm bằng thẻ VinID, quỹ phòng biệt thự/condotel, đảm bảo Lễ tân- đặt phòng phối hợp nhuần nhuyễn, nhanh chóng và chuyên nghiệp. Lưu trữ các hồ sơ cần thiết
2.Đón tiếp khách hàng
-Sắp xếp phòng trên hệ thống & Chuẩn bị hồ sơ cho khách nhận phòng
-Làm thủ tục nhận phòng, chụp ảnh, cập nhật hồ sơ, thanh toán đặt cọc, đăng kí lưu trú cho khách
-Kiểm tra công tác sắp xếp phòng, xe cho khách đến. Bao gồm cả công tác kiểm tra xác suất các hồ sơ khách hàng lẻ, khách đoàn trước khi tới
-Xây dựng và điều phối kế hoạch đón tiếp các khách VIP
-Kiểm tra 20% các phòng arrival trong ngày, đặc biệt đối kiểm tra 100% các phòng VIP
-Có mặt tại sảnh để điều phối công việc trong khung giờ cao điểm. Kiểm soát mức độ hoàn thành công việc của nhân viên ở các vị trí được phân công, điều phối nhân sự giữa các quầy khi cần thiết
-Kiểm soát việc phân luồng khách và phương tiện vận chuyển ở khu vực sảnh đảm bảo không bị ùn tắc, lộn xộn vào khung giờ cao điểm.
-Đảm bảo hồ sơ khách hàng được cập nhật đầy đủ và chính xác vào hệ thống kịp thời
-Xử lý tình huống không đón được khách tại sân bay
-Xử lý tình huống phát sinh đón khách tại sân bay
-Kiểm tra và chuẩn bị tiện nghi
-Đón tiếp khách đến nhận phòng
3.Chăm sóc khách hàng trong quá trình lưu trú
-Kiểm soát việc giao nhận bưu bẩm, tạp chí
-Xử lý phàn nàn của khách hàng và ngăn chặn các vấn đề có thể khiến khách không hài lòng
-Giao tiếp với khách hàng để nắm bắt tình hình lưu trú của khách
-Điều phối xe tại sảnh để vận chuyển khách hàng đi khu vui chơi, bến tàu, hoặc về villa.
-Đảm bảo các thông tin về ngày sinh nhật, ngày kỉ niệm có ý nghĩa với khách được thông báo tới các bộ phận liên quan để chuẩn bị những bất ngờ thú vị cho khách
-Tiếp nhận, cấp và xử lý thông tin của TTDVKH
-Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt dịch vụ từ Khách
-Xử lý các yêu cầu của khách trong quá trình lưu trú như đổi phòng, làm mới chìa khóa, khách viếng thăm, v..v...
-Xử lý đồ thất lạc/ nhặt được
-Hướng dẫn khách tham quan
-Phục vụ các dịch vụ có tính phí
4.Tiễn khách
-Tiễn khách đối với khách có yêu cầu tiễn
-Đảm bảo cuộc gọi hỏi thăm được diễn ra vào khung giờ phù hợp, hiệu quả cao
-Kiểm tra các phương tiện tiễn khách đảm bảo theo tiêu chuẩn
- Chuẩn bị hồ sơ khách trả phòng
- Thực hiện cuộc gọi nhắc trả phòng
-In hóa đơn VAT điện tử
-Thực hiện các thủ tục trả phòng, kéo dài chặng ở hoặc rút ngắn chặng ở cho khách
-Đảm bảo email của khách trên hệ thống chính xác để có thể gửi được thư mời đóng góp ý kiến cho khách
5.Công tác thu ngân
-Kiểm tra và lưu trữ các hóa đơn phát sinh trong ngày
-Thực hiện thay đổi tỉ giá
-Thực hiện đổi tiền cho khách và quy đổi lại với thủ quỹ
-Bàn giao tài sản và tiền giữa các ca
-Thực hiện các công tác thanh toán, đối chiếu nợ có, đóng mở phòng ảo PM, điều chỉnh doanh thu khi cần thiết
-Thực hiện báo cáo doanh thu cuối ca, thả tiền và báo cáo
-Đảm bảo quỹ tiền mặt được kiểm soát chặt chẽ và có bàn giao giữa các ca. Tiến hành kiểm tra xác suất
-Kiểm tra báo cáo cuối ca của thu ngân để đảm bảo các hoạt động thanh toán, tính phí, giảm trừ diễn ra chính xác
-Đảm bảo công tác đổi tiền diễn ra chính xác và không có gian lận. Tỉ giá luôn được cập nhật kịp thời
6.Bảo quản & Quản lý hệ thống
-Đảm bảo các báo cáo y tế được cập nhật chính xác và kịp thời để có biện pháp hỗ trợ chăm sóc khách hàng hoặc xử lý khủng hoảng hợp lý
-Cho khách mượn các vật dụng có giá trị
-Cập nhật ghi chú trong hồ sơ khách hàng
-Xử lý tình huống hệ thống bị gián đoạn
-cập nhật danh bạ điện thoại & thông tin địa phương
-Thực hiện công tác kết kiểm toán ban đêm (Night Audit)
-Các báo cáo trong ngày như: highlight of the day, báo cáo phàn nàn của khách, các báo cáo night audit được thực hiện đầy đủ, kiểm tra kĩ càng chính xác. Các lỗi phát hiện được khắc phục và đào tạo lại tránh lặp lại
-Các hệ thống PMS, key card, quản lý quỹ phòng, IOSS, Hotel meal luôn được kiểm tra, đảm bảo hoạt động tốt. Gửi các ý kiến nâng cấp lên CBLĐ cấp trên để hệ thống ngày một hỗ trợ hiệu quả hơn
7.Các công việc chung của bộ phận
-Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn dịch vụ chung của Tập Đoàn và tiêu chuẩn đặc thù của bộ phận tiền sảnh khách sạn/ quảng trường. Đề xuất chỉnh sửa các điểm bất hợp lý. Luôn phục vụ khách hàng tối thiểu đạt mức tiêu chuẩn, quy trình quy định.
-Đảm bảo thực hiện các kế hoạch định kỳ và lịch làm việc của nhân viên. Các nhân sự giữa các tổ hỗ trợ lẫn nhau trong trường hợp quá tải.
-Nhân viên phụ trách khu vực theo đặc thù công việc và vị trí làm việc. Phối hợp với các bộ phận liên quan để điều phối công việc.
-Đảm bảo sảnh luôn được vệ sinh sạch sẽ, đúng tiêu chuẩn setup nội thất/ bảng biển: bàn ghế, sofa, quầy lễ tân, đón tiếp, Bell, các kho và khu vực văn phòng.
-Đảm bảo các kho của bộ phận bảo đảm hàng hóa đủ để hoạt động, đặc biệt trong mùa cao điểm
-Thanh tra/ kiểm tra đột xuất và theo định kỳ chất lượng dịch vụ , tài sản, các hoạt động của bộ phận
-Kiểm tra sắp xếp phòng và khóa phòng bảo dưỡng.
-Tổ chức họp/ tham gia họp triển khai thông tin vận hành trong ngày.
-Tuân thủ pháp lý : thực hiện bảng kiểm tuân thủ, đăng ký lưu trú cho khách, các bằng chứng chỉ được cấp từ nhà nước cho nhân viên.
-Luôn tiến hành đào tạo, thực tập và tổ chức đội ngũ đề phòng các trường hợp khẩn cấp như cứu hỏa, cứu nạn.
-Thực hiện các nhiệm vụ được giao từ cấp trên liên quan đến các công tác phối hợp với các bộ phận để mang lại chất lượng phục vụ tốt nhất (hỗ trợ FB khi có event, hỗ trợ kỹ thuật khi cần nhân lực thực hiện bảo trì bảo dưỡng.....)
8.Các việc khác
-Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên
-Luôn tuân thủ theo đúng các quy định chung của hệ thống