Trợ Lý Ban Giám Đốc (BOD Assistant)

MỤC TIÊU VỊ TRÍ (JOB PURPOSE)
Trực tiếp giúp việc Phó Giám đốc phụ trách. Nhiệm vụ chính là lập kế hoạch và điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chỉ đạo, kết luận do PGĐ giao - bảo đảm được triển khai đến cùng, đúng hạn. Đồng thời tham mưu - tổng hợp - đôn đốc - kết nối để PGĐ luôn nắm chắc tình hình và ra quyết định kịp thời.
Nắm tình hình, số liệu và tiến độ của lĩnh vực phụ trách đủ để tham mưu và đôn đốc thực hiện; là đầu mối tin cậy hỗ trợ PGĐ trong công tác điều hành hằng ngày.
TRÁCH NHIỆM & NHIỆM VỤ CHÍNH
Lập kế hoạch & tổ chức triển khai nhiệm vụ PGĐ giao
Tiếp nhận chỉ đạo, kết luận, nhiệm vụ của PGĐ; chuyển thành kế hoạch triển khai chi tiết: rõ mục tiêu, đầu việc, đầu ra, người thực hiện, mốc thời gian.
Xây dựng và quản trị kế hoạch công tác, chương trình hành động của PGĐ theo tuần/tháng/quý.
Chuẩn hóa và duy trì việc theo dõi nhiệm vụ trên một bảng điều hành thống nhất.
Điều hành - đôn đốc - theo dõi thực hiện kết luận/chỉ đạo
Điều phối, đôn đốc các đơn vị/cá nhân thực hiện chỉ đạo, kết luận của PGĐ đến khi hoàn thành (bám việc, sát việc, theo đến cùng).
Tổng hợp, báo cáo tiến độ; cảnh báo sớm các nhiệm vụ chậm, vướng, phát sinh để PGĐ kịp thời xử lý.
Kết nối, xử lý các đầu mối liên phòng ban/đơn vị theo chỉ đạo của PGĐ.
Tham mưu & tổng hợp
Tổng hợp, phân tích tình hình lĩnh vực phụ trách thành nhận định, khuyến nghị phục vụ PGĐ.
Nắm số liệu, kế hoạch và tiến độ của lĩnh vực phụ trách để tham mưu, theo dõi và đôn đốc.
Chuẩn bị báo cáo, bài phát biểu, tài liệu, số liệu làm việc với cấp trên, đối tác và khách hàng lớn.
Quản trị họp & lịch công tác
Chuẩn bị agenda, tài liệu, biên bản và kết luận cho các cuộc họp điều hành của PGĐ.
Quản lý lịch làm việc, chương trình công tác và các hoạt động đối ngoại quan trọng.
Rà soát tài liệu trình ký bảo đảm đầy đủ, chính xác, đúng thẩm quyền trước khi trình PGĐ.
Điều phối & truyền đạt thông tin chỉ đạo
Truyền đạt chỉ đạo của PGĐ rõ ràng, đúng nội dung, đúng đối tượng; xác nhận việc tiếp nhận và thực hiện.
Là đầu mối thông tin hai chiều giữa PGĐ và các đơn vị, giữ tính khách quan và bảo mật.
Nhiệm vụ đặc biệt khác
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất, chuyên đề khác theo phân công của PGĐ/Ban Giám đốc.
YÊU CẦU
Trình độ học vấn
Tốt nghiệp Đại học trở lên.
Ưu tiên nền tảng Công nghệ thông tin / An toàn thông tin / Kỹ thuật; hoặc Kinh tế - Quản trị kinh doanh có hiểu biết tốt về công nghệ.
Kinh nghiệm
Tối thiểu 3-5 năm kinh nghiệm ở vị trí liên quan.
Bắt buộc có kinh nghiệm làm kế hoạch và điều hành kế hoạch (lập kế hoạch, theo dõi - đôn đốc - điều phối triển khai).
Ưu tiên đã làm trợ lý/thư ký lãnh đạo, PMO, điều phối dự án, hoặc quản trị điều hành theo mục tiêu.
Kiến thức chuyên môn
Quản lý công việc/nhiệm vụ và quản lý dự án; phương pháp lập kế hoạch và theo dõi triển khai.
Đọc - hiểu và tổng hợp số liệu, kế hoạch, tiến độ để phục vụ tham mưu.
Ưu tiên có nền tảng CNTT/ATTT, hiểu về sản phẩm - dịch vụ an ninh mạng để nắm nhanh lĩnh vực phụ trách.
Kỹ năng
Tư duy logic - hệ thống: cấu trúc vấn đề chặt chẽ, biến số liệu thành khuyến nghị.
Lập & điều hành kế hoạch: hoạch định, phân rã đầu việc, theo dõi tiến độ, xử lý phụ thuộc.
Tin học văn phòng nâng cao (Word/Excel/PowerPoint) và thành thạo công cụ quản trị công việc/dữ liệu.
Soạn thảo văn bản - báo cáo - trình bày súc tích, thuyết phục.
Giao tiếp, điều phối và làm việc liên phòng ban; giữ khách quan.
Phẩm chất & thái độ
Tỉ mỉ, chi tiết, chính xác; bám việc - sát việc - theo đến cùng.
Chịu được áp lực cao, cường độ công việc lớn và yêu cầu về thời hạn.
Bản lĩnh, không ngại va chạm - dám đôn đốc, dám nói thẳng trên tinh thần xây dựng.
Chủ động, trách nhiệm; nhanh nắm bắt lĩnh vực được giao.
Tin cậy, kín đáo - giữ bí mật thông tin nhạy cảm.