Trợ Lý Ban Giám Đốc

Tiếp nhận, triển khai các công việc/ dự án mà Ban Lãnh đạo giao cho các cá nhân/phòng ban/đơn vị liên quan thực hiện.
Theo dõi tiến độ, đôn đốc, thực hiện và điều tiết công việc để các cá nhân/ phòng ban/ đơn vị liên quan thực hiện đúng các nội dung công việc được Ban Lãnh đạo giao và hoàn thành đúng tiến độ.
Thực hiện thu thập và tổng hợp các báo cáo từ các cá nhân/ phòng ban và lập báo cáo theo quy định hay trình duyệt phương án thực hiện/triển khai mới thay thế cái cũ để đảm bảo công việc/dự án hoàn thành kịp tiến độ.
Kiểm soát các báo cáo, tờ trình, hồ sơ trước khi trình Ban Lãnh đạo phê duyệt.
Lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.
Sắp xếp công việc, điều phối và nhắc lịch làm việc cho Ban Lãnh đạo.
Trợ giúp việc thực hiện các chiến lược, chính sách của công ty bằng cách đảm bảo các quyết định và chỉ dẫn của Ban Lãnh đạo được thông báo và thực hiện nghiêm túc.
Điều phối trong các cuộc họp giữa Ban Lãnh đạo với các phòng ban trong Công ty.
Đi công tác theo phân công của Ban Lãnh đạo. Chuẩn bị, sắp xếp các công tác hậu cần liên quan đến chuyến công tác.
Tham mưu/đề xuất cho Ban Lãnh đạo kế hoạch phát triển các phòng ban, bộ phận.
Thực hiện các nội dung công việc liên quan đến các phòng ban trong công ty theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.
Tổng hợp, đánh giá và báo cáo Ban Giám đốc về tình hình thực hiện công việc theo chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
Theo sát các sự kiện của Khách hàng và đại diện cho công ty trong các sự kiện (khi cần thiết).
Tham gia và điều phối việc triển khai dịch vụ tại các công trình mới theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.
Thực hiện báo cáo công việc, kế hoạch công việc theo quy định của Công ty.
Tổng hợp và lưu trữ tài liệu quan trọng.
Đối nội: Tương tác thường xuyên với Ban Lãnh đạo, cấp quản lý các phòng ban để truyền đạt chỉ đạo của Ban Lãnh đạo và phối hợp triển khai công việc nếu có.
Đối ngoại: Thực hiện công tác giao tiếp, tiếp đón khách hàng, đối tác, cơ quan/đơn vị ... theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.
Theo dõi, xây dựng và cập nhật nội quy, quy định, quy trình của ISO Công ty:
Biên tập, soạn thảo và xây dựng, các quy định, nội quy, quy chế, biểu mẫu, chính sách,... liên quan đến hoạt động của Công ty.
Biên tập và soạn thảo cơ chế đánh giá thi đua, khen thưởng của Công ty.
Cập nhật, hoàn thiện, xây dựng quy chế, chế tài thưởng phạt của Công ty.
Hàng tháng rà soát và kiểm duyệt báo cáo của các phòng ban về việc áp dụng chế tài cho những hành vi vi phạm nội quy, quy định của Công ty trình Ban Lãnh đạo.
Soạn thảo: công văn, quyết định, thông báo, ... trình duyệt và truyền thông đến toàn thể nhân viên Công ty/ Khách hàng; lưu trữ theo quy định - tổng hợp báo cáo tuần.
Quản lý Quy trình ISO liên quan tới các phòng ban. Theo dõi, đánh giá việc thực hiện Quy trình ISO của các phòng ban.
Thực hiện đúng các quy trình ISO; 5S.
Chấp hành lệnh điều động của Ban Lãnh đạo.
Bản mô tả công việc này sẽ được cập nhật và điều chỉnh khi có thay đổi.
Thực hiện các công việc khác khi Ban Lãnh đạo yêu cầu.