Trợ Lý Ban Lãnh Đạo - Mảng Mua Sắm & Đấu Thầu

I. Thông tin chung
Bộ phận: Văn phòng Ban Lãnh đạo Tập đoàn / Khối Quản lý Mua sắm & Đấu thầu
Chức danh: Trợ lý Ban Lãnh đạo (Mảng Mua sắm & Đấu thầu) / Executive Assistant - Procurement & Tendering (Manager Level)
Cán bộ quản lý trực tiếp: Lãnh đạo Tập đoàn
Địa điểm làm việc: Tòa nhà Sunshine Center, 16 Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội
II. Nhiệm vụ cụ thể
A. Thẩm định và phản biện độc lập hồ sơ mời thầu (HSMT) và kế hoạch lựa chọn nhà thầu
- Độc lập rà soát, thẩm định kế hoạch đấu thầu tổng thể và phân chia các gói thầu của toàn bộ dự án Bất động sản cao tầng, tổ hợp thương mại - dịch vụ của Tập đoàn.
- Kiểm tra, phản biện chi tiết nội dung Hồ sơ mời thầu (HSMT), Hồ sơ yêu cầu (HSYC) do các đơn vị chuyên môn lập: yêu cầu kỹ thuật, tiêu chí đánh giá năng lực tài chính/kinh nghiệm nhà thầu, tiến độ thi công và phạm vi công việc.
- Thẩm định tính chính xác của dự toán gói thầu, bóc tách khối lượng (BOQ), đơn giá kế hoạch so với ngân sách được duyệt và mặt bằng giá thị trường nhằm ngăn chặn rủi ro thất thoát chi phí.
B. Giám sát quy trình đấu thầu, tham gia đàm phán và rà soát kết quả chấm thầu
- Trực tiếp tham gia giám sát các buổi mở thầu, làm rõ hồ sơ dự thầu (HSDT) và cùng Ban Lãnh đạo đàm phán thương mại chuyên sâu với các nhà thầu/nhà cung cấp chiến lược (xây dựng, MEP, hạ tầng, mặt dựng facade, thang máy, nội thất hoàn thiện...).
- Rà soát, kiểm tra độc lập các báo cáo đánh giá HSDT, biên bản thương thảo hợp đồng trước khi trình Lãnh đạo Tập đoàn phê duyệt danh sách trúng thầu.
- Phát hiện các điểm bất thường, rủi ro pháp lý, bất cân xứng thương mại hoặc sự thông đồng/thiếu minh bạch trong quá trình đấu thầu để kịp thời báo cáo Lãnh đạo Tập đoàn.
C. Kiểm soát điều khoản thương mại và tính pháp lý của hợp đồng kinh tế
- Độc lập rà soát toàn bộ dự thảo Hợp đồng kinh tế giao thầu, Hợp đồng mua sắm vật tư thiết bị quy mô lớn: điều khoản tạm ứng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh toán, phạt chậm tiến độ, nghiệm thu và quyết toán.
- Kiểm soát việc thực hiện các cam kết về chất lượng, nguồn gốc xuất xứ (CO/CQ) vật tư thiết bị và chế độ bảo hành của nhà cung cấp/nhà thầu.
- Tham mưu cho Lãnh đạo Tập đoàn trong việc chuẩn hóa hệ thống hợp đồng mẫu theo tiêu chuẩn quản trị rủi ro cao nhất của Chủ đầu tư.
D. Nghiên cứu thị trường, kiểm soát đơn giá vật tư và xây dựng mạng lưới nhà thầu chiến lược
- Chủ động theo dõi, phân tích biến động thị trường về đơn giá vật liệu xây dựng trọng yếu (thép, bê tông, kính Low-E, thiết bị cơ điện, hoàn thiện cao cấp) để tham mưu thời điểm chốt giá mua sắm tối ưu.
- Xây dựng và định kỳ đánh giá cơ sở dữ liệu (Database) năng lực nhà thầu, nhà cung ứng uy tín trong nước và quốc tế, thiết lập mạng lưới đối tác chiến lược trực tiếp từ nhà sản xuất cấp 1.
- Đề xuất các phương án mua sắm tập trung, giải pháp kỹ thuật vật liệu tương đương có chất lượng cao nhưng tối ưu hóa chi phí đầu tư cho Tập đoàn.
E. Đôn đốc, kiểm tra hiện trường và tham mưu xử lý tranh chấp, phát sinh
- Kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ tại các đại công trường về việc tuân thủ chủng loại vật tư đưa vào công trình so với hợp đồng đã ký kết.
- Độc lập kiểm tra, thẩm tra các phát sinh ngoài hợp đồng (Variation Orders) do Nhà thầu đề xuất, xác định nguyên nhân và tham mưu phương án xử lý công bằng, chặt chẽ cho Ban Lãnh đạo.
- Tham gia giải quyết các vướng mắc, khiếu nại, tranh chấp hợp đồng giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu đảm bảo quyền lợi tối đa cho Tập đoàn.
III. Báo cáo
Báo cáo trực tiếp, độc lập, khách quan và trung thực cho Lãnh đạo Tập đoàn (Chủ tịch / Tổng Giám đốc) về tiến độ đấu thầu, tình hình đàm phán giá và các cảnh báo rủi ro chi phí theo định kỳ hoặc đột xuất.