Trợ lý Ban Tổng Giám Đốc

Tham mưu quản trị và cải tiến vận hành

• Phân tích kế hoạch, chỉ tiêu và kết quả vận hành; nhận diện rủi ro, điểm nghẽn và vấn đề tồn đọng để tham mưu phương án xử lý cho Ban Tổng Giám đốc.
• Ghi nhận bất cập và đề xuất cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp, chất lượng công việc và sử dụng nguồn lực; phối hợp triển khai các giải pháp đã được phê duyệt.
• Đánh giá, phản biện độc lập các đề xuất/tờ trình từ các phòng ban trên cơ sở dữ liệu thực tế và quy định hiện hành trước khi trình Ban Tổng Giám đốc xem xét.

Phối hợp phòng ban và theo dõi thực hiện chỉ đạo

• Truyền đạt, làm rõ chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc; thống nhất đầu mối thực hiện, thời hạn và kết quả cần hoàn thành với các phòng ban.
• Theo dõi, đôn đốc các nhiệm vụ và kết luận cuộc họp; cập nhật tiến độ, kết quả và các nội dung chậm thực hiện.
• Kết nối các phòng ban để thống nhất phương án xử lý vướng mắc; tổng hợp vấn đề vượt thẩm quyền hoặc chưa thống nhất trình Ban Tổng Giám đốc quyết định.

Rà soát hồ sơ trình ký và quản lý tài liệu

• Rà soát tính đầy đủ, nhất quán của hồ sơ, dữ liệu và việc tuân thủ quy trình, phân quyền; kiểm tra ý kiến thẩm định của đơn vị chuyên môn trước khi trình ký.
• Làm rõ thông tin, số liệu và căn cứ chưa thống nhất với đơn vị trình; tổng hợp các điểm cần lưu ý trước khi trình phê duyệt.
• Soạn thảo văn bản, thông báo điều hành theo phân công; lưu trữ, quản lý phiên bản và bảo mật hồ sơ, tài liệu.

Tổ chức lịch làm việc và báo cáo điều hành

• Sắp xếp, cập nhật lịch làm việc, lịch họp và lịch công tác; phối hợp chuẩn bị chương trình, tài liệu và các điều kiện phục vụ hoạt động của Ban Tổng Giám đốc.
• Ghi nhận, trình xác nhận và phát hành thông báo kết luận cuộc họp theo phân công, nêu rõ nội dung công việc, đơn vị thực hiện và thời hạn hoàn thành.
• Tổng hợp báo cáo định kỳ, đột xuất từ các phòng ban; thể hiện kết quả so với kế hoạch, nguyên nhân chênh lệch và nội dung cần Ban Tổng Giám đốc quyết định.

Đối ngoại và công việc được ủy quyền

• Phối hợp đón tiếp, chuẩn bị thông tin và tham gia làm việc với khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước và các bên liên quan theo phân công.
• Đại diện trao đổi, làm việc với các bên trong phạm vi được ủy quyền; thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Tổng Giám đốc.