Trợ Lý Chủ Tịch HĐQT ( Mảng Xuất Nhập Khẩu)

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:
Thực hiện toàn bộ công việc của Trợ lý Chủ tịch HĐQT
NHIỆM VỤ CỤ THỂ:
1 Trợ lý
• Trợ giúp Chủ tịch trong việc theo dõi công việc, thúc đẩy hiệu quả công việc của các phòng ban thuộc Tập đoàn.
• Trợ giúp việc điều hành của Chủ tịch thông qua việc đảm bảo các chỉ dẫn và quyết định của Chủ tịch được thực hiện nghiêm túc.
• Hỗ trợ các hoạt động tổ chức như: sắp xếp các cuộc họp, tham dự các buổi họp với Chủ tịch HĐQT, ghi và tổng hợp nội dung các cuộc họp có Chủ tịch HĐQT tham gia để phục vụ công tác quản lý điều hành
• Sắp xếp, hỗ trợ và tham gia các cuộc họp của Chủ tịch Hội đồng Quản trị trong và ngoài nước.
• Biên dịch, soạn thảo các văn bản, hợp đồng, tài liệu từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại
• Thông dịch viên cho Chủ tịch trong công tác đối nội/ đối ngoại (trong nước và ngoài nước)
• Tham dự, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.
2 Xuất nhập khẩu
• Trợ giúp Chủ tịch trong việc nhập hàng - thực hiện các thủ tục hải quan, đàm phán/giao dịch với các đối tác trong và ngoài nước
• Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo định kỳ và theo yêu cầu của cấp trên
• Các công việc khác theo sự yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng quản trị
• Chịu trách nhiệm làm và xử lý các chứng từ xuất nhập khẩu
• Chuẩn bị các thủ tục cần thiết để xuất, nhập khẩu hàng hoá: Bộ chứng từ khai hải quan hàng xuất, nhập khẩu, bộ chứng từ xin cấp C/O, bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu, hồ sơ xin cấp phép (đối với hàng yêu cầu phải có giấy phép), hồ sơ xin đăng ký chất lượng (đối với một số mặt hàng), các công văn tờ trình cho các bên có liên quan...;
• Làm các thủ tục liên quan đến vấn đề test mẫu sản phẩm với các cơ quan chức năng
• Làm đơn mở LC, TT, DA
• Bổ sung chứng từ gốc và làm thủ tục hoàn thuế
• Theo dõi lịch hàng nhập, ngày tàu đi, tàu đến, xin trước lưu cont, lưu bãi.
• Lưu trữ hồ sơ đặt hàng, mua hàng, như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu
• Giao dịch với các hãng tàu làm booking
• Giao dịch và liên hệ với các nhà cung cấp và khách hàng về lịch chuyển hàng và giao nhận hàng