Trợ Lý Điều Hành CEO Và Quản Trị Hiệu Suất.

SHD thực hiện dịch vụ du học và việc làm tại Đức, Hàn quốc. Trợ lý Điều hành & Quản trị Hiệu suất là đầu mối hỗ trợ Tổng Giám đốc (TGĐ) trong việc theo dõi hiệu suất toàn hệ thống, kiểm soát tiến độ thực hiện các quyết định và điều phối, thúc đẩy xử lý các vấn đề liên phòng ban.
Vị trí này không chỉ dừng ở việc tổng hợp báo cáo mà còn phải giúp TGĐ nhìn thấy vấn đề, xác định vấn đề nằm ở đâu, ai là người chịu trách nhiệm, mức độ chậm tiến độ và cần có quyết định hoặc hành động gì để xử lý.
Nhiệm vụ 1: Quản trị KPI, dashboard, dữ liệu hiệu suất và theo dõi việc thực hiện quyết định (50%)
a) Quản trị và triển khai hệ thống KPI - 20%
· Quản lý danh mục KPI của toàn bộ các công ty thành viên/khối/phòng ban/đơn vị.
· Theo dõi tình trạng hoàn thiện KPI của từng đơn vị và cảnh báo các trường hợp chậm tiến độ.
b) Quản trị dữ liệu & Dashboard - 15%
Là đầu mối điều phối và kiểm soát chất lượng dữ liệu, không trực tiếp nhập toàn bộ dữ liệu.
· Quản lý lịch chốt số liệu và lịch cập nhật dashboard.
· Đối chiếu sơ bộ dữ liệu trên dashboard với hệ thống/nguồn dữ liệu gốc.
· Phát hiện và cảnh báo KPI/dữ liệu
c) Báo cáo điều hành, tổ chức nhịp điều hành & theo dõi quyết định - 15%
· Tổ chức và duy trì nhịp điều hành định kỳ của CEO và Ban Điều hành.
· Tổng hợp kết quả hoạt động toàn hệ thống và các vấn đề trọng yếu.
· Phát hiện, tổng hợp các điểm nghẽn và rủi ro liên quan đến học viên, hồ sơ, visa, xuất cảnh.
Nhiệm vụ 2: Điều phối công việc và các điểm bàn giao giữa các phòng ban/đơn vị (20%)
· Theo dõi các điểm bàn giao quan trọng trong toàn bộ chuỗi vận hành, bảo đảm công việc không bị "rơi" giữa các phòng ban.
· Xác định điểm tắc, mức độ trễ SLA, Owner, nguyên nhân, nhu cầu hỗ trợ và deadline xử lý; điều phối, thúc đẩy và cảnh báo để vấn đề được giải quyết đúng cấp.
Nhiệm vụ 3: Hỗ trợ điều hành & Lịch làm việc CEO (30%)
· Quản lý lịch làm việc, lịch họp và các ưu tiên của CEO.
· Theo dõi các đầu việc CEO giao.
· Nhắc các đơn vị chuẩn bị báo cáo/tài liệu đúng hạn.
· Sắp xếp các cuộc họp theo mức độ ưu tiên.
· Theo dõi các cam kết/đầu việc CEO cần phản hồi.