1. Theo dõi Deadline xuyên phòng ban (35%)
• Vận hành Deadline Tracker (Google Sheet) công khai theo phòng
• Follow-up nhân viên về tiến độ task qua email/Lark
• Báo cáo tuân thủ deadline hàng tháng cho BOD
2. Giám sát tuân thủ Quy trình SOP (25%)
• Kiểm tra các phòng ban có làm đúng quy trình SOP đã ban hành không
• Ghi nhận vi phạm, báo cáo BOD và phối hợp khắc phục
• Onboarding SOP cho nhân viên mới
• Phối hợp Trưởng phòng Vận hành cập nhật SOP khi quy trình thay đổi
3. Hỗ trợ Họp & Email BOD (20%)
• Chuẩn bị agenda + tài liệu cho họp BOD/phòng ban hàng tuần
• Sau họp: tổng hợp action items → giao task trên Notion → gửi email follow-up
• Quản lý lịch họp BOD
4. Quản lý Hệ thống File & Tài liệu (15%)
• Quản lý Shared Drive theo naming convention
• Hỗ trợ format template, biên bản chuẩn
5. Hỗ trợ Dự án đặc biệt (5%)
• Theo dõi tiến độ các dự án BOD giao
• Các nhiệm vụ ad-hoc khác
• Tốt nghiệp Cử nhân (Quản trị Kinh doanh / Hành chính / Kinh tế / IT)
• 2-4 năm kinh nghiệm:
Trợ lý Giám đốc, Executive Assistant, Project Coordinator, Office Manager, Sale Admin senior
• Excel, word, Google Sheets thành thạo
• Cẩn thận, chi tiết, follow-up đến cùng - không né deadline
• Tinh thần tuân thủ quy trình và giúp đồng đội tuân thủ quy trình
• Có khả năng làm việc độc lập với BOD và đồng thời điều phối nhiều phòng ban
Ưu tiên
• Đã từng dùng Notion (tạo page, database, template)
• Đã từng dùng Claude, ChatGPT để soạn email, tổng hợp dữ liệu, phân tích file
• Kinh nghiệm ngành phân phối / B2B / Optical / Y tế / Thiết bị
•
Tiếng Anh đọc hiểu tài liệu, email với supplier
• Đã từng vận hành CRM hoặc hệ thống
quản lý dự án (Asana, Monday, Trello)