Thư ký Ban Tổng Giám Đốc

1. Quản lý danh mục công việc điều hành (Master Task List - MTL)
Thiết lập, duy trì và cập nhật danh mục công việc toàn hệ thống, bảo đảm 100% chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc được ghi nhận, phân công rõ người chịu trách nhiệm, thời hạn, trạng thái (Green/Yellow/Red) và cấp độ báo cáo; đồng thời theo dõi tiến độ, nhắc việc và cảnh báo sớm các nguy cơ chậm tiến độ hoặc sai lệch so với kế hoạch.
2. Theo dõi thực thi & kiểm soát tiến độ
Theo dõi, tổng hợp và đánh giá tình hình thực hiện các nhiệm vụ trên toàn hệ thống; nhận diện các điểm nghẽn, rủi ro hoặc sai lệch, thực hiện escalation theo quy trình khi cần thiết và phối hợp các bên liên quan để thúc đẩy hoàn thành đúng mục tiêu.
3. Điều phối và kiểm soát họp điều hành
Chuẩn bị và kiểm soát chất lượng tài liệu họp theo cấu trúc yêu cầu (vấn đề - dữ liệu - giải pháp), ghi nhận kết luận, chuyển hóa thành các đầu việc cụ thể; ban hành biên bản và danh sách hành động trong vòng 24 giờ, đồng thời theo dõi và đôn đốc việc thực hiện sau họp.
4. Kiểm soát chất lượng tài liệu & kỷ luật vận hành
Rà soát các tài liệu trước khi trình lãnh đạo nhằm bảo đảm tính đầy đủ, logic và có đề xuất rõ ràng; đồng thời duy trì kỷ luật vận hành thông qua việc tuân thủ các quy định về báo cáo, họp và theo dõi công việc, cũng như nhận diện và đề xuất cải tiến đối với các vấn đề lặp lại.
5. Tổng hợp và chuẩn hóa báo cáo điều hành
Tổng hợp các báo cáo định kỳ cho Ban Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị; chuẩn hóa biểu mẫu, công cụ và phương pháp báo cáo nhằm bảo đảm tính nhất quán, minh bạch và khả năng theo dõi; đồng thời phối hợp các đơn vị để thu thập, kiểm chứng và tổng hợp dữ liệu phục vụ công tác điều hành.
6. Điều phối thông tin & liên lạc
Đóng vai trò đầu mối tiếp nhận, sàng lọc và điều phối thông tin giữa CEO, Ban Tổng Giám đốc và các Khối/Đơn vị; bảo đảm luồng thông tin được truyền đạt chính xác, kịp thời và bảo mật, đồng thời duy trì liên hệ với các bên liên quan trong phạm vi được phân công.
7. Hỗ trợ điều hành cấp cao
Chuẩn bị, rà soát và tổng hợp các báo cáo, tài liệu, bài thuyết trình và thư từ phục vụ CEO và Ban Tổng Giám đốc; tham gia đề xuất về cấu trúc và nội dung trình bày, đồng thời hỗ trợ quản lý thời gian, sắp xếp ưu tiên và theo dõi tiến độ các công việc trọng yếu.
8. Hỗ trợ công tác đối ngoại
Phối hợp với các bộ phận chức năng (PR, IR, Corporate Affairs...) trong việc chuẩn bị tài liệu, nội dung làm việc và điều phối thông tin phục vụ công tác đối ngoại của Ban Tổng Giám đốc; bảo đảm các nội dung và thông điệp được truyền tải nhất quán, chính xác và phù hợp với định hướng của Công ty. Tham gia hỗ trợ tổ chức và, khi cần thiết, tháp tùng Ban Lãnh đạo trong các hoạt động, sự kiện và chuyến công tác đối ngoại, bảo đảm công tác chuẩn bị và phối hợp được thực hiện hiệu quả.