Trợ Lý Đối Ngoại

A. Quản lý Lịch trình & Sự kiện
Sắp xếp, điều phối lịch tiếp khách, hội họp cho Giám đốc Đối ngoại; đảm bảo không chồng chéo và có phương án dự phòng kịp thời.
Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, xe đưa đón và chuẩn bị lịch trình công tác chi tiết cho từng chuyến đi trong và ngoài nước.
Soạn và gửi thư mời, xác nhận sự tham gia của khách mời VIP cho các sự kiện, hội nghị, đối tác của NetSpace.
Nhắc lịch, chuẩn bị briefing tóm tắt nội dung trước mỗi cuộc họp để Giám đốc chủ động trong mọi tình huống.
B. Chuẩn bị Hồ sơ & Nội dung
Soạn thảo công văn, thư ngỏ, biên bản ghi nhớ (MOU), thư cảm ơn và các tài liệu đối ngoại theo định hướng của Giám đốc - đảm bảo chuẩn ngôn ngữ và hình thức.
Chuẩn bị Sales Kit, hồ sơ năng lực (bản in hoặc iPad) trước mỗi buổi gặp đối tác; cá nhân hóa nội dung theo từng đối tượng tiếp xúc.
Ghi chép biên bản cuộc họp đầy đủ, chính xác; theo dõi và đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng cam kết sau họp.
Dịch thuật tài liệu, thư từ Tiếng Anh - Tiếng Việt khi cần thiết.
C. Quản trị Data Đối tác VIP
Xây dựng, lưu trữ và phân loại danh sách đối tác theo tầng: Chính phủ - Doanh nghiệp - Quỹ đầu tư - Đối tác chiến lược.
Theo dõi và nhắc lịch Giám đốc về các ngày kỷ niệm hợp tác, sinh nhật và sự kiện quan trọng của đối tác.
Bảo mật tuyệt đối thông tin đối tác, nội dung cuộc họp và các tài liệu nội bộ liên quan.
Cập nhật thường xuyên trạng thái quan hệ với từng đối tác; đề xuất thời điểm tái kết nối phù hợp.
D. Quản lý Quà tặng & Hậu cần Đối ngoại
Lên ý tưởng và thực hiện mua sắm quà tặng đối ngoại theo từng phân khúc đối tác (đồ phong thủy, đặc sản vùng miền, quà tặng công nghệ, quà cao cấp...).
Phối hợp với nhà hàng, khách sạn tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi, gặp gỡ đảm bảo tiêu chuẩn cao cấp, phù hợp văn hóa từng đối tác.
Quản lý ngân sách quà tặng và hậu cần đối ngoại; lưu trữ hồ sơ chi tiêu đầy đủ theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo yêu cầu của Giám đốc Đối ngoại.