MÔ TẢ CÔNG VIỆC - TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC
1. Hỗ trợ công tác điều hành
Trực tiếp hỗ trợ Giám đốc trong việc tổ chức, điều phối và theo dõi các công việc hằng ngày.
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác; chuẩn bị tài liệu và hậu cần phục vụ các cuộc họp, buổi làm việc với đối tác.
Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện các công việc theo chỉ đạo của Giám đốc; tổng hợp và cập nhật tình hình thực hiện khi được yêu cầu.
Tiếp nhận, tổng hợp thông tin từ các phòng ban, chuẩn bị báo cáo, tài liệu và các nội dung cần thiết phục vụ công tác quản lý, điều hành.
2. Công tác hành chính văn phòng
Thực hiện các công việc hành chính văn phòng, đảm bảo hoạt động của văn phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Soạn thảo, chỉnh sửa, định dạng, quản lý và lưu trữ văn bản, hợp đồng, báo cáo và các tài liệu liên quan.
Tiếp nhận, phân loại, chuyển tiếp và theo dõi việc xử lý thư tín, công văn đến/đi.
Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng; theo dõi nhu cầu mua sắm, sửa chữa và bảo trì khi cần thiết.
3. Điều phối và phối hợp công việc
Là đầu mối liên hệ, trao đổi thông tin giữa Giám đốc với các phòng ban, nhân viên và đối tác theo phân công.
Tham gia các cuộc họp khi được yêu cầu; ghi nhận nội dung, tổng hợp kết luận và theo dõi các công việc cần triển khai sau cuộc họp.
Phối hợp với các phòng ban để giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ.
4. Hỗ trợ đối ngoại
Chuẩn bị tài liệu, thông tin phục vụ các buổi làm việc với khách hàng, đối tác và các đơn vị liên quan.
Hỗ trợ trao đổi, dịch thuật hoặc phiên dịch trong công việc với đối tác nước ngoài khi có yêu cầu và phù hợp với năng lực chuyên môn.
Thực hiện các công việc đối ngoại khác theo sự phân công của Giám đốc.
5. Các công việc khác
Hỗ trợ các công việc hành chính, nhân sự và pháp chế trong phạm vi được giao.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc trực tiếp quản lý.
Có 2 năm kinh nghiệm ở vị trí
Trợ lý Hành chính, Thư ký hoặc các vị trí tương đương.
Trình độ Ngoại ngữ: Tiếng Nhật từ N2, tiếng Anh giao tiếp cơ bản.
Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành liên quan như Quản trị kinh doanh,
Thư ký văn phòng, Ngoại ngữ, Hành chính công...
Sử dụng thành thạo bộ ứng dụng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) và các phần mềm văn phòng khác.
Kỹ năng giao tiếp tốt (nói và viết), trình bày rõ ràng, mạch lạc và chuyên nghiệp.
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả và khả năng đa nhiệm.
Tính cách cẩn thận, tỉ mỉ, chủ động trong công việc, có tinh thần trách nhiệm cao và khả năng xử lý tình huống.
Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm hiệu quả.
Ưu tiên ứng viên có khả năng đi công tác.
Mức lương cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm của ứng viên.
Được đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật hiện hành.
Được hưởng các chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ, lương tháng 13 và các phúc lợi khác theo chính sách của công ty.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, thân thiện và có cơ hội phát triển bản thân.
Tham gia các hoạt động gắn kết nội bộ, du lịch, team building hàng năm.
Cơ hội được đào tạo nâng cao nghiệp vụ và phát triển các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc.