Trợ Lý Giám Đốc - Tiếng Nhật

MÔ TẢ CÔNG VIỆC - TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC
1. Hỗ trợ công tác điều hành
Trực tiếp hỗ trợ Giám đốc trong việc tổ chức, điều phối và theo dõi các công việc hằng ngày.
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác; chuẩn bị tài liệu và hậu cần phục vụ các cuộc họp, buổi làm việc với đối tác.
Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện các công việc theo chỉ đạo của Giám đốc; tổng hợp và cập nhật tình hình thực hiện khi được yêu cầu.
Tiếp nhận, tổng hợp thông tin từ các phòng ban, chuẩn bị báo cáo, tài liệu và các nội dung cần thiết phục vụ công tác quản lý, điều hành.
2. Công tác hành chính văn phòng
Thực hiện các công việc hành chính văn phòng, đảm bảo hoạt động của văn phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Soạn thảo, chỉnh sửa, định dạng, quản lý và lưu trữ văn bản, hợp đồng, báo cáo và các tài liệu liên quan.
Tiếp nhận, phân loại, chuyển tiếp và theo dõi việc xử lý thư tín, công văn đến/đi.
Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng; theo dõi nhu cầu mua sắm, sửa chữa và bảo trì khi cần thiết.
3. Điều phối và phối hợp công việc
Là đầu mối liên hệ, trao đổi thông tin giữa Giám đốc với các phòng ban, nhân viên và đối tác theo phân công.
Tham gia các cuộc họp khi được yêu cầu; ghi nhận nội dung, tổng hợp kết luận và theo dõi các công việc cần triển khai sau cuộc họp.
Phối hợp với các phòng ban để giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ.
4. Hỗ trợ đối ngoại
Chuẩn bị tài liệu, thông tin phục vụ các buổi làm việc với khách hàng, đối tác và các đơn vị liên quan.
Hỗ trợ trao đổi, dịch thuật hoặc phiên dịch trong công việc với đối tác nước ngoài khi có yêu cầu và phù hợp với năng lực chuyên môn.
Thực hiện các công việc đối ngoại khác theo sự phân công của Giám đốc.
5. Các công việc khác
Hỗ trợ các công việc hành chính, nhân sự và pháp chế trong phạm vi được giao.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc trực tiếp quản lý.