Trợ lý Giám đốc

1. Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ
Kiểm tra thành phần hồ sơ, chứng từ theo quy định trước khi trình Giám đốc ký.
Đảm bảo hồ sơ có đầy đủ:
Tờ trình / đề nghị phê duyệt
Các tài liệu liên quan
Chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan
Dấu, phụ lục, hợp đồng (nếu có)
Yêu cầu các bộ phận bổ sung hồ sơ còn thiếu trước khi trình ký.
2. Kiểm tra nội dung và số liệu
Rà soát nội dung văn bản, hợp đồng, tờ trình.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, chi phí, giá trị hợp đồng, bảng thanh toán.
Đảm bảo thông tin không sai sót, không mâu thuẫn giữa các tài liệu.
3. Kiểm tra quy trình phê duyệt
Kiểm tra hồ sơ đã đúng quy trình phê duyệt nội bộ của công ty.
Đảm bảo đã có ý kiến và xác nhận của các bộ phận liên quan (kế toán, pháp lý, nhân sự, phòng ban chuyên môn...).
Kiểm tra thẩm quyền ký và phê duyệt của các cấp.
4. Kiểm tra tính pháp lý
Rà soát các điều khoản cơ bản trong hợp đồng, văn bản trước khi trình Giám đốc.
Đảm bảo hồ sơ tuân thủ quy định pháp luật và quy định nội bộ công ty.
Phát hiện và báo cáo những rủi ro pháp lý hoặc điều khoản bất lợi cho doanh nghiệp.
5. Tổng hợp và trình ký
Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự logic, dễ theo dõi trước khi trình ký.
Chuẩn bị tóm tắt nội dung chính của hồ sơ để Giám đốc nắm nhanh.
Theo dõi tiến độ ký duyệt và trả hồ sơ cho các bộ phận liên quan.
6. Quản lý và lưu trữ hồ sơ
Lưu trữ hồ sơ đã ký theo quy định quản lý tài liệu của công ty.
Theo dõi danh mục hợp đồng, quyết định, văn bản đã ban hành.
Đảm bảo bảo mật thông tin của Ban Giám đốc.