- Theo dõi và quản lý danh sách công việc của
Giám đốc; ghi nhận chỉ đạo, kết luận và các đầu việc phát sinh.
- Chuyển các chỉ đạo thành công việc cụ thể, xác định người phụ trách, deadline và kết quả đầu ra cần đạt; theo dõi đến khi có kết quả.
- Theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận và nhân sự liên quan; chủ động nhắc việc, đôn đốc và yêu cầu cập nhật khi cần thiết.
- Chủ động phát hiện công việc chậm tiến độ hoặc có nguy cơ không đạt deadline; xác định nguyên nhân, tổng hợp vướng mắc và báo cáo Giám đốc.
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác; chuẩn bị nội dung, hồ sơ và tài liệu cần thiết cho các buổi làm việc.
- Chuẩn bị agenda, ghi nhận nội dung họp, kết luận và các đầu việc sau cuộc họp; theo dõi việc thực hiện sau họp.
- Nắm và theo dõi các công việc liên quan đến kinh doanh, marketing, sản phẩm, xuất nhập khẩu - logistics, tài chính - kế toán, hành chính - nhân sự và các hoạt động với khách hàng, đối tác.
- Khi Giám đốc đi công tác, chủ động rà soát toàn bộ công việc đang triển khai, lập danh sách theo dõi, đôn đốc các bên liên quan và đảm bảo công việc không bị đình trệ do Giám đốc vắng mặt.
- Hỗ trợ Giám đốc làm việc với khách hàng, đối tác và các bộ phận; chuẩn bị thông tin, tài liệu và theo dõi các cam kết sau buổi làm việc.
- Tổng hợp báo cáo ngắn gọn về tiến độ, vấn đề tồn đọng, việc cần ưu tiên và các nội dung cần Giám đốc quyết định.
- Quản lý, sắp xếp và bảo mật thông tin, hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc của Giám đốc và Công ty.
- Chủ động xử lý các công việc phát sinh trong phạm vi được giao; khi vấn đề vượt thẩm quyền, phải tổng hợp đầy đủ thông tin và đề xuất phương án trước khi xin ý kiến Giám đốc.
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học; ưu tiên các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại thương, Quản trị, Ngôn ngữ hoặc các ngành liên quan.
- Có từ 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý Giám đốc/CEO, Executive Assistant, Project Coordinator, Operations, Sales/Business Coordinator hoặc vị trí có tính chất điều phối nhiều đầu việc.
- Có tư duy tổ chức công việc và quản lý deadline; biết xác định mức độ ưu tiên và theo dõi nhiều công việc đồng thời.
- Có khả năng chủ động làm việc, tự sắp xếp công việc, tự tìm hiểu vấn đề và theo đuổi công việc đến kết quả cuối cùng; không phụ thuộc vào việc được nhắc hoặc giao từng bước.
- Có khả năng giao tiếp, phối hợp và đôn đốc nhiều nhân sự/bộ phận một cách rõ ràng, lịch sự nhưng quyết đoán.
- Có khả năng tổng hợp thông tin, lập báo cáo, ghi nhận và theo dõi kết luận cuộc họp; tư duy hướng đến kết quả đầu ra.
- Thành thạo Word, Excel, PowerPoint và các công cụ quản lý công việc/văn phòng.
- Có khả năng sử dụng
tiếng Anh trong công việc; ưu tiên ứng viên có thể đọc hiểu tài liệu và giao tiếp với khách hàng/đối tác nước ngoài.
- Có khả năng học nhanh và hiểu các hoạt động liên quan đến kinh doanh, sản phẩm, xuất nhập khẩu, marketing, tài chính - kế toán và vận hành doanh nghiệp.
- Cẩn thận, linh hoạt, tinh tế, bảo mật thông tin và có tinh thần trách nhiệm cao.
- Sẵn sàng tham gia công tác, hội chợ, triển lãm và các hoạt động đối ngoại khi có yêu cầu.
- Mức lương: Thương lượng, căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm và phạm vi công việc.
- Được hưởng BHXH, BHYT, BHTN, nghỉ phép, nghỉ lễ và các quyền lợi khác theo quy định của pháp luật lao động hiện hành.
- Chính sách lương, thưởng và đánh giá theo năng lực, hiệu quả công việc và quy định của Công ty.
- Được tiếp cận trực tiếp với hoạt động điều hành, kinh doanh, đối tác và các dự án thực tế của Công ty.
- Có cơ hội phát triển lên các vai trò điều phối, vận hành và quản lý công việc theo năng lực và kết quả thực tế.