Trợ Lý Giám Đốc

- Theo dõi và quản lý danh sách công việc của Giám đốc; ghi nhận chỉ đạo, kết luận và các đầu việc phát sinh.
- Chuyển các chỉ đạo thành công việc cụ thể, xác định người phụ trách, deadline và kết quả đầu ra cần đạt; theo dõi đến khi có kết quả.
- Theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận và nhân sự liên quan; chủ động nhắc việc, đôn đốc và yêu cầu cập nhật khi cần thiết.
- Chủ động phát hiện công việc chậm tiến độ hoặc có nguy cơ không đạt deadline; xác định nguyên nhân, tổng hợp vướng mắc và báo cáo Giám đốc.
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác; chuẩn bị nội dung, hồ sơ và tài liệu cần thiết cho các buổi làm việc.
- Chuẩn bị agenda, ghi nhận nội dung họp, kết luận và các đầu việc sau cuộc họp; theo dõi việc thực hiện sau họp.
- Nắm và theo dõi các công việc liên quan đến kinh doanh, marketing, sản phẩm, xuất nhập khẩu - logistics, tài chính - kế toán, hành chính - nhân sự và các hoạt động với khách hàng, đối tác.
- Khi Giám đốc đi công tác, chủ động rà soát toàn bộ công việc đang triển khai, lập danh sách theo dõi, đôn đốc các bên liên quan và đảm bảo công việc không bị đình trệ do Giám đốc vắng mặt.
- Hỗ trợ Giám đốc làm việc với khách hàng, đối tác và các bộ phận; chuẩn bị thông tin, tài liệu và theo dõi các cam kết sau buổi làm việc.
- Tổng hợp báo cáo ngắn gọn về tiến độ, vấn đề tồn đọng, việc cần ưu tiên và các nội dung cần Giám đốc quyết định.
- Quản lý, sắp xếp và bảo mật thông tin, hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc của Giám đốc và Công ty.
- Chủ động xử lý các công việc phát sinh trong phạm vi được giao; khi vấn đề vượt thẩm quyền, phải tổng hợp đầy đủ thông tin và đề xuất phương án trước khi xin ý kiến Giám đốc.