Trợ Lý Hành Chính (Địa Điểm Làm Việc: Xã Văn Giang hoặc Ecopark Hưng Yên)

Địa điểm làm việc: Trụ sở chính Công ty tại Vòng Xuyên Văn Giang, Xã Văn Giang, Hưng Yên hoặc khu vực ECOPARK
Mục đích chính của công việc:
Hỗ trợ công tác hành chính - văn thư - thư ký - kiểm tra hồ sơ tại Văn phòng Quản lý Dự án (PMO). Đảm bảo các hoạt động xử lý hồ sơ, văn bản, biên bản, kế hoạch được thực hiện chính xác, kịp thời và bảo mật, phục vụ hiệu quả cho hoạt động của các Dự án thuộc Công ty.
Các công việc chính:
I. Công tác văn thư - hành chính
Ghi sổ, lưu trữ và quản lý công văn đi - đến theo quy định nội bộ và pháp luật hiện hành.
Ghi sổ và theo dõi việc sử dụng con dấu tại Công ty
Dự thảo các văn bản hành chính, thông báo, thư mời, công văn,... trình cấp trên phê duyệt.
II. Kiểm tra và xử lý hồ sơ
Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ thanh toán trong phạm vi được giao trước khi trình ký.
Rà soát, chỉnh sửa và hoàn thiện các tờ trình, hồ sơ trình Tổng Giám Đốc.
Thực hiện lập hồ sơ thanh toán theo biểu mẫu, quy trình của công ty khi được phân công.
III. Công tác thư ký và tổng hợp
Soạn thảo biên bản họp, biên bản làm việc tại các cuộc họp Dự án
Dự thảo báo cáo nội bộ, báo cáo trình Tổng Giám Đốc hoặc các Giám đốc Dự án.
Chuẩn bị slide trình chiếu, tài liệu trình bày phục vụ họp Dự án hoặc các cuộc họp đối tác.
Tổng hợp thông tin liên quan đến Dự án theo phân công, đảm bảo độ chính xác và đầy đủ.
IV. Hậu kiểm và soát xét hồ sơ chuyên môn
Hậu kiểm hồ sơ kế toán theo yêu cầu, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, đúng quy định Công ty
Hậu kiểm hồ sơ kỹ thuật xây dựng, bản vẽ, biên bản nghiệm thu,... theo chỉ đạo của cấp trên
Hậu kiểm hồ sơ liên quan đến công nghệ thông tin và các nội dung kỹ thuật số khi được giao
V. Nhiệm vụ văn phòng khác
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính - hỗ trợ khác theo chỉ đạo của cấp trên