Trợ Lý Hành Chính ( Kiêm Dự Án & Hành Chính)

1. Hành chính văn phòng (50%)
Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, văn thư, tài liệu hành chính của Công ty (bản cứng và bản điện tử).
Soạn thảo, rà soát các văn bản hành chính: công văn, thông báo, tờ trình, quyết định nội bộ theo yêu cầu của lãnh đạo.
Quản lý lịch họp, lịch làm việc của Ban lãnh đạo; chuẩn bị phòng họp, tài liệu và thiết bị phục vụ họp.
Tiếp nhận, phân loại và xử lý công văn đến/đi; theo dõi tiến độ xử lý văn bản giữa các phòng/ban.
Quản lý văn phòng phẩm, tài sản cố định, cơ sở vật chất; làm việc với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (vệ sinh, bảo trì, internet, v.v.).
Tiếp đón khách, đối tác đến làm việc tại văn phòng; hỗ trợ công tác lễ tân khi cần thiết.
Thực hiện các thủ tục hành chính khác: con dấu, chứng thực, thủ tục với cơ quan nhà nước liên quan.
2. Trợ lý dự án (50%)
Theo dõi tiến độ thực hiện các đầu việc trong dự án; nhắc deadline và tổng hợp báo cáo tiến độ định kỳ cho Quản lý dự án.
Phối hợp với các phòng/ban liên quan và đối tác bên ngoài để đảm bảo tiến độ dự án.
Soạn thảo tài liệu phục vụ dự án: kế hoạch, báo cáo, biên bản họp dự án, tài liệu trình ký liên quan đến dự án.
Hỗ trợ công tác hậu cần (logistics) cho các sự kiện/hội thảo: địa điểm, khách mời, tài liệu phát hành, check-in.
Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu phát sinh trong quá trình triển khai dự án phục vụ tổng kết và báo cáo sau dự án.
Hỗ trợ các nhiệm vụ phát sinh khác theo phân công của Quản lý dự án trong từng giai đoạn cụ thể.