Trợ lý kế hoạch

Tổng hợp & giám sát kế hoạch

• Thu thập kế hoạch tuần/tháng/quý của các phòng ban, tổng hợp thành bảng kế hoạch chung toàn công ty.
• Theo dõi tiến độ thực hiện từng đầu việc, nhắc nhở, cảnh báo chậm tiến độ cho các bộ phận liên quan.
• Cập nhật dữ liệu kế hoạch, trạng thái công việc trên hệ thống (Base, Google Sheet, Excel).
• Chuẩn bị nội dung để TGĐ đánh giá tiến độ định kỳ.

Báo cáo kết quả thực hiện

• Tổng hợp báo cáo tuần/tháng/quý của các phòng ban (kinh doanh, kỹ thuật, mua hàng, HCNS...).
• Chuẩn bị báo cáo tổng hợp trình TGĐ: tỷ lệ hoàn thành, tồn đọng, giải pháp khắc phục.
• Hỗ trợ xây dựng biểu mẫu báo cáo chuẩn và hướng dẫn các phòng ban cập nhật thống nhất.

Hỗ trợ họp và điều hành

• Chuẩn bị tài liệu, nội dung họp giao ban, họp kinh doanh, họp dự án.
• Ghi biên bản, tổng hợp kết luận và theo dõi việc thực hiện sau họp.
• Hỗ trợ sắp xếp lịch họp, sự kiện, lịch làm việc của TGĐ liên quan đến kế hoạch và tiến độ.

Hỗ trợ xây dựng & đánh giá KPI

• Phối hợp các trưởng phòng và TGĐ xây dựng chỉ tiêu kế hoạch và KPI hàng tháng.
• Theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện KPI của các đơn vị để phục vụ đánh giá hiệu suất.

Phụ trách phần mềm

• Là đầu mối phối hợp triển khai hệ thống Base cho các phòng ban.
• Quản lý và vận hành phần mềm Base, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, dữ liệu được cập nhật thường xuyên.
• Thiết lập quy trình, cấu hình, phân quyền, hướng dẫn và hỗ trợ sử dụng phần mềm.
• Theo dõi tiến độ, xử lý lỗi phát sinh, đánh giá hiệu quả và đề xuất cải tiến.

Đào tạo và truyền thông nội bộ

• Biên soạn tài liệu, slide hướng dẫn sử dụng phần mềm, quy trình nội bộ.
• Xây dựng kế hoạch đào tạo, truyền thông nội bộ hàng tuần/tháng/quý/năm.
• Phối hợp Phòng HCNS trong công tác truyền thông chính sách, thông báo, tin nội bộ.
• Đánh giá hiệu quả đào tạo và phản hồi từ nhân viên.

Các nhiệm vụ khác

• Hỗ trợ cập nhật dữ liệu nội bộ, hồ sơ, văn bản kế hoạch.
• Thực hiện các công việc hành chính, báo cáo hoặc yêu cầu khác theo chỉ đạo của TGĐ.