Trợ lý kinh doanh / Sales admin

Mô tả Công việc
• Hỗ trợ Sales chuẩn bị báo giá, PI/Sales Confirmation, hợp đồng, biểu mẫu và thông tin sản phẩm theo nội dung đã được phê duyệt.
• Tiếp nhận PO/đơn đặt hàng; kiểm tra mã sản phẩm, số lượng, giá, điều kiện giao hàng, thanh toán, địa chỉ và yêu cầu đóng gói trước khi nhập hệ thống.
• Tạo và cập nhật đơn hàng, kế hoạch giao hàng, tình trạng sản xuất, số lượng đã giao, số lượng còn lại và các mốc cần theo dõi.
• Phối hợp với nhà máy, kho, logistics và kế toán để theo dõi sản xuất, artwork/bao bì, lịch giao, chứng từ, hóa đơn và công nợ.
• Chủ động nhắc Sales và các bộ phận liên quan về deadline, phê duyệt, thay đổi kế hoạch hoặc vấn đề có nguy cơ ảnh hưởng khách hàng.
• Thay Sales phản hồi các yêu cầu thông thường của khách hàng khi Sales bận: xác nhận đã nhận thông tin, cập nhật tiến độ, lịch giao, chứng từ và tình trạng thanh toán.
• Trực tiếp trao đổi với khách hàng, nhà máy và đối tác qua email, điện thoại hoặc họp trực tuyến khi được phân công hoặc ủy quyền.
• Ghi nhận đầy đủ nội dung trao đổi; chuyển ngay cho Sales/Quản lý những yêu cầu liên quan đến giá, tín dụng, độc quyền, khiếu nại nghiêm trọng hoặc cam kết thương mại.
• Theo dõi phản hồi sau giao hàng, tiếp nhận khiếu nại ban đầu và phối hợp các bộ phận xử lý cho đến khi có kết quả.
• Quản lý dữ liệu khách hàng, lịch sử báo giá, đơn hàng, chứng từ và thư trao đổi; đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác và dễ truy xuất.
• Chuẩn bị báo cáo đơn hàng, doanh số, giao hàng, công nợ và danh sách công việc mở theo tuần/tháng.