Thiết lập, duy trì cập nhật, báo cáo các tài liệu chung cho phòng KT-TC (Báo cáo tuần, Báo cáo tháng, Kế hoạch vật tư, thiết bị, Kế hoạch thanh toán, KH thu hồi công nợ,
Kế hoạch sản xuất, Theo dõi thông tin chung dự án, Kế hoạch nhân sự phòng KT-TC,...) theo quy định của Công ty.
Ban hành, thông báo, hướng dẫn thực hiện các quy định, chỉ thị, chỉ dẫn công việc, hướng dẫn công việc liên quan của Phòng và Công ty.
Tham gia chuẩn bị, soạn thảo, tham mưu cho Trưởng phòng các công tác chung của Phòng như: thiết lập quy trình, quy định, chuẩn hóa, kiểm tra, cải thiện, cải tiến,...
Chủ trì tổ chức, điều phối tổ chức, thực hiện tổ chức các công việc liên quan chung của Phòng theo chỉ thị, yêu cầu của Trưởng Phòng như: Họp, Báo cáo, Kiểm tra,....
Hỗ trợ công tác hồ sơ cho các dự án trong trường hợp khẩn cấp, cần thiết hoặc nếu được yêu cầu của Trưởng phòng
Thực hiện các công tác phối hợp công việc giữa các dự án thi công và phòng/ban liên quan của Công ty theo các quy trình mua hàng, thanh toán, các công việc trình Trưởng phòng xem xét.
Hỗ trợ các dự án ở xa, dự án gấp việc thực hiện hồ sơ, in ấn, trình ký, đóng dấu, chuyển đi theo sự đồng ý/yêu cầu của Trưởng phòng.
Tổng hợp, đề xuất, tham mưu cho Trưởng phòng về việc xử lý các vấn đề không phù hợp (NCR) trong các công việc liên quan (như: sự vi phạm quy định/quy trình; sự không tuân thủ các chỉ dẫn/yêu cầu công việc;....)
Kiểm tra, soát xét các yêu cầu, đề nghị, hồ sơ (như ĐNMH, YCTB, ĐNTT, HSTT,...) về sự phù hợp theo quy định, quy trình, yêu cầu trước khi trình Trưởng phòng duyệt.
Kiểm tra định kỳ hoặc bất thường các công tác thi công, lưu trữ hồ sơ tại các dự án thi công
Theo dõi, giám sát, nhắc nhở sự tuân thủ của các dự án đối với các quy định, quy trình, hướng dẫn, các công việc liên quan.
Yêu cầu các Dự án thực hiện, yêu cầu các bộ phận liên quan của Công ty phối hợp thực hiện: việc tuân thủ theo các quy định của Công ty, các hành động khắc phục, cải thiện, phòng ngừa,....
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Xây dựng, Kinh tế Xây dựng hoặc các ngành liên quan.
Kỹ năng
Có kiến thức cơ bản về kỹ thuật xây dựng và các hạng mục thi công.
Kỹ năng đọc hiểu bản vẽ kỹ thuật bằng AutoCAD ở mức cơ bản.
Thành thạo các phần mềm tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm quản lý hồ sơ.
Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc và thời gian hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề.
3. Kinh nghiệm làm việc
Từ 01 năm kinh nghiệm ở vị trí trợ lý kỹ thuật,
thư ký công trình hoặc các vị trí tương đương trong ngành xây dựng.
