Trợ lý/Thư ký Giám đốc (Tiếng Trung)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
A. TRÁCH NHIỆM: Công việc của Thư ký Giám đốc rất đa dạng và đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám Đốc điều hành công việc hàng ngày.
Công tác thư ký Hành chánh:
1. Biên phiên dịch hợp đồng, văn bản, tài liệu tiếng Trung theo yêu cầu Giám đốc.
2. Tổ chức cuộc họp, ghi chép nội dung, biên soạn thành biên bản gửi đến các phòng ban/ theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện theo nội dung cuộc họp và báo cáo lại tiến độ cho Giám đốc.
3. Tiếp nhận cuộc hẹn từ các phòng ban, khách hàng, đối tác và lên lịch làm việc ngày/tuần/tháng cho Giám đốc, lưu ý các vấn đề gấp/quan trọng cần thực hiện.
4. Theo dõi và xử lý các khoản thanh toán thuộc bộ phận thư ký và Giám đốc.
5. Tổ chức các sự kiện theo yêu cầu của Giám đốc.
6. Là cầu nối truyền thông giữa Giám đốc và các phòng ban.
7. Tiếp đón khách hàng/đối tác theo yêu cầu của Giám đốc.
8. Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Giám đốc.
Công tác thư ký điều hành:
1. Triển khai chỉ đạo từ Ban Giám đốc (BGĐ) đến các phòng ban nghiệp vụ toàn công ty.
2. Đại diện Giám đốc làm việc với các đơn vị cung ứng dịch vụ.
3. Tư vấn, tham mưu và đề xuất giải pháp để Giám đốc xử lý công việc.
4. Thay mặt Giám đốc tham dự các cuộc họp quan trọng cùng đối tác/ khách hàng có sự hỗ trợ của các Trưởng bộ phận chuyên môn.
5. Tìm hiểu và xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban.
6. Hỗ trợ & giám sát các phòng ban trong các vấn đề nghiệp vụ: báo cáo kịp thời các vấn đề vướng mắc trong quá trình vận hành của các phòng ban, giám sát các phòng ban xử lý các vấn đề phát sinh và báo cáo lại Giám đốc khi nhận thấy vấn đề chưa được xử lý thỏa đáng, có ảnh hưởng không tốt đối với uy tín, doanh thu, lợi nhuận của công ty.
7. Hỗ trợ Giám đốc giám sát tiến độ triển khai dự án mới: giám sát & nhắc nhở các bộ phận hoàn thành công việc theo thời hạn, báo cáo tiến độ dự án cho Giám đốc.
8. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty.
9. Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về các trách nhiệm được mô tả.
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự chỉ định của Ban Giám Đốc, tuân thủ và thực hiện các chính sách của công ty.
B. QUYỀN HẠN:
1. Hỗ trợ công việc cho BGĐ và thực hiện đúng chức năng các công việc chuyên trách.
2. Có quyền tham gia vào hoạt động của các phòng ban trong các vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm.
3. Được quyền nhận báo cáo từ các Trưởng bộ phận theo chỉ đạo của Giám đốc.
4. Được tham gia xây dựng các kế hoạch, đề án... nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng ban/bộ phận/Công ty.
5. Được hưởng các quyền lợi khác theo quy định của Công ty.
C. BÁO CÁO:
1. Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc định kỳ hàng tháng/quý/năm.
2. Báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền giải quyết.