Trợ Lý Tổng Giám Đốc - Project Management

Mô tả công việc
- Đóng vai trò là đầu mối hỗ trợ quản lý giữa BU Head, các phòng ban chức năng và Trụ sở chính, hỗ trợ triển khai chiến lược của BU và các dự án trọng điểm. Phụ trách điều phối dự án liên phòng ban, trao đổi thông tin, theo dõi tiến độ và tổng hợp tài liệu quản lý, đảm bảo các dự án và công việc trọng điểm của BU được triển khai hiệu quả.
- Các dự án liên quan đến nhiều lĩnh vực như R&D, Kinh doanh, Sản xuất, Vận hành, Chất lượng, NFJ...
Trách nhiệm chính
- Hỗ trợ Ban Lãnh đạo trong việc định hướng, trao đổi và triển khai các dự án thuộc kế hoạch chiến lược của Khối Vận hành.
- Thường xuyên trao đổi với các bên liên quan về tình trạng dự án; kịp thời truyền đạt các chỉ đạo, định hướng và phản hồi từ Trụ sở chính, đảm bảo thông tin dự án được truyền đạt minh bạch, chính xác và đầy đủ.
- Tham gia và điều phối các cuộc họp liên phòng ban (R&D, Sản xuất, Chuỗi cung ứng, Chất lượng...), tổng hợp nhiệm vụ, kế hoạch thời gian, người phụ trách, tình trạng dự án và rủi ro.
- Chuẩn bị biên bản họp (Minutes) và theo dõi Action Items, đảm bảo các đầu việc được các phòng ban thực hiện đúng tiến độ.
- Phối hợp với các bộ phận R&D, Mua hàng, Sản xuất, Chất lượng... để cập nhật và báo cáo tình hình các dự án như NPI (New Product Introduction), sản xuất hàng loạt, tăng công suất sản xuất và giao hàng.
- Theo dõi sát tiến độ thực hiện các kế hoạch dự án, các vấn đề phát sinh và rủi ro; tổng hợp và phân phối báo cáo trạng thái dự án, kịp thời cảnh báo các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến độ.
- Theo dõi và điều phối các dự án trọng điểm liên BU như RED, Business, Operation, Quality, NFJ...
- Theo dõi các chỉ số và báo cáo của bộ phận Sản xuất như tỷ lệ đạt (Yield), hiệu suất sử dụng thiết bị... và định kỳ tổng hợp báo cáo.
- Hỗ trợ xây dựng và tổng hợp BU Management Report, Business Plan, KPI, OKR và các tài liệu quản lý khác; thực hiện lưu trữ, quản lý hồ sơ.
- Theo dõi và báo cáo tình hình triển khai các chương trình Cải tiến liên tục (Continuous Improvement), Tối ưu hóa quy trình, Lean Manufacturing, 5S và các dự án đặc biệt của BU.