Trợ lý vận hành / Operation Manager Assistant

Mô tả Công việc
Đảm bảo tất cả các hoạt động được thực hiện theo cách phù hợp, tiết kiệm chi phí/ Ensure all operations are carried on in an appropriate, cost-effective way
Cải thiện hệ thống quản lý vận hành, quy trình và thực tiễn tốt nhất / Improve operational management systems, processes, and best practices.
Quản lý việc mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch tồn kho và giám sát hiệu quả kho/ Mangage Purchase materials, plan inventory and oversee warehouse efficiency
Phát triển hệ thống hoạt động bằng cách xác định các yêu cầu về xử lý và bảo quản sản phẩm; phát triển, thực hiện, thực thi và đánh giá các chính sách và thủ tục; phát triển các quy trình tiếp nhận sản phẩm, sử dụng thiết bị, quản lý hàng tồn kho và vận chuyển/ Develop operations systems by determining product handling and storage requirements; develop, implement, enforce and evaluate policies and procedures; develop processes for receiving product, equipment utilization, inventory management and shipping.
Chịu trách nhiệm cho tất cả các giám sát bộ phận. Lãnh đạo chịu trách nhiệm xem xét / phê duyệt cho tất cả các nhân viên hoạt động/Responsible for all department supervisors, Leader with review/approval responsibility for all operations employees.
Xem xét tất cả các hóa đơn trước khi gửi tới Trưởng Phòng và đảm bảo chúng được gửi để thanh toán đúng hạn/ Review all operational invoices before sent to Operation Manager and ensure they are submitted for payment on time.
Trao đổi các vấn đề của khách hàng với nhóm vận hành và đưa ra các cách cải thiện trải nghiệm khách hàng, bao gồm giải quyết các vấn đề và khiếu nại/ Communicate customer issues with operation team and devise ways of improving the customer experience, including resolving problems and complaints.
Làm việc chặt chẽ với OM và Các phòng ban liên quan để thiết lập và / hoặc thực hiện các chính sách, thủ tục và hệ thống cũng như tuân theo việc thực hiện./ Work closely with OM and other departmant to set and/or implement policies, procedures and systems and to follow through with implementation.
Thông báo tất cả các chính sách hoạt động và / hoặc các vấn đề tại các cuộc họp của bộ phận/ Communicate all operating policies and/or issues at department meetings.
Phối hợp chặt chẽ với người quản lý hàng tồn kho và nhóm để thực hiện phân tích hàng tồn kho và đảm bảo đang sử dụng hàng tồn kho hiệu quả, mua đúng thiết bị, duy trì dữ liệu hàng tồn kho chắc chắn và giảm chi phí thuê phụ/ Work closely with the inventory manager and team to perform analysis of inventory and ensure utilizing inventory effectively, purchasing the right equipment, maintaining solid inventory data and reducing sub-rental expenses.
Chuẩn bị báo cáo cho trưởng bộ phận (báo cáo ngày, HOD...)/Prepare report for manager ( Monthly report , HOD report , .... )