Trưởng Bộ phận Lễ tân

Reports To/ Báo cáo cho : Giám đốc Khách sạn
Nhiệm vụ chính
Chịu trách nhiệm trong việc sát hoạt động của các tổ nhằm duy trì chất lượng dịch vụ và hoạt động của bộ phận tiền sảnh một cách hiệu quả
1. Giám sát công việc hàng ngày, kiểm tra lịch làm việc của nhân viên, đọc và làm theo các thông tin trong sổ bàn giao công việc, kiểm tra vệ sinh khu vực làm việc, giám sát trang phục và thái độ làm việc của nhân viên trong bộ phận nhằm đảm bảo đáp ứng và duy trì tiêu chuẩn công việc.
2. Chuẩn bị báo cáo tình trạng phòng ở, báo cáo doanh thu và các báo cáo thống kê khác để cập nhật với Ban Giám đốc tình trạng hiện tại của khách sạn về doanh thu phòng.
3. Kiểm tra phòng khách VIP, gặp gỡ và đón chào khách VIP, giải quyết các phàn nàn của khách và đưa ra hướng giải quyêt thích hợp nhằm cải thiện quy trình làm việc, đảm bảo sự hài lòng và thỏa mãn của khách hàng.
4. Thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát chi phí hiêu quả thông qua việc kiểm tra đơn yêu cầu và việc sử dụng các nguồn trợ cấp nhằm đảm bảo các cấp độ kiểm kê hàng hóa tương xứng, cần thiết cho việc hoạt động hiệu quả của toàn bộ phận.
5. Giám sát và đánh giá khả năng làm việc của nhân viên cấp dưới nhằm nâng cao công suất và hiệu quả công việc của các nhân viên.
6. Giám sát các hoạt động hàng ngày và phân việc cho nhân viên, lên lịch, phân công công việc. Xây dựng và phát triển chiến lược và mục tiêu của bộ phận. Phổ biến và thực hiện theo đúng nội quy, quy trình làm việc.
7. Đảm bảo nhân viên được đào tạo về việc sử dụng phần mềm, quy trình về an ninh và cách thức quản lý tiền mặt, áp dụng các công cụ hỗ trợ một cách hiệu quả để thực hiện tốt công việc được giao.
8. Giám sát nhân viên để đảm bảo phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp. Đảm bảo khách được chào đón thân mật ngay khi đến. Chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phàn nàn từ khách. Hướng dẫn nhân viên làm việc theo tiêu chuẩn 4 sao, đảm bảo sự hài lòng
cho khách hàng.
9. Tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn kèm cặp, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan tới nhân viên thuộc bộ phận.
10. Thường xuyên giám sát, tuần tra khu vực làm việc và khu vực công cộng, đảm bảo đúng tiêu chuẩn khách sạn 4 sao, đảm bảo thương hiệu của khách sạn. Có kế hoạch phát triển, điều chỉnh những thiếu sót một cách hợp lý, kịp thời.
11. Phân tích mức độ hài lòng của khách hàng và thực hiện kế hoạch để đạt được độ thỏa mãn cao của khách hàng thông qua kết quả ghi nhận điểm số hài lòng như mục tiêu đã đặt ra.
12. Đạt được mục tiêu doanh thu đã đề ra, kiểm soát chi phí nhân lực, tối đa hóa lợi nhuận của các phần hành thuộc bộ phận tiền sảnh. Tham gia vào việc xây dựng ngân sách hoạt động hàng năm và các kế hoạch tài chính hỗ trợ cho các mục tiêu chung của khách sạn.
13. Thực hiện đúng quy trình về đảm bảo an toàn trong giao dịch bằng tiền, bằng thẻ và các giao dịch tài chính khác. Các lệnh giao dịch qua thẻ phải được thực hiện phù hợp với quy định của khách sạn.
14. Thiết lập, thực hiện và duy trì các khóa đào tạo về khả năng xử lý các tình huống khẩn cấp; phát triển và duy trì mối quan hệ với cơ quan phòng cháy chữa cháy, cảnh sát và cứu thương.
15. Hỗ trợ kiểm soát doanh thu thông qua việc sử dụng tối đa các nguồn lực sẵn có.
16. Nâng cao tinh thần làm việc tập thể và chất lượng dịch vụ thông qua việc phối hợp, chia sẻ với các bộ phận khác. Các bộ phận thường xuyên làm việc gồm có kế toán, quản lý doanh thu, phòng kinh doanh, tổ chức sự kiện, bộ phận ẩm thực, buồng và bộ phận bảo trì.