Trưởng / Phó Bp Kho Vận

1. Quản lý và điều phối vận hành:
- Tổ chức, quản lý toàn diện các hoạt động Kho vận trong công ty
- Lập kế hoạch và phân công công việc cho toàn bộ nhân sự theo nhu cầu thực tế hàng ngày
- Kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện công việc của các cấp dưới
- Quyết định/đề xuất thưởng, phạt đối với nhân viên dưới quyền
- Sắp xếp và phân bổ nhân sự phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty
- Giám sát hoạt động của các kho hàng hóa (Sắt/BTP, Gia công, Nguyên liệu, Thành phẩm, Bán thành phẩm.
2. Quản lý nhập - xuất - tồn kho:
- Thực hiện đúng quy trình quản lý Kho, nhập xuất kho NVL, vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm
- Lập lịch nhập hàng hàng ngày, hàng tuần phục vụ yêu cầu sản xuất và các yêu cầu từ các phòng ban khác
- Tiếp nhận yêu cầu nhập kho thành phẩm, bán thành phẩm từ xưởng sản xuất và xuất kho cho bán hàng
- Báo cáo tồn kho hàng ngày, tuần, tháng đến Ban Tổng Giám đốc và các phòng ban liên quan
- Đối chiếu sổ sách hàng tháng, đảm bảo hàng hóa tồn kho thực tế đúng với sổ sách.
3. Kiểm kê và đánh giá tồn kho:
- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện kiểm kê kho định kỳ giữa năm, cuối năm, đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty
- Rà soát, thống kê các mặt hàng tồn kho chậm luân chuyển (quá 6 tháng, 12 tháng đến hạn sử dụng...) và gửi cảnh báo đến các phòng ban liên quan như QC, Kinh doanh... để có phương án xử lý kịp thời, phù hợp.
- Theo dõi và phân tích tỷ lệ sai lệch giữa giá trị vật tư thực tế và số liệu sổ sách, để xuất giải pháp khắc phục
4. Quản lý bảo quản, lưu trữ hàng hóa:
- Chịu trách nhiệm sắp xếp, lưu trữ, bảo quản an toàn hàng hóa, NVL, vật tư, thành phẩm
- Kiểm tra kho, sắp xếp lại hàng hóa vào cuối mỗi ngày
- Đảm bảo lưu trữ và duy trì chất lượng hàng hóa/sản phẩm không bị hư hỏng, thất thoát
- Chất xếp hàng hóa đúng theo sơ đồ Kho và tiêu chuẩn quản lý chất lượng của Công ty
- Giám sát hạ tầng kho bãi (mái, hệ thống chiếu sáng, chống côn trùng, vệ sinh)
- Thực hiện nguyên tắc FIFO/FEFO (First In First Out / First Expired First Out) cho từng loại hàng hóa.
- Kiểm tra hạn sử dụng, điều kiện lưu trữ đặc biệt (nóng, lạnh, thoáng mát).
- Phát hiện hàng hóa hỏng, thất thoát kịp thời và báo cáo
5. Báo cáo hoạt động:
- Lập báo cáo hoạt động kho và công tác quản lý kho định kỳ hàng tháng đến Ban Tổng Giám đốc.
- Báo cáo KPIs (tỷ lệ sai lệch tồn kho, hiệu suất giao hàng, chi phí lưu kho, tỷ lệ hàng hỏng hóc) hàng tháng.
- Kịp thời báo cáo đến Tổng Giám đốc những khó khăn, phát sinh trong quá trình thực hiện, yêu cầu hỗ trợ.
- Rà soát và đề xuất các giải pháp, phương án cải thiện năng suất, giảm chi phí.
- Phân tích xu hướng tồn kho, rủi ro, cơ hội.
- Báo cáo hàng năm về kết quả thực hiện KPIs, so sánh với kế hoạch
6. Quản lý thiết bị và tài sản:
- Quản lý, bảo dưỡng và sử dụng hiệu quả các trang thiết bị kho (xe nâng, kệ kho, pallet, công cụ hỗ trợ khác).
- Lập kế hoạch bảo trì định kỳ cho xe nâng, xe tải, kệ kho, pallet.
- Phối hợp và thực hiện kiểm tra an toàn thiết bị, đảm bảo đạt tiêu chuẩn an toàn.
- Lập và theo dõi chi phí bảo dưỡng, bảo hiểm thiết bị, đảm bảo không vượt ngân sách.
- Quản lý tài sản của phòng (xe, kệ, pallet, công cụ), kiểm kê 6 tháng/lần.
- Báo cáo định kỳ về tình trạng tài sản (khấu hao, thất thoát, hư hỏng).
- Lập danh sách thiết bị cần thay thế, đề xuất nâng cấp khi cần thiết.
7. Đào tạo và phát triển nhân sự:
- Đào tạo, phát triển, nâng cao kỹ năng, kiến thức, nghiệp vụ cho NV-CN thuộc phòng nhằm đảm bảo toàn bộ nhân viên được đào tạo theo kế hoạch được duyệt
- Tổ chức hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ chuyên môn cho nhân sự mới và hiện hữu
- Triển khai đào tạo SOP (Quy trình vận hành chuẩn) cho toàn bộ đội ngũ
- Thực hiện luân chuyển/hướng dẫn chéo nghiệp vụ giữa các Thủ kho để đa dạng hóa kỹ năng.
- Tổ chức huấn luyện định kỳ về An toàn vệ sinh lao động, PCCC và kỹ năng lái xe an toàn
- Đánh giá năng lực định kỳ, nhận diện những nhân viên có tiềm năng để phát triển.
- Xây dựng kế hoạch phát triển cho nhân sự chính.
8. An toàn, vệ sinh lao động và PCCC:
- Tham gia thực hiện các công tác đảm bảo an toàn trong khu vực phụ trách
- Đảm bảo công tác an toàn kho bãi, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy
- Hướng dẫn, giám sát và duy trì việc tuân thủ nghiêm các quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ tài sản
9. Xây dựng môi trường làm việc:
- Xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, công bằng, phù hợp với quy chế, quy định, văn hóa của Công ty.
- Quản lý kỷ luật, hành vi nhân viên theo quy định.
- Tham gia và đề xuất khen thưởng, xử lý vi phạm kỷ luật theo quy định Công ty nhằm nâng cao tinh thần, cảnh báo, cải tiến hiệu quả làm việc....
- Hỗ trợ giải quyết tranh chấp nội bộ, mâu thuẫn giữa nhân viên một cách công bằng.
- Duy trì các nguyên tắc làm việc: trách nhiệm, tôn trọng, hợp tác.
- Định hướng và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển kỹ năng, sự nghiệp.
10. Cải tiến liên tục
- Tham gia các chương trình, dự án thực hiện ISO, FSSC, HACCP, 5S của Công ty
- Đề xuất các giải pháp cải tiến bố trí mặt bằng, quy trình vận hành
- Rà soát qui trình quản lý kho nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động
- Phối hợp với các phòng ban để nâng cao chất lượng dịch vụ
11. Phối hợp với các bộ phận khác:
- Phối hợp chặt chẽ với Phòng Kinh doanh trong kế hoạch giao hàng, quản lý đơn hàng
- Phối hợp với Phòng QC/KD về yêu cầu kiểm tra hàng hóa
- Phối hợp với Phòng Sản xuất về lịch nhập/xuất kho
- Phối hợp với Phòng Tài chính về báo cáo tồn kho, chi phí quản lý
- Phối hợp với Phòng HCNS về quản lý nhân sự, đào tạo
12. Công việc khác:
- Các nhiệm vụ khác được phân công phù hợp với chức năng, nhiệm vụ theo vị trí công việc được giao.