Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự - HR & Admin Manager

I. Tóm tắt vị trí
Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) là thành viên chủ chốt của GPA Việt Nam với trách nhiệm xây dựng một đội ngũ vững mạnh để đạt được thành tích thành công trong quản lý nguồn nhân lực và công tác hành chính của GPA Việt Nam. Trưởng Phòng Hành chính Nhân sự báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc (CEO) của GPA Việt Nam cũng như tham gia vào hầu hết các hoạt động của GPA Việt Nam, bao gồm việc thiết lập chiến lược, quản lý nhân sự và công tác hành chính. Yêu cầu đối với công việc này là tư duy phân tích, đổi mới và trách nhiệm. Đồng thời, người giữ vai trò này phải có khả năng tư vấn trực tiếp, cung cấp dịch vụ và quản lý mối quan hệ với người lao động, đồng nghiệp và đối tác, nhà cung cấp của GPA. Cuối cùng, với tư cách là thành viên của GPA Việt Nam, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự sẽ thực hiện và duy trì các tiêu chuẩn đạo đức của GPA trong mọi tình huống.
III. Nhiệm vụ và Trách nhiệm
1. Tổ chức và hoạch định nguồn nhân lực
- Tư vấn cho Ban Giám đốc trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự tại công ty và các đơn vị thành viên.
- Xây dựng, thực hiện các chương trình/ kế hoạch nhân lực
2. Tuyển dụng
- Lên chiến lược và lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm
- Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng để đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu nhân sự của tổng công ty.
- Quản lý kinh phí tuyển dụng và đào tạo để đảm bảo tính hiệu quả của các hoạt động này
- Tham vấn cho các đơn vị trong việc đánh giá và tuyển chọn ứng viên.
- Đánh giá hiệu quả của các kênh tuyển dụng.
3. Đào tạo và phát triển nhân lực
- Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các chương trình đào tạo
- Đề xuất các khóa đào tạo phù hợp và các giải pháp huấn luyện tại chỗ (như kèm cặp, luân chuyển công việc ...)
- Kiểm soát quy trình đào tạo và đánh giá hiệu quả sau đào tạo.
4. Đánh giá thành tích CBNV
- Tổ chức, thực hiện, giám sát chương trình đánh giá nhân viên định kỳ hàng tháng/quý/năm (đánh giá năng lực, tinh thần...) theo đúng quy trình chính sách Công ty.
5. Các chế độ chính sách & quan hệ lao động
- Xây dựng hệ thống thang bảng lương, quy chế lương, hợp đồng lao động, nội quy lao động
- Quản lý vấn đề về chấm công, bảng lương, bảo hiểm, các chế độ phúc lợi cho NLĐ hàng tháng;
- Đề xuất các biện pháp nhằm thúc đẩy, khuyến khích nhân viên làm việc chủ động, hiệu quả thông qua các chế độ về lương, thưởng, phúc lợi... phù hợp với tình hình thực tế và theo quy định Công ty.
- Cập nhật và duy trì các chính sách nội bộ về đạo đức, hành vi nhân viên trong sổ tay nhân viên.
- Chỉ đạo, hướng dẫn giải quyết các vấn đề về quan hệ lao động (tranh chấp lao động, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc . . .)
- Chủ động phối hợp, trao đổi với các phòng/ ban/ đơn vị để nắm rõ tâm tư, nguyện vọng của người lao động và làm cầu nối giữa người lao động và Ban lãnh đạo Công ty.
- Đề xuất các giải pháp xây dựng môi trường làm việc phù hợp với văn hóa và định hướng chiến lược của Công ty nhằm duy trì, ổn định nguồn nhân lực.
- Tổ chức các hoạt động gắn kết, team building.
6. Công tác hành chính
- Lập kế hoạch và quản lý chi phí hành chính.
- Hỗ trợ, hướng dẫn các phòng ban trong công việc hành chính (thủ tục, giấy tờ, xe cộ đi công tác,...)
- Xây dựng & triển khai hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
- Quản lý các công tác về vệ sinh văn phòng, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động.
- Xây dựng & thực hiện kế hoạch bảo trì bảo dưỡng các máy móc, thiết bị.
- Tiếp và giải quyết các vấn đề với cơ quan chức năng.
- Tìm và làm việc với các bên cho thuê địa điểm văn phòng/trụ sở mới hoặc mở rộng khi có nhu cầu.
- Chịu trách nhiệm về thủ tục tài trợ visa, hồ sơ giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài làm việc với Công ty.
7. Nhiệm vụ khác
- Xây dựng, thiết lập mục tiêu, kế hoạch thực hiện của bộ phận
- Quản lý, giám sát hiệu quả hoạt động cũng như nâng cao chuyên môn của nhân sự thuộc bộ phận
- Chịu trách nhiệm về tình hình và kết quả công việc của bộ phận Hành chính - Nhân sự.
- Chịu trách nhiệm báo cáo lên Ban Lãnh đạo Công ty về hoạt động của bộ phận Hành chính- Nhân sự định kỳ hàng tháng/quý/năm và theo yêu cầu.
- Các công việc, dự án khác của công ty phù hợp với năng lực và thời gian khi có yêu cầu.
III. Tiền lương và Các phúc lợi khác
- Lương cố định thỏa thuận theo năng lực
- Thưởng: Tháng lương thứ 13 nếu công ty đạt chỉ tiêu tài chính chung.
- Thưởng khác: Với nhân sự vượt chỉ tiêu cá nhân, Công ty sẽ có mức thưởng khác do Tổng giám đốc đề xuất và HĐQT phê duyệt.
- Phúc lợi: Ngoài lương cố định, nhân viên sẽ được hưởng hỗ trợ tiền ăn trưa và tiền gửi xe và các phúc lợi khác theo quy định của Công ty.
- Ưu đãi: Toàn thể nhân viên GPA được hưởng chế độ ưu đãi khi cho con theo học các chương trình của Công ty theo chính sách cho từng sản phẩm với mức phí giảm từ 30% trở lên.
- Nghỉ phép: Toàn thể nhân sự được hưởng 12 ngày nghỉ phép và 5 ngày nghỉ ốm/chăm con ốm/năm khi đã là nhân viên chính thức. Nhân viên nữ có con dưới 2 tuổi được làm việc tại nhà vào cuối tuần, trừ các vị trí kinh doanh.
- Bảo hiểm: Công ty GPA Việt Nam cam kết đóng bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội cho tất cả các cán bộ làm việc toàn thời gian tại Công ty.