Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

1. Trách nhiệm
1.1. Công tác Nhân sự
- Hoạch định:
+ Xây dựng, điều chỉnh chiến lược chức năng và kế hoạch phát triển nguồn nhân lực phù hợp theo định hướng chiến lược chung của Công ty.
+ Xây dựng kế hoạch tổng hợp các hoạt động (tháng, quý, năm) và ngân sách năm của phòng.
+ Xây dựng kế hoạch nhân sự: Xác định nhu cầu từng bộ phận và toàn Công ty theo định biên nhân sự, kế hoạch hàng năm và chiến lược của Công ty. Xác định kế hoạch tuyển dụng, sa thải hoặc điều chuyển nội bộ, tái bố trí nhân sự.
+ Đề xuất quy hoạch lộ trình thăng tiến nguồn nhân lực của Công ty. Xây dựng các kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên trong Công ty, kịp thời phát hiện các nhân tố tích cực để có biện pháp phát triển đội ngũ tiềm năng, kế thừa tại tất cả các vị trí trong Công ty.
+ Xây dựng kế hoạch tiền lương hàng năm: Kế hoạch quỹ tiền lương tương ứng với kế hoạch nhân sự, phối hợp với các phòng, ban đề xuất với Ban Giám đốc công ty xét nâng lương hàng năm hoặc đột xuất đối với CBNV có nhiều thành tích trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Tổ chức:
+ Tham gia nghiên cứu, xây dựng, triển khai phổ biến cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý điều hành Công ty.
+ Tham gia cùng các phòng ban thiết lập, tổ chức và liên tục cải tiến nhằm hoàn thiện các quy chế, quy trình về công tác quản trị nhân sự, bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc.
+ Đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, định biên, bố trí sắp xếp nhân sự nhằm đạt mục tiêu là bố trí nhân sự đúng về chuyên môn, phù hợp với năng lực để ngày càng nâng cao hiệu quả làm việc.
+ Tổ chức triển khai thực hiện các chương trình huấn luyện, đào tạo (nội bộ, bên ngoài) về các quy chế, quy trình cho CBNV theo chủ trương và chính sách phát triển của Công ty.
+ Xây dựng chính sách hỗ trợ CBNV học tập và nâng cao trình độ.
+ Tham gia Hội đồng khen thưởng - kỷ luật để thực hiện đánh giá, xử lý khen thưởng- kỷ luật, bổ sung đề bạt, thuyên chuyển hoặc sàng lọc các nhân sự không còn đáp ứng về phẩm chất và phù hợp với năng lực làm việc.
- Lãnh đạo:
+ Thường xuyên tìm hiểu, nắm bắt tâm tư, tình cảm, nguyện vọng của CBNV để đề xuất các biện pháp giải quyết.
+ Đề xuất các biện pháp xây dựng nề nếp, văn hóa Công ty.
+ Tham gia cùng các Trưởng bộ phận giải quyết các mâu thuẫn nội bộ
+ Hoà giải các xung đột lao động phát sinh.
+ Hướng dẫn, đào tạo nhân viên thuộc bộ phận thực hiện các công việc đúng quy trình, quy định của Công ty và pháp luật.
- Kiểm soát:
+ Theo dõi, đánh giá và giám sát việc sử dụng nhân sự và dự báo tình hình biến động nhân sự tại các phòng ban.
+ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ, chính sách nhân sự đối với người lao động như lương, thưởng, BHYT, BHXH, Bảo hiểm tai nạn, Bảo hiểm thất nghiệp, các chế độ phúc lợi... theo quy chế của Công ty.
+ Trực tiếp kiểm tra xử lý các trường hợp vi phạm nội quy, quy chế Công ty.
+ Giám sát thực hiện công tác đánh giá hiệu quả làm việc, tính trả lương cho CBNV
+ Đề xuất điều chỉnh các chính sách, chế độ, quy chế, quy định, quy trình liên quan đến công tác HCNS của Công ty.
+ Xây dựng tiêu chí đánh giá và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng.
1.2. Công tác Hành chính
- Hoạch định:
+ Xây dựng kế hoạch ngân sách, sử dụng (tháng, quý, năm): Sửa chữa, bảo trì, bảo hành, điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, mua sắm các trang thiết bị, công cụ dụng cụ... phục vụ mục đích kinh doanh của Công ty.
+ Xây dựng phương án PCCC, an ninh trật tự, các tiêu chuẩn vệ sinh trong Công ty.
- Tổ chức:
+ Tổ chức các buổi lễ, hội thảo, hội nghị, phong trào... của Công ty.
+ Thực hiện cung cấp các trang thiết bị, dụng cụ làm việc, văn phòng phẩm, đồng phục cho các phòng ban và các hoạt động của Công ty.
+ Tổ chức công tác lễ tân, tiếp đón khách và đưa khách trong và ngoài nước. Thực hiện các dịch vụ lưu trú, đi lại, ăn uống... cho khách và CBNV.
+ Quản lý việc lắp đặt, sử dụng, kiểm tra, nâng cấp, cải tạo, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng thay thế phụ tùng thiết bị hệ thống điện, máy mọc, điện thoại văn phòng.
+ Tổ chức và theo dõi công tác bảo vệ tài sản, con người của Công ty. Duy trì an ninh, trật tự nội bộ trong suốt thời gian làm việc và ngoài giờ hành chính.
+ Tổ chức công tác lưu trữ, sắp xếp giấy tờ hành chính, hồ sơ tài liệu 1 cách khoa học và chặt chẽ.
- Lãnh đạo:
+ Thường xuyên nắm tình hình nhu cầu sử dụng của các phòng, ban để đáp ứng kịp thời các nhu cầu của phòng, ban.
+ Nhắc nhở các phòng, ban sử dụng tiết kiệm các nguồn lực của Công ty, cùng bảo quản công cụ, dụng cụ, giữ gìn vệ sinh môi trường làm việc chung của Công ty.
- Kiểm soát:
+ Xây dựng định mức và kiểm tra, giám sát việc cấp phát, sử dụng văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại, đồng phục, trang bị bảo hộ lao động, công cụ, dụng cụ làm việc, ... so với định mức và ngân sách.
+ Theo dõi và kiểm tra việc cấp phát, thanh quyết toán việc sử dụng điện thoại, điện, văn phòng phẩm, phụ tùng thay thế thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, quà biếu, điện thoại, dồng phục và chi phí hành chính khác.
+ Chủ trì thu hồi, bàn giao sử dụng công cụ - dụng cụ, tài sản giữa các phòng ban hoặc khi nhân viên nghỉ việc.
+ Theo dõi kiểm tra việc thực hiện công tác chuẩn bị cho các chuyến công tác theo kế hoạch của Công ty và nhân viên (xe, book vé máy bay, đặt phòng khách sạn...) đã được phê duyệt.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc
2. Quyền hạn
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng HCNS của Group.
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng.
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển... đối với nhân viên trong phòng.
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
- Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả.
- Xử lý các sai phạm của CBNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước.
- Ký các văn bản theo "Giấy ủy quyền" từ Ban giám đốc nhằm thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HCNS.