Trưởng phòng Hành chính quản trị - CSKH

Mô tả Công việc
* Nhiệm vụ Phụ trách tổ CSKH
- Lập kế hoạch, chiến lược tuần/tháng/quý cho đội ngũ CSKH theo định hướng của Trưởng phòng CSKH/ Ban Giám Đốc
- Quản lý, đào tạo, điều phối toàn bộ nhân viên tiếp tân, hướng dẫn bệnh CSKH tại Tầng 1 và Tầng 2
- Xử lý, trực tiếp báo cáo hàng ngày/tuần/tháng, trực tiếp từ khâu hướng dẫn bệnh, giải đáp, tư vấn mọi thông tin về các chương trình từ P.KDTT
- Thay mặt Ban Giám đốc trao đổi xử lý nhanh các tình huống hỗ trợ bác sĩ - điều dưỡng trong công việc đảm bảo sự thuận tiện và nhanh nhất cho KH
* Nhiệm vụ Hành chính
- Tổ chức quản lí con dấu, hồ sơ pháp lý của công ty theo các quy định hiện hành;
- Tổ chức hệ thống quản lý, lưu trữ các văn bản đi, các văn bản đến, hợp đồng mua bán theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư;
- Tổ chức thực hiện xây dựng dự thảo biểu mẫu báo cáo, công văn, chỉ thị, quyết định... của Bệnh viện theo yêu cầu của Ban Giám đốc;
- Xét duyệt cấp phát giấy giới thiệu cho CBNV Bệnh viện theo sự ủy nhiệm của Ban Giám đốc;
- Phân công và quản lý đội ngũ tiếp đón khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với Bệnh viện; quyết định lịch cho các cuộc họp không có sự tham dự của Ban Điều hành và phân công trách nhiệm trang trí, khánh tiết, hậu cần đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị, sự kiện toàn Bệnh viện;
- Tổ chức phục vụ các chuyến công tác ngoài Bệnh viện (Đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, công việc khác...);
- Quản lý và thực hiện PR, PO và cấp phát: công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, tạp phẩm, vật tư tiêu hao hành chính, biểu mẫu hành chính...;
- Tổ chức quản lý và kiểm soát hồ sơ thanh toán các dịch vụ: Văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ, vật tư tiêu hao, nước uống, máy photocopy, văn phòng phẩm, in ấn, chuyển phát nhanh, và các chi phí liên quan đến hậu cần (tiếp khách, sự kiện...);
- Quản lý công tác công đoàn;
- Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng để trình Ban Giám đốc Bệnh viện duyệt và tổ chức thực hiện, kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả, chống thất thoát lãng phí;
- Hàng tháng tổng kết, phân tích và nhận xét hoạt động mua sắm, sử dụng các hạng mục vật tư phụ trách của các khoa/phòng và báo cáo Ban Giám Đốc để Giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỉ luật;
- Giám sát kho hành chính, hối hợp kế toán kiểm tra danh mục văn phòng phẩm.