Tuyển dụng Project Control and Operation Associate (EDMS, Contract Administration, Payment, Tendering)/ Trợ lý Ban Kiểm soát Dự án và Vận Hành tại Hồ Chí Minh

- Reporting to the Project Control Manager while supporting the successful delivery of one or multiple wind and solar projects through the following tasks (including but not limited to): Project Procedure Drafting and Control, Contract Drafting, Contract Amendment Drafting, Contract Management, Payment Schedule and Progress Control, Project Budget and Cash Flow Control, Project Schedule Preparation and Control, project management and operational systems set-up and maintenance support.
Bạn sẽ chịu trách nhiệm báo cáo lên Trưởng Ban Kiểm soát Dự án trong phạm vi hỗ trợ quản lý thực hiện thành công cho một hoặc nhiều hơn các dự án điện gió và mặt trời thông qua các công việc sau (bao gồm nhưng không giới hạn): Soạn và Quản lý Quy trình Quản lý Dự án, Soạn Hợp đồng, Điều chỉnh Hợp đồng, Quản lý Hợp đồng, Quản lý Kế hoạch và Tiến độ Thanh toán, Ngân sách, Dòng tiền, Lập Tiến độ, và Quản lý Tiến độ, hỗ trợ quản lý dự án, thiết lập hệ thống vận hành và bảo trì.
- You are member of projects core team based in UPCRVM offices.
Bạn là thành viên chủ chốt tham gia các dự án và làm việc tại các văn phòng của UPCRVM.
- You are deemed to travel to site as needed for contract negotiation and control amendment negotiation, payment document checking, handling contract claims and conflicts, support and training, project management and operational systems set-up and maintenance support.
Bạn có thể cần ra công trường tham gia công tác đàm phán hợp đồng, điều chỉnh hợp đồng, kiểm tra hồ sơ thanh toán, giải quyết các phát sinh và mâu thuẫn hợp đồng, hỗ trợ và đào tạo về quản lý dự án, vận hành và bảo trì khi yêu cầu.
Responsibilities/Trách nhiệm
- To enforce safety and environmentally friendly working procedures in order to ensure the excellent safety record and encourage the employee participation in health and safety matter and in order to comply with statutory requirements and HSE/CSR UPCRVM's guidelines and expectations.
Thực thi các qui trình làm việc an toàn và thân thiện với môi trường nhằm đảm bảo đúng mục tiêu an toàn tuyệt đối và khuyến khích nhân viên tham gia vào các vấn đề về sức khoẻ và an toàn sao cho tuân thủ các yêu cầu bắt buộc và kỳ vọng về An Toàn Sức Khỏe Môi Trường (HSE) và Trách Nhiệm Xã Hội Cộng Đồng (CSR) của UPCRVM.
- Support the Project Control Manager to establish, develop and maintain the Project Management Procedure System, train and instruct Project Site Teams to comply with the established Project Management Procedure System, ensure the project database coding and filing of various projects and contracts to be performed and complied by the Client, Consultants, and Contractors in accordance with the established Project Management Procedures, codes and standards.
Hỗ trợ Trưởng Ban Kiểm soát Dự án thiết lập, phát triển và duy trì Hệ thống các Quy trình Quản lý Dự án, đào tạo và hướng dẫn các Nhân viên Công trường Dự án thực hiện theo đúng hệ thống Quy trình đã thiết lập, đảm bảo công tác lưu trữ cơ sở dữ liệu dự án tại của các dự án và hợp đồng khác nhau được thực hiện bởi nội bộ Chủ đầu tư, Tư vấn và Nhà thầu theo đúng theo hệ thống Quy trình, quy định và tiêu chuẩn đã thiết lập.
- Support the Project Management Team to monitor the compliance of contract terms and conditions, handle contract claims and conflicts, establish and monitor the records of all correspondence related to contract activities to be performed by Project Site Team.
Hỗ trợ Trưởng Ban Kiểm soát Dự án trong công tác thương thảo hợp đồng, giám sát việc tuân thủ các điều khoản của hợp đồng, giải quyết các phát sinh và mâu thuẫn hợp đồng, thiết lập và giám sát công tác lưu trữ tất cả các thư từ liên quan đến các hoạt động của hợp đồng của các Nhân viên Công trường Dự án.
- Support the Payment as well as the preparation of Payment Schedules, Project Cash Flow and Budget, Payment Progress reports, cost control of multiple projects in accordance with the project's periodic progress control requirements, ensuring all projects to be completed within their disbursement schedules.
Hỗ trợ công tác Thanh toán, bao gồm soạn thảo các Kế hoạch Thanh toán, Dòng tiền và Ngân sách thuộc Dự án, báo cáo về Tiến độ Thanh toán, Tiến độ hoàn thành, chi phí của nhiều dự án khác nhau theo các kỳ yêu cầu của dự án đảm bảo các dự án được thực hiện đúng kế hoạch giải ngân đã lập.
- Duties of this position also involve project cost control work, requiring the ability to work with and understand budgets, coding, man hour/ day/ month performance systems and reports, and other elements of overall project monitoring.
Trách nhiệm của vị trí này yêu cầu các công tác về quản lý chi phí, đòi hỏi khả năng làm việc và hiểu được các ngân sách dự án, hệ thống mã hóa, hệ thống và báo cáo, thực hiện công việc theo tháng/ ngày/ giờ công, và các yêu tố khác trong kiểm soát kế hoạch tổng thể.
- Support to set up the Schedule and control the Project Progress during the Construction Phase so as to be suitable with project specific scales. Support the Progress Control process for the Company's projects.
Hỗ trợ Lập Kế hoạch và Quản lý Tiến độ cho Giai đoạn Xây dựng sao cho phù hợp với các quy mô dự án cụ thể. Hỗ trợ trong tiến trình Quản lý Tiến độ cho các dự án của Công ty.
- During the Construction Phase, support the Project Management Team to make sure that project status and impacts on overall portfolio shall be periodically updated. This task shall include work at the time distance estimate level and project plan and project portfolio master scheduling. In particular, the following workflow should be ensured: (i) develop work breakdown structures, resource, cost and budget plans; (ii) update project portfolio, master and project plans and dependencies with new information as changes occur, e.g. timelines and delays; (iii) prepare progress reports; and (iv) review different versions of project portfolio schedules, master schedules and project plans; (v) provide solutions to schedule delays and changes.
Trong Giai đoạn Xây dựng, hỗ trợ Trưởng nhóm Quản lý Dự án đảo bảo tình hình dự án và các tác động tới danh mục dự án tổng thể được cập nhật định kỳ. Công tác này sẽ bao gồm các công việc ở mức độ ước lượng khoảng cách thời gian và lập kế hoạch dự án và kế hoạch tổng thể của danh mục dự án. Cụ thể hơn, chuỗi công việc sẽ cần phải đảm bảo như sau: (i) phát triển các cấu trúc bóc tách hạng mục công việc, nguồn lực dự án, kế hoạch ngân sách và chi phí; (ii) cập nhật kế hoạch danh mục dự án, kế hoạch tổng thể và kế hoạch của dự án cũng như mối quan hệ tương tác với những thông tin mới khi có thay đổi, như về mốc thời gian và chậm tiến độ; chuẩn bị báo cáo tiến độ; (iv) xem xét các phiên bản kế hoạch danh mục dự án, kế hoạch tổng thể và kế hoạch dự án; và (v) đề xuất giải pháp cho các chậm trễ tiến độ và các thay đổi trong kế hoạch.
- To perform knowledge sharing in order to enhance the professional development within the organization and to promote professional innovation.
Thực hiện việc chia sẻ kiến thức nhằm tăng cường sự phát triển nghề nghiệp trong tổ chức và thăng tiến đổi mới trong nghề nghiệp.
- Maintain project data-bases and keep them in line with the Company's filling process.
Duy trì cơ sở dữ liệu dự án và phù hợp với quy trình lưu trữ hồ sơ của công ty.
- Support for the EC department for other various tasks, as requested. Scope of works will be adapted according to the resources of EC department and requirement of projects in progress (development and construction phases).
Hỗ trợ các công việc khác trong Bộ phận Xây dựng và Kỹ thuật, khi có yêu cầu. Vai trò trách nhiệm sẽ được cập nhật tùy theo nguồn lực của Bô phận Xây dựng và Kỹ thuật cũng như yêu cầu của các dự án đang diễn ra (giai đoạn phát triển và xây dựng).
- At the direction of your line manager, from time to time you will be expected to carry out any other duties that may reasonably be required in line with your main duties.
Dưới sự chỉ thị của quản lý trực tiếp của bạn, bạn sẽ nhận các yêu cầu công việc khác mà phù hợp với các nhiệm vụ chính của bạn.