Kỹ năng cần có của Trưởng phòng thu mua

Không ai có thể phủ nhận tầm quan trọng của các kỹ năng trong công việc, cho dù bạn có trình độ hay số năm kinh nghiệm như thế nào nhưng nếu thiếu kỹ năng thì vẫn rất khó để có thể thành công. Vậy, với những vị trí quản lý thì nguyên tắc này có khác đi? Hãy cùng JobOKO tìm hiểu kỹ năng cần có của trưởng phòng thu mua để hiểu rõ hơn bạn nhé.

MỤC LỤC:
I. Trách nhiệm của Trưởng phòng thu mua
II. Kỹ năng cần có của Trưởng phòng thu mua để thành công trong sự nghiệp

Trưởng phòng thu mua không thể thiếu các kỹ năng mềm thiết yếu

I. Trách nhiệm của Trưởng phòng thu mua

Trưởng phòng thu mua quản lý bộ phận thu mua, mua hàng trong doanh nghiệp, phụ trách giám sát các chiến lược mua nguyên vật liệu, hàng hóa. Trưởng phòng thu mua sẽ đánh giá nhu cầu mua hàng, xác định nhà cung cấp phù hợp và đàm phán các thỏa thuận. Là những chuyên gia hàng đầu trong ngành, bạn cũng xây dựng, quản lý và đào tạo đội ngũ nhân viên/ chuyên viên thu mua, tạo và duy trì việc thực thi các chiến lược, chính sách liên quan đến mua hàng có lợi nhất cho doanh nghiệp.

Đọc thêm: Trưởng phòng thu mua là làm gì? Mô tả công việc Trưởng phòng thu mua

II. Kỹ năng cần có của Trưởng phòng thu mua để thành công trong sự nghiệp

Khi nói đến kỹ năng cần có của trưởng phòng thu mua, chúng ta không thể không kể đến những kỹ năng như là:

1. Kỹ năng đàm phán

Làm việc trong lĩnh vực thu mua, nhất là trong vai trò quản lý như trưởng phòng thu mua, bạn sẽ cần phải thỏa thuận, đàm phán với các nhà cung cấp để đạt được nhiều điều kiện giao dịch có lợi. Sự thành công hay thất bại của thương vụ phụ thuộc vào việc bạn có thể thương lượng như thế nào với các nhà cung cấp lớn. Đàm phán là một quá trình trong đó bạn và nhà cung cấp có các yêu cầu mâu thuẫn nhau đạt được một thỏa thuận cùng có lợi.

Mục tiêu của quá trình đàm phán là đảm bảo các nguyên tắc sau: Sản phẩm hoặc dịch vụ đúng giá, đúng thời điểm, đúng địa điểm và đúng số lượng. Trưởng phòng thu mua sẽ phải cân bằng các quyền lợi này.

2. Nhạy bén về quản lý tài chính

Trưởng phòng thu mua phải có khả năng đưa ra các quyết định thông minh, hiệu quả bằng cách đánh giá dựa trên sự hiểu biết về các yếu tố tài chính. Sự nhạy bén, năng lực tài chính cũng sẽ giúp bạn hiểu và thương lượng để đảm bảo mọi khoản chi của bộ phận không vượt ngân sách.

3. Đánh giá hợp đồng

Quản lý việc ký kết hợp đồng, thực hiện và phân tích để tối đa hóa hiệu suất hoạt động và tài chính trong tổ chức của bạn, đồng thời giảm rủi ro tài chính phụ thuộc vào việc trưởng phòng thu mua có kỹ năng quản lý hợp đồng hay không. Đồng thời, kỹ năng này cũng đảm bảo mối quan hệ giữa công ty bạn và nhà cung cấp trở nên tích cực hơn trong khi vẫn tuân thủ các điều khoản và giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả.

4. Kỹ năng phân tích

Để giải quyết các vấn đề phức tạp (và cả không phức tạp nhưng cần sự đa tác vụ) bằng cách đưa ra các quyết định hợp lý với thông tin sẵn có, trưởng phòng thu mua cần có kỹ năng phân tích. Phân tích bằng chuyên môn, kinh nghiệm, dựa vào các công cụ phân tích số liệu... giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn và sáng suốt nhất bằng cách thu thập thông tin, trình bày rõ ràng và giải quyết các vấn đề tác động đến quá trình thu mua.

5. Tìm nguồn cung ứng chiến lược

Nguồn cung ứng chiến lược, đối tác và nhà cung cấp đáng tin cậy là một trong những yếu tố đảm bảo thành công cho hoạt động kinh doanh của các công ty, tổ chức. Do đó, kỹ năng tìm nguồn cung ứng chiến lược cũng cực kỳ cần thiết đối với một trưởng phòng thu mua. Thành thạo kỹ năng này, bạn có thể phân tích các giao dịch mua với khối lượng lớn và phát triển quan hệ đối tác lâu dài với một nhóm các nhà cung cấp được chọn có khả năng mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng với chi phí thấp.

6. Quản trị rủi ro

Đây là khả năng thực hiện các chiến lược quản lý cả rủi ro hàng ngày và rủi ro bất ngờ của các dự án thu mua. Nói cách khác, bạn sẽ phải liên tục phân tích, dự đoán và đánh giá rủi ro của các hợp đồng tiềm năng để qua đó có biện pháp, kế hoạch dự trù nhằm giảm thiểu nguy cơ bị thua lỗ, thất thoát do dự án đổ bể.

Để thành công trong công việc, Trưởng phòng thu mua cần trau dồi kỹ năng lãnh đạo, quản trị rủi ro,... tốt

7. Kỹ năng lãnh đạo

Để quản lý nhân sự của bộ phận thu mua, một trong những kỹ năng cần có và quan trọng bậc nhất của trưởng phòng thu mua là khả năng lãnh đạo. Từ đánh giá năng lực, điểm yếu của từng nhân viên để phân công công việc hợp lý, đào tạo, hướng dẫn đến thúc đẩy nhân viên và đánh giá hiệu suất của họ đều cần kỹ năng lãnh đạo. Càng xuất sắc trong việc dùng người thì bạn càng có khả năng đạt được thành công đáng nể trong vai trò này.

Đọc thêm: 5 bí quyết để phát triển kỹ năng lãnh đạo

8. Kỹ năng công nghệ

Kỹ năng tin học văn phòng, sử dụng các phần mềm cộng tác và phần mềm quản lý dự án là những kỹ năng mà trưởng phòng thu mua nào cũng phải thành thạo. Nhờ vậy, bạn sẽ quản lý, giám sát, theo dõi các dự án thu mua một cách hiệu quả, chính xác, phát hiện vấn đề kịp thời và xử lý tốt nhất.

9. Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình

Là một trưởng phòng thu mua, kỹ năng giao tiếp, tương tác, thuyết trình và thuyết phục cực kỳ ý nghĩa trong việc xây dựng mối quan hệ với nhân viên, với ban giám đốc, các nhà cung cấp và đối tác. Có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời cả bằng văn bản và lời nói sẽ không chỉ giúp bạn thành công hơn trong công việc mà còn tạo tiền đề để bạn dễ thăng tiến, thành công trong tương lai.

JobOKO vừa giới thiệu đến bạn top kỹ năng cần có của trưởng phòng thu mua. Mặc dù bộ kỹ năng này là kỹ năng nâng cao, có hơi phức tạp nhưng bạn hoàn toàn có thể rèn luyện từng bước, theo từng giai đoạn, thành thạo từ việc thực hành nhiều trong thực tế.