Mô tả công việc của Nhân viên thủ tục

Nhân viên thủ tục (Document Staff) là tên gọi chung của vị trí chuyên về chuẩn bị, hoàn thiện giấy tờ, hồ sơ phục vụ mục đích xin giấy phép, hợp tác kinh doanh ở thị trường trong nước và quốc tế. Có các vai trò Nhân viên thủ tục như: Nhân viên thủ tục hải quan, Nhân viên thủ tục đầu tư, Nhân viên thủ tục hợp đồng, v.v. Khi kinh tế, thương mại phát triển và mở rộng thì Nhân viên thủ tục cũng ngày càng có tầm quan trọng với việc đảm bảo doanh nghiệp tăng trưởng bền vững trong khi tuân thủ đầy đủ các quy định, luật pháp. Một tên gọi khác của Nhân viên thủ tục có thể là Nhân viên chứng từ.

MỤC LỤC:
1. Mô tả công việc của Nhân viên thủ tục
2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Nhân viên thủ tục

Công việc của Nhân viên thủ tục là làm gì?

1. Mô tả công việc của Nhân viên thủ tục

Các vị trí việc làm Nhân viên thủ tục khác nhau sẽ thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, ví dụ Nhân viên thủ tục hải quan thì chuyên lo giấy tờ xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa. Trong bản mô tả công việc này, chúng ta sẽ tập trung vào trách nhiệm của Nhân viên thủ tục nói chung:

• Soạn thảo hợp đồng, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ theo nội dung đã được ban quản lý phê chuẩn.
• Hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan đến xin giấy phép dự án, thủ tục quản lý, xuất nhập hàng hóa, khai báo hải quan.
• Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, mời thầu, phối hợp tốt với các bộ phận liên quan để đảm bảo không có sai sót nào xảy ra.
• Cập nhật tình hình các thủ tục giấy tờ, hồ sơ và giải quyết khi có vấn đề phát sinh.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các cơ quan quản lý, cơ quan chức năng, bên thứ 3, khách hàng và đối tác.
• Lập và gửi báo cáo kịp thời về tiến độ cho quản lý.
• Hỗ trợ các công việc khác liên quan đến hành chính văn phòng, xuất nhập khẩu, nghiên cứu dự án đầu tư.

Đọc thêm: Công việc của Nhân viên chứng từ là làm gì?

Những kỹ năng nhân viên thủ tục cần có để hoàn thành tốt công việc

2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Nhân viên thủ tục

Những Nhân viên thủ tục xuất sắc có khả năng làm việc độc lập, khôn khéo trong giao tiếp, linh hoạt và nhạy bén. Mỗi doanh nghiệp sẽ có yêu cầu cụ thể khác nhau với Nhân viên thủ tục nhưng những tiêu chí tuyển dụng cơ bản nhất thường là:

• Bằng Cử nhân các chuyên ngành Xuất nhập khẩu, Quản trị kinh doanh, Kế toán Kiểm toán, Nhân sự hoặc lĩnh vực liên quan.
• Kinh nghiệm làm việc trong vai trò Nhân viên thủ tục, Nhân viên chứng từ hoặc các vị trí quản lý dự án, v.v. sẽ được ưu tiên.
• Kiến thức cơ bản về luật lao động và doanh nghiệp.
• Am hiểu các quy định, nghị định và luật pháp quốc tế về đầu tư, đấu thầu, hợp tác kinh doanh.
• Thành thạo MS Office và MS Excel, Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS)
• Kỹ năng hành chính văn phòng, đánh máy và soạn thảo hợp đồng, hoàn thiện hồ sơ.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và lưu trữ dữ liệu.
• Cẩn thận, chăm chỉ, chú ý đến chi tiết.
• Giao tiếp tốt cả bằng văn bản và lời nói, giỏi tạo dựng mối quan hệ.

Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng tổ chức, phân công công việc hiệu quả

Mô tả công việc Nhân viên thủ tục cung cấp cho ứng viên những thông tin chi tiết, đầy đủ nhất về vai trò này, giúp bạn cân nhắc, đánh giá bản thân trước khi ứng tuyển. Đối với nhà tuyển dụng, mô tả công việc này có thể là tiền đề để điều chỉnh thông báo tuyển dụng sao cho phù hợp, chi tiết nhất, hướng đến tuyển đúng người đúng việc. Vai trò Nhân viên thủ tục có nhiều cơ hội việc làm, đặc biệt là trong các công ty xuất nhập khẩu, xây dựng, thiết kế.