Phần mềm BPM là gì? nó giúp gì cho doanh nghiệp?

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì mỗi ngành nghề đều những công cụ hỗ trợ riêng. Nếu lĩnh vực nhân sự có phần mềm HRM thì ngành kinh doanh có thể sử dụng BPM. Những ai chưa biết BPM là gì và lợi ích của phần mềm đối với doanh nghiệp ra sao thì hãy theo dõi bài viết sau nhé.

MỤC LỤC:
I. Phần mềm BPM là gì?
II. Phần mềm BPM giúp gì cho doanh nghiệp?

Tìm hiểu về phần mềm BPM chi tiết

I. Phần mềm BPM là gì?

BPM là viết tắt của phần mềm Quản trị quy trình nghiệp vụ. Phần mềm BPM giúp doanh nghiệp của bạn cải thiện quy trình kinh doanh với sự trợ giúp của phân tích và tự động hóa. BPM có thể cho phép bạn lập mô hình, tạo, chỉnh sửa và chạy tất cả các quy trình kinh doanh trong công ty, đồng thời giúp cũng thu thập dữ liệu và tiến hành phân tích.
BPM thường được định nghĩa là một kỹ thuật, phương pháp có cấu trúc và kỷ luật được sử dụng để hợp lý hóa các hoạt động hỗ trợ và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Những kỹ thuật và phương pháp này thường được sử dụng để xác định, mô hình hóa, phân tích, sửa đổi, cải thiện và chuẩn hóa các quy trình kinh doanh với sự trợ giúp của tự động hóa.
Phần mềm này thậm chí còn có một hình thức mới, nâng cao gọi là iBPM (phần mềm Quản trị quy trình nghiệp vụ thông minh). Một iBPM sử dụng những đánh giá trong thời gian thực được tính toán bằng trí thông minh nhân tạo để cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình kinh doanh khác nhau.

II. Phần mềm BPM giúp gì cho doanh nghiệp?

Việc sử dụng phần mềm BPM mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó bao gồm:

1. Giảm thiểu rủi ro kinh doanh

Do môi trường kinh doanh liên tục thay đổi, các công ty dễ gặp phải lỗi tổ chức, sắp xếp công việc gây ảnh hưởng đến kết quả. Có một phần mềm BPM cho phép quản lý giám sát việc sử dụng tài nguyên, sớm phát hiện ra sự thiếu hiệu quả trong từng giai đoạn để giảm chi phí hoặc cải thiện việc phân bổ nguồn lực.

2. Kiểm soát tốt hơn

Phần mềm BPM cũng giúp kiểm soát doanh nghiệp tốt hơn vì mọi thứ đều được phân loại, sắp xếp rõ ràng. Lợi ích này của BPM đặc biệt quan trọng trong các công ty cỡ vừa đến công ty lớn với nhiều bộ phận, thậm chí là nhiều văn phòng. Tại đó, việc thiết lập các quy trình yêu cầu nhân viên tuân thủ sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc hoạt động hiệu quả hay không. Một công cụ BPM giúp việc kiểm soát các quá trình này đơn giản hơn.

3. Tối ưu hóa các quy trình

Với cái nhìn tổng quan về hoạt động tại doanh nghiệp, các nhà quản lý có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý, loại bỏ những hoạt động không hiệu quả hoặc lỗi thời. Lợi ích của một phần mềm BPM trong trường hợp này là giúp dễ dàng tạo ra các quy trình mới hoặc cải thiện các quy trình hiện có với phần mềm.

4. Gia tăng tốc độ xử lý quy trình nghiệp vụ

Một lợi ích của việc sử dụng phần mềm BPM là nó giúp gia tăng tốc độ xử lý quy trình nghiệp vụ. Thời gian là tài sản, vì vậy càng giảm được nhiều thời gian xử lý công việc, quản lý và nhân viên có thể có thêm thời gian để tập trung vào thực hiện mục tiêu kinh doanh.

5. Cải thiện sự hợp tác

Nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với vấn đề giao tiếp giữa các bộ phận hoặc văn phòng, ảnh hưởng đến quá trình chia sẻ thông tin và hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau. Với phần mềm BPM, tương tác giữa các bên có thể rõ ràng vì tính trực quan. Bạn sẽ biết được ai chịu trách nhiệm cho công việc nào và do đó xử lý kịp thời khi có sai sót hoặc tình huống phát sinh.

6. Tự động hóa quy trình làm việc

Sử dụng phần mềm BPM, người quản lý có thể giám sát cùng lúc nhiều quy trình công việc, sau đó quyết định cái nào có thể được tự động hóa. Cách tiếp cận này cho phép "giải phóng" một số tài nguyên, vì vậy chúng có thể giúp tăng năng suất công việc. Tự động hóa quy trình công việc cũng có thể cắt giảm chi phí của một số hoạt động.

Những ưu điểm nổi bật khi sử dụng phần mềm BPM

7. Đảm bảo tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn

Nhiều quy trình trong doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn nhất định như ISO. Nếu không, danh tiếng thương hiệu có thể bị ảnh hưởng, rút chứng chỉ hoặc thậm chí là bị phạt. Phần mềm BPM giúp quản lý các quy trình dễ dàng hơn, do đó chúng đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn. Ngoài ra, BPM cũng cung cấp nền tảng cho cả kiểm toán nội bộ và bên ngoài.

8. Cung cấp cái nhìn tổng quan về mục tiêu chung

Thông thường, nhân viên trong công ty có thể không theo dõi các quy trình vì họ không có cái nhìn bao quát về mục tiêu chung. Điều này cũng ảnh hưởng đến kết quả công việc. Nhờ có phần mềm BPM, quản lý có thể lập kế hoạch cho toàn bộ các phòng ban, chia sẻ với nhân viên để họ rõ ràng về mục tiêu kinh doanh của công ty.

9. Tăng cường trải nghiệm tích cực cho nhân viên

Nhờ những tính năng hữu ích mà phần mềm BPM không chỉ giúp công ty quản lý tốt hơn các nghiệp vụ mà còn tăng cường trải nghiệm tích cực cho nhân viên tại nơi làm việc. Họ rõ ràng hơn về nhiệm vụ, mục tiêu và nhận được sự hỗ trợ khi cần. Phần mềm BPM giúp tạo ra các quy trình và tài liệu minh bạch cũng cho phép nhân viên hiểu được các thay đổi (nếu có).
Hiệu suất kinh doanh và sự linh hoạt phụ thuộc vào các quy trình bạn thiết lập, quản lý và giám sát. Nghe có vẻ dễ nhưng điều này đòi hỏi phải theo dõi liên tục. Phần mềm BPM là giải pháp giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về các quy trình tại công ty của mình.