Top kỹ năng quan trọng nhất dành cho Trợ lý kinh doanh

Khác với các vị trí nhân viên kinh doanh khác, Trợ lý kinh doanh sẽ ít chú trọng vào việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng hay quản lý quy trình bán hàng mà thiên về tư vấn và trải nghiệm mua sắm nhiều hơn. Trợ lý kinh doanh cũng hỗ trợ các công việc cho quản lý và các nhân viên khác trong bộ phận nên cần có kỹ năng để tương tác tốt. Bằng việc sở hữu trình độ chuyên môn và kỹ năng mềm ấn tượng, bạn có thể trở thành Trợ lý kinh doanh xuất sắc và thăng tiến.

MỤC LỤC:
I. Kỹ năng, phẩm chất cần có của Trợ lý kinh doanh
II. Top kỹ năng mềm quyết định thành công của Trợ lý kinh doanh

Những kỹ năng trợ lý kinh doanh cần có để đáp ứng yêu cầu công việc

I. Kỹ năng, phẩm chất cần có của Trợ lý kinh doanh

1. Chủ động lắng nghe và tạo dựng niềm tin đối với khách hàng

Kỹ năng lắng nghe chủ động xuất sắc không chỉ giúp bạn dễ dàng nắm bắt tâm lý khách hàng mà còn hữu ích trong việc góp ý, đưa ra phản hồi cho đồng nghiệp.
Để cải thiện kỹ năng này, hãy luyện tập kết hợp các hoạt động như lắng nghe thắc mắc của khách hàng, đặt câu hỏi xác nhận thông tin, đề xuất những giải pháp hữu ích cho họ. Đây cũng chính là cách tốt nhất để xây dựng lòng tin với người mua và củng cố hình ảnh công ty bạn.

Đọc thêm: Trợ lý kinh doanh là làm gì? Lương cao không?

2. Sử dụng thành thạo phần mềm CRM hoặc POS

Thành thạo phần mềm CRM (Customer Relationship Management - quản lý quan hệ khách hàng) là một yêu cầu bắt buộc cho bất kỳ trợ lý kinh doanh nào. Đa số các chuyên gia bán hàng đều chủ yếu dựa vào CRM để quản lý mọi liên hệ và giao dịch của họ.
Cụ thể, phần mềm CRM hiệu quả trong việc duy trì thông tin liên lạc hơn rất nhiều so với trang tính spreadsheet hay document bởi khả năng phân đoạn và tự động hóa của nó.
Tuy nhiên nếu bạn làm việc trong lĩnh vực bán lẻ, hệ thống POS (Point Of Sale system - hệ thống quản lý điểm bán hàng) sẽ cần thiết hơn là CRM. POS là phần mềm cực kỳ phổ biến với các trợ lý kinh doanh bán lẻ, giúp xử lý và ghi lại thông tin chi tiết các giao dịch của khách hàng.

3. Tư duy lấy khách hàng làm trung tâm

Dù là cung cấp sản phẩm hay dịch vụ gì thì mọi tổ chức, doanh nghiệp đều đặt nhu cầu của khách hàng lên hàng đầu. Không chỉ thế, vì bạn là một trong những người đầu tiên mà khách hàng liên hệ khi có vấn đề phát sinh nên trải nghiệm với họ sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới thương hiệu và uy tín của toàn công ty.
Vì vậy, tư duy lấy khách hàng làm trung tâm chính là chìa khóa cho mọi thành công. Nói cách khác, đó là tinh thần luôn sẵn sàng giúp khách hàng tìm ra giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề - bất kể nó có thuộc phạm vi chuyên môn của bạn hay không. Đây cũng là yếu tố mà nhà tuyển dụng coi trọng khi tìm kiếm ứng viên cho vị trí trợ lý kinh doanh. Do vậy, nếu bạn có ý định tìm việc làm trợ lý kinh doanh thì kỹ năng xử lý tình huống bằng việc lấy khách hàng làm trung tâm trong phỏng vấn sẽ được đánh giá cao.
Cách tốt nhất để xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng là thường xuyên liên lạc và lịch sự yêu cầu họ gửi phản hồi nếu cần thiết.

Trợ lý kinh doanh có kỹ năng mềm tốt sẽ giúp thu hút được khách hàng tiềm năng

4. Nắm chắc thông tin sản phẩm và dịch vụ

Là một trợ lý kinh doanh, bạn bắt buộc phải có hiểu biết sâu rộng về các sản phẩm và dịch vụ mà công ty mình cung cấp. Vì nhiệm vụ chính vẫn là giải đáp thắc mắc và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng nên khi bạn có thể trình bày một cách trôi chảy, khách hàng sẽ tin tưởng sản phẩm và dịch vụ của bạn hơn.
Đừng quên tìm hiểu thông tin sản phẩm, dịch vụ của cả các doanh nghiệp đối thủ. Điều này không chỉ tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh mà còn cho bạn cơ hội được học hỏi nhiều điểm mạnh từ họ.

5. Lòng nhiệt huyết và sự tận tâm với nghề

Có lòng nhiệt huyết và sự tận tâm với nghề đồng nghĩa với việc bạn thực sự hiểu giá trị cốt lõi mà công ty đang hướng tới, từ đó tăng khả năng phục vụ và mang tới trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Đặc biệt khi gặp lại những vị khách quen, hãy hỏi lý do tại sao họ tiếp tục lựa chọn tin dùng sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Đây chính là những thông tin quý báu để bạn xây dựng lòng nhiệt huyết và yêu nghề hơn.

6. Thấu hiểu và đồng cảm

Như đã đề cập phía trên, mọi doanh nghiệp đều coi thỏa mãn nhu cầu của khách hàng là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu. Các trợ lý kinh doanh chính là người đồng hành cùng khách hàng để tìm ra giải pháp tốt nhất. Do đó, sự thấu hiểu và đồng cảm là vô cùng quan trọng để bạn có thể nắm bắt tâm lý của từng khách hàng.
Cách tốt nhất để rèn luyện sự đồng cảm là luôn đặt bản thân vào vị trí của khách hàng, liệu bạn muốn nhận được hỗ trợ như thế nào? Bên cạnh đó, hãy thử xin phản hồi khách quan từ chính khách hàng về cách tư vấn và cung cấp thông tin của bạn.

II. Top kỹ năng mềm quyết định thành công của Trợ lý kinh doanh

7. Kỹ năng giao tiếp

Là một trợ lý kinh doanh, mỗi ngày bạn sẽ phải tương tác với rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Từ việc tư vấn, cung cấp thông tin cho khách hàng cho đến trao đổi, làm việc nhóm với đồng nghiệp, v.v. khả năng giao tiếp xuất sắc chính là nền tảng thành công cho con đường sự nghiệp của bạn.
Bạn hoàn toàn có thể cải thiện kỹ năng này của mình bằng cách tham khảo ý kiến từ khách hàng và đồng nghiệp về những thiếu sót còn tồn tại. Từ đó rút ra kinh nghiệm và dần dần cải thiện bản thân.
Chẳng hạn, bạn có thể nhờ đồng nghiệp dành thời gian quan sát quá trình bạn tư vấn cho người mua và đưa ra phản hồi chi tiết về kỹ năng lắng nghe chủ động, truyền đạt thông tin, v.v. của bạn.

8. Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định

Các trợ lý kinh doanh thường được yêu cầu phải giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và dứt khoát. Do đó, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định chính là chìa khóa để thành công trong lĩnh vực này.
Trợ lý kinh doanh có thể đóng vai trò trung gian giữa khách hàng và bộ phận kỹ thuật hoặc sản xuất. Cụ thể, bạn sẽ chuyển tiếp mọi thắc mắc từ người sử dụng dịch vụ đến những bộ phận này để khắc phục vấn đề và nâng cao trải nghiệm người dùng. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có đủ thời gian để thực hiện các bước theo đúng quy trình; khách hàng không muốn phải chờ đợi quá lâu. Bởi vậy, kỹ năng giải quyết vấn đề kịp thời sẽ giúp bạn ghi điểm đối với khách hàng.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Trợ lý Kinh doanh

9. Khả năng thích ứng linh hoạt và đa nhiệm

Là một trợ lý kinh doanh, bạn sẽ phải cùng lúc giải quyết nhiều đầu việc khác nhau dưới áp lực thời gian vô cùng lớn. Vì vậy, khả năng thích ứng tốt, biết cách sắp xếp công việc và làm việc đa nhiệm chính là chìa khóa để tồn tại trong môi trường đầy cạnh tranh, biến động này.
Kỹ năng này được thể hiện rõ nhất bằng cách tiếp cận và đối phó với các tình huống phát sinh bất ngờ một cách bình tĩnh, nhạy bén. Ngoài ra, hãy luôn sẵn sàng thử nghiệm những ý tưởng mới đầy sáng tạo cũng như đảm nhận nhiều vai trò khác nhau khi cần thiết.

Trợ lý kinh doanh cần có khả năng thích ứng tốt trong bất cứ hoàn cảnh nào

10. Kỹ năng tính toán và xử lý giao dịch

Khả năng tính toán và xử lý giao dịch nhạy bén sẽ làm cho cả hai phía công ty và khách hàng đều được đảm bảo quyền lợi về mặt tài chính. Bắt đầu từ những phép tính cộng, trừ đơn giản cho đến thao tác nhanh chóng với tiền mặt. Đặc biệt trong trường hợp cần trả lại tiền thừa cho khách hàng thì khả năng tính toán nhanh là cực kỳ quan trọng. Nếu xảy ra bất kỳ sai sót nào, không những gây mất thời gian cho cả hai bên mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng tới hình ảnh của công ty.
Bạn hoàn toàn có thể học hỏi từ đồng nghiệp xung quanh, đặc biệt là những người đã sử dụng thành thạo hệ thống máy POS để thực hiện các giao dịch.
Có thể thấy, để ứng tuyển trợ lý kinh doanh bạn sẽ cần làm chủ một số kỹ năng thiết yếu như giao tiếp tốt, tính toán nhanh, giải quyết vấn đề, tư duy lấy khách hàng làm trung tâm, v.v. Hầu hết đều là những kỹ năng không quá khó và có thể trau dồi, tích lũy thêm trong quá trình làm việc. Bởi vậy, nếu bạn thực sự yêu thích công việc này, hãy chuẩn bị những điều kiện cần thiết nhất theo yêu cầu của nhà tuyển dụng và tự tin nộp CV xin việc Trợ lý kinh doanh nhé.