Xác minh thông tin ứng viên là gì? Cần chú ý gì?

Xác minh thông tin ứng viên là một bước rất quan trọng. Nó không chỉ giúp nhà tuyển dụng xác thực những thông tin ghi trên CV, đơn xin việc và trong quá trình phỏng vấn mà còn mang đến cho họ cơ hội tìm hiểu về ứng viên qua lăng kính của một bên thứ ba khách quan hơn. Xác minh thông tin cũng là thời điểm quyết định đối với cơ hội trúng tuyển của ứng viên.

MỤC LỤC:
I. Xác minh thông tin ứng viên là gì?
II. Xác minh thông tin ứng viên gồm những bước nào?​
III. Khi nào nhà tuyển dụng được phép xác minh thông tin ứng viên?
IV. Khi xác minh thông tin ứng viên cần lưu ý những gì?

Cách xác minh thông tin ứng viên nhanh chóng, hiệu quả

I. Xác minh thông tin ứng viên là gì?

Xác minh thông tin ứng viên (tiếng Anh là reference checking) là khi một nhà tuyển dụng liên hệ với cấp trên, trường học hoặc một tổ chức khác nơi ứng viên đã từng công tác trước đây để tìm hiểu về lịch sử thời gian làm việc, học vấn và trình độ của họ. Đây là một cách hiệu quả để nhà tuyển dụng kiểm tra ứng viên là người có tính cách thật như thế nào, cũng như kinh nghiệm làm việc và trình độ mà ứng viên nêu trong CV có đúng thực tế hay không.

II. Xác minh thông tin ứng viên gồm những bước nào?

Xác minh thông tin ứng viên có thể được thực hiện qua một vài bước khác nhau. Nhà tuyển dụng có thể chỉ đơn giản là xác minh thời gian làm việc, chức danh công việc hoặc là thời gian theo học và loại bằng cấp chứng chỉ mà ứng viên đã đạt được. Ngoài ra, họ cũng có thể thực hiện xác minh ứng viên sâu hơn bằng cách trao đổi trực tiếp với nhà tuyển dụng trước đây để hiểu rõ các kỹ năng, trình độ và năng lực của ứng viên đối với công việc.
Với cách xác minh thông tin ứng viên thứ hai này, nhà tuyển dụng có thể đặt ra các câu hỏi tương tự như câu hỏi dành cho ứng viên trong quá trình phỏng vấn. Ví dụ, họ có thể hỏi về những điểm mạnh, điểm yếu, khả năng làm việc dưới áp lực cao,... của ứng viên để có thể nhận biết ứng viên không trung thực.

Đọc thêm: Bộ câu hỏi xác minh thông tin ứng viên dành cho HR

III. Khi nào nhà tuyển dụng được phép xác minh thông tin ứng viên?

Nhà tuyển dụng phải được sự cho phép của ứng viên khi muốn xác minh thông tin của họ hoặc là sử dụng một bên thứ ba để xác minh thông tin. Thậm chí là đối với bảng điểm ở trường học hoặc các thông tin bằng cấp khác, nhà tuyển dụng cũng cần phải có sự cho phép của ứng viên trước khi xác minh.
Các công ty sẽ phải thông báo cho ứng viên ngay từ đầu rằng họ muốn xác minh thông tin và ứng viên sẽ phải ký vào một mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn, đồng ý cho nhà tuyển dụng thực hiện việc xác minh.
Tuy nhiên, trên thực tế, có rất ít công ty cần tới sự cho phép của ứng viên để làm điều này, trừ khi ứng viên yêu cầu nhà tuyển dụng không được liên hệ với công ty cũ của họ. Thay vì liên hệ với các cá nhân, tổ chức, công ty hay trường học được nêu trong CV, nhà tuyển dụng thường sẽ tận dụng các mối quan hệ của mình và xác minh thông tin qua những người mà họ quen biết.

Trường hợp nhà tuyển dụng có thể xác minh thông tin ứng viên

IV. Khi xác minh thông tin ứng viên cần lưu ý những gì?

1. Đối với ứng viên được xác minh thông tin

• Chuẩn bị sẵn danh sách người có thể xác minh thông tin trước khi đến phỏng vấn: Nhiều nhà tuyển dụng thậm chí muốn xác minh thông tin trước khi phỏng vấn ứng viên. Dựa theo thông tin xác minh được mà họ sẽ quyết định xem liệu có nên mời ứng viên đến phỏng vấn hay không. Do đó, hãy chuẩn bị sẵn danh sách những người có thể giúp bạn xác minh thông tin trong CV xin việc trước khi liên hệ với nhà tuyển dụng.

• Làm theo hướng dẫn: Nhiều nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu nộp danh sách những người có thể xác minh thông tin cùng với đơn xin việc. Trong trường hợp này, hãy làm theo yêu cầu của họ. Tuy nhiên, nếu như nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu cụ thể thì ứng viên không cần thiết phải nộp cho tới khi họ yêu cầu.

• Xin phép người có thể xác minh thông tin trước khi liệt kê họ vào danh sách: Hầu như tất cả mọi người đều sẵn sàng giúp đỡ người khác vượt qua vòng xác minh thông tin nếu như 2 bên có quan hệ tốt. Tuy nhiên, bạn vẫn cần xin phép trước khi gửi họ tên và thông tin liên hệ của họ cho nhà tuyển dụng. Điều này sẽ giúp họ tránh khỏi sự lúng túng khi mà nhà tuyển dụng liên hệ.

• Chọn những người đã tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp: Muốn thành công, ứng viên cần phải tránh những người có ấn tượng hoặc quan hệ công việc không tốt với mình trong quá khứ. Ngoài ra, hãy chọn những người mới hợp tác gần đây. Nếu như chọn một nhà tuyển dụng từ quá lâu (10 năm trước chẳng hạn) thì họ sẽ không thể nhớ rõ mọi thông tin. Thêm vào đó, nhà tuyển dụng sẽ nghi ngờ về những việc mà ứng viên làm trong thời gian gần đây, tại sao họ không chọn một người mới hơn.

• Cung cấp cho người xác minh thông tin những thông tin cần thiết: Ứng viên nên trình bày với người xác minh thông tin cho mình lý do tại sao mình ứng tuyển vào vị trí này; đồng thời, nhấn mạnh những thông tin về kỹ năng, kinh nghiệm, tố chất mà nhà tuyển dụng có thể hỏi.

Đọc thêm: Nhà tuyển dụng cần chuẩn bị gì khi phỏng vấn ứng viên qua video?

Lưu ý cho nhà tuyển dụng khi xác minh thông tin ứng viên

2. Đối với nhà tuyển dụng

• Coi xác minh thông tin ứng viên là cơ hội đầu tiên và duy nhất để đánh giá thái độ ứng viên.
• Không phó thác trách nhiệm cho người khác: Nhiều nhà tuyển dụng vì quá bận rộn nên đã giao việc này lại cho một nhân viên xác minh thông tin khác. Tuy nhiên, ai là người sẽ trực tiếp phỏng vấn thì người đó nên thực hiện việc xác minh thông tin ứng viên để nắm rõ tình hình.
• Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gọi điện: Khi nhấc máy và gọi cho ai đó, hãy trình bày ngắn gọn lý do tại sao có cuộc gọi này. Nhà tuyển dụng cũng nên chuẩn bị sẵn các câu hỏi phỏng vấn về thái độ và trình độ của ứng viên trước khi gọi điện.
• Không nên hỏi các câu hỏi lựa chọn: Ví dụ, thay vì hỏi "Kỹ năng làm việc nhóm của A có tốt không?", hãy đặt câu hỏi "Bạn nghĩ thế nào về kỹ năng làm việc nhóm của A?"
• Xác minh thông tin có chọn lọc, tránh thực hiện các cuộc gọi hàng loạt.
• Luôn nhớ tổng hợp lại thông tin sau khi xác minh.

Trên đây, JOBOKO.com đã cùng các bạn tìm hiểu về định nghĩa xác minh thông tin ứng viên là gì, cần chú ý gì khi thực hiện công việc này trong quá trình tuyển dụng. Thay vì băn khoăn, thắc mắc những điều ứng viên nói có đúng hay không và đưa ra quyết định không chắc chắn, hãy nhấc điện thoại lên và thực hiện bài kiểm tra tố chất ứng viên theo hướng dẫn trên đây để tìm đúng người cho vị trí mà bạn đang cần tuyển nhé.