Xác minh thông tin ứng viên là gì? Cần chú ý gì?

02/08/2021 16:30
Rất nhiều nhà tuyển dụng coi việc xác minh thông tin ứng viên là một phần của quy trình tuyển dụng. Vậy xác minh thông tin ứng viên là gì? Cần chú ý gì? Hãy cùng Joboko.com tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Xác minh thông tin ứng viên là một bước rất quan trọng. Nó không chỉ giúp nhà tuyển dụng xác thực những thông tin ghi trên CV, đơn xin việc và trong quá trình phỏng vấn mà còn mang đến cho họ cơ hội tìm hiểu về ứng viên qua lăng kính của một bên thứ ba khách quan hơn. Xác minh thông tin cũng là thời điểm quyết định đối với cơ hội trúng tuyển của ứng viên.

MỤC LỤC:
I. Xác minh thông tin ứng viên là gì?
II. Xác minh thông tin ứng viên gồm những bước nào?​
III. Khi nào nhà tuyển dụng được phép xác minh thông tin ứng viên?
IV. Khi xác minh thông tin ứng viên cần lưu ý những gì?

xac minh thong tin ung vien la gi can chu y gi

Cách xác minh thông tin ứng viên nhanh chóng, hiệu quả

I. Xác minh thông tin ứng viên là gì?

Xác minh thông tin ứng viên (tiếng Anh là reference checking) là khi một nhà tuyển dụng liên hệ với cấp trên, trường học hoặc một tổ chức khác nơi ứng viên đã từng công tác trước đây để tìm hiểu về lịch sử thời gian làm việc, học vấn và trình độ của họ. Đây là một cách hiệu quả để nhà tuyển dụng kiểm tra ứng viên là người có tính cách thật như thế nào, cũng như kinh nghiệm làm việc và trình độ mà ứng viên nêu trong CV có đúng thực tế hay không.

II. Xác minh thông tin ứng viên gồm những bước nào?

Xác minh thông tin ứng viên có thể được thực hiện qua một vài bước khác nhau. Nhà tuyển dụng có thể chỉ đơn giản là xác minh thời gian làm việc, chức danh công việc hoặc là thời gian theo học và loại bằng cấp chứng chỉ mà ứng viên đã đạt được. Ngoài ra, họ cũng có thể thực hiện xác minh ứng viên sâu hơn bằng cách trao đổi trực tiếp với nhà tuyển dụng trước đây để hiểu rõ các kỹ năng, trình độ và năng lực của ứng viên đối với công việc.
Với cách xác minh thông tin ứng viên thứ hai này, nhà tuyển dụng có thể đặt ra các câu hỏi tương tự như câu hỏi dành cho ứng viên trong quá trình phỏng vấn. Ví dụ, họ có thể hỏi về những điểm mạnh, điểm yếu, khả năng làm việc dưới áp lực cao,... của ứng viên để có thể nhận biết ứng viên không trung thực.

Đọc thêm: Bộ câu hỏi xác minh thông tin ứng viên dành cho HR

III. Khi nào nhà tuyển dụng được phép xác minh thông tin ứng viên?

Nhà tuyển dụng phải được sự cho phép của ứng viên khi muốn xác minh thông tin của họ hoặc là sử dụng một bên thứ ba để xác minh thông tin. Thậm chí là đối với bảng điểm ở trường học hoặc các thông tin bằng cấp khác, nhà tuyển dụng cũng cần phải có sự cho phép của ứng viên trước khi xác minh.
Các công ty sẽ phải thông báo cho ứng viên ngay từ đầu rằng họ muốn xác minh thông tin và ứng viên sẽ phải ký vào một mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn, đồng ý cho nhà tuyển dụng thực hiện việc xác minh.
Tuy nhiên, trên thực tế, có rất ít công ty cần tới sự cho phép của ứng viên để làm điều này, trừ khi ứng viên yêu cầu nhà tuyển dụng không được liên hệ với công ty cũ của họ. Thay vì liên hệ với các cá nhân, tổ chức, công ty hay trường học được nêu trong CV, nhà tuyển dụng thường sẽ tận dụng các mối quan hệ của mình và xác minh thông tin qua những người mà họ quen biết.

xac minh thong tin ung vien la gi can chu y gi 2

Trường hợp nhà tuyển dụng có thể xác minh thông tin ứng viên

IV. Khi xác minh thông tin ứng viên cần lưu ý những gì?

1. Đối với ứng viên được xác minh thông tin

  • Chuẩn bị sẵn danh sách người có thể xác minh thông tin trước khi đến phỏng vấn: Nhiều nhà tuyển dụng thậm chí muốn xác minh thông tin trước khi phỏng vấn ứng viên. Dựa theo thông tin xác minh được mà họ sẽ quyết định xem liệu có nên mời ứng viên đến phỏng vấn hay không. Do đó, hãy chuẩn bị sẵn danh sách những người có thể giúp bạn xác minh thông tin trong CV xin việc trước khi liên hệ với nhà tuyển dụng.
  • Làm theo hướng dẫn: Nhiều nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu nộp danh sách những người có thể xác minh thông tin cùng với đơn xin việc. Trong trường hợp này, hãy làm theo yêu cầu của họ. Tuy nhiên, nếu như nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu cụ thể thì ứng viên không cần thiết phải nộp cho tới khi họ yêu cầu.
  • Xin phép người có thể xác minh thông tin trước khi liệt kê họ vào danh sách: Hầu như tất cả mọi người đều sẵn sàng giúp đỡ người khác vượt qua vòng xác minh thông tin nếu như 2 bên có quan hệ tốt. Tuy nhiên, bạn vẫn cần xin phép trước khi gửi họ tên và thông tin liên hệ của họ cho nhà tuyển dụng. Điều này sẽ giúp họ tránh khỏi sự lúng túng khi mà nhà tuyển dụng liên hệ.
  • Chọn những người đã tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp: Muốn thành công, ứng viên cần phải tránh những người có ấn tượng hoặc quan hệ công việc không tốt với mình trong quá khứ. Ngoài ra, hãy chọn những người mới hợp tác gần đây. Nếu như chọn một nhà tuyển dụng từ quá lâu (10 năm trước chẳng hạn) thì họ sẽ không thể nhớ rõ mọi thông tin. Thêm vào đó, nhà tuyển dụng sẽ nghi ngờ về những việc mà ứng viên làm trong thời gian gần đây, tại sao họ không chọn một người mới hơn.
  • Cung cấp cho người xác minh thông tin những thông tin cần thiết: Ứng viên nên trình bày với người xác minh thông tin cho mình lý do tại sao mình ứng tuyển vào vị trí này; đồng thời, nhấn mạnh những thông tin về kỹ năng, kinh nghiệm, tố chất mà nhà tuyển dụng có thể hỏi.

Đọc thêm: Nhà tuyển dụng cần chuẩn bị gì khi phỏng vấn ứng viên qua video?

xac minh thong tin ung vien la gi can chu y gi 3

Lưu ý cho nhà tuyển dụng khi xác minh thông tin ứng viên

2. Đối với nhà tuyển dụng

  • Coi xác minh thông tin ứng viên là cơ hội đầu tiên và duy nhất để đánh giá thái độ ứng viên.
  • Không phó thác trách nhiệm cho người khác: Nhiều nhà tuyển dụng vì quá bận rộn nên đã giao việc này lại cho một nhân viên xác minh thông tin khác. Tuy nhiên, ai là người sẽ trực tiếp phỏng vấn thì người đó nên thực hiện việc xác minh thông tin ứng viên để nắm rõ tình hình.
  • Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gọi điện: Khi nhấc máy và gọi cho ai đó, hãy trình bày ngắn gọn lý do tại sao có cuộc gọi này. Nhà tuyển dụng cũng nên chuẩn bị sẵn các câu hỏi phỏng vấn về thái độ và trình độ của ứng viên trước khi gọi điện.
  • Không nên hỏi các câu hỏi lựa chọn: Ví dụ, thay vì hỏi "Kỹ năng làm việc nhóm của A có tốt không?", hãy đặt câu hỏi "Bạn nghĩ thế nào về kỹ năng làm việc nhóm của A?"
  • Xác minh thông tin có chọn lọc, tránh thực hiện các cuộc gọi hàng loạt.
  • Luôn nhớ tổng hợp lại thông tin sau khi xác minh.

Trên đây, JOBOKO.com đã cùng các bạn tìm hiểu về định nghĩa xác minh thông tin ứng viên là gì, cần chú ý gì khi thực hiện công việc này trong quá trình tuyển dụng. Thay vì băn khoăn, thắc mắc những điều ứng viên nói có đúng hay không và đưa ra quyết định không chắc chắn, hãy nhấc điện thoại lên và thực hiện bài kiểm tra tố chất ứng viên theo hướng dẫn trên đây để tìm đúng người cho vị trí mà bạn đang cần tuyển nhé.

Nhà tuyển dụng cần lưu ý gì khi phỏng vấn ứng viên?

Cùng với các phương pháp xác minh thông tin ứng viên thì để mang đến hiệu quả cao trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đặc biệt lưu ý một vài điều được Joboko chia sẻ trong bài viết. Sau khi nắm được mình cần làm gì thì nhà tuyển dụng sẽ không gặp khó khăn trong quá trình phỏng vấn ứng viên cho vị trí cần tuyển nhân sự.

tin mới

Quy trình phỏng vấn chuẩn gồm những gì?

Doanh nghiệp, tổ chức nào cũng muốn xây dựng một quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn, trong đó, quy trình phỏng vấn được đánh giá là quan trọng bậc nhất. Bản thân mỗi nhà tuyển dụng đều cần nỗ lực rất nhiều để chuẩn hóa quy trình này và dĩ nhiên, luôn sẵn sàng thay đổi, điều chỉnh để hợp lý và hiệu quả nhất nhằm tuyển đúng người, đúng việc.

29/01/2023 13:30

Quy trình phỏng vấn chuẩn gồm những gì?

Những lưu ý khi phỏng vấn Online

Phỏng vấn online được nhiều người tưởng là dễ và bớt áp lực cho cả người phỏng vấn cũng như ứng viên, tuy nhiên, thực tế thì lại không phải vậy. Cả 2 bên đều phải chuẩn bị khá nhiều và có một tâm thái tự tin, chuyên nghiệp nhất để buổi phỏng vấn diễn ra hiệu quả.

28/01/2023 11:30

Những lưu ý khi phỏng vấn Online

Behavioral Interview là gì? Có nên sử dụng phỏng vấn hành vi để đánh giá ứng viên?

Behavioral Interview là một hình thức phỏng vấn không mới, được nhiều nhà tuyển dụng dùng để sàng lọc ứng viên. Tuy nhiên, đối với ứng viên, nhiều người có thể chưa hiểu Behavioral Interview là gì, sự khác biệt của nó so với các dạng phỏng vấn khác và nhà tuyển dụng có nên sử dụng Behavioral Interview để đánh giá ứng viên?

17/01/2023 08:30

Behavioral Interview là gì? Có nên sử dụng phỏng vấn hành vi để đánh giá ứng viên?

Top 11 website tuyển dụng hiệu quả

Có vô số trang web đăng tuyển, tìm việc làm nhưng chỉ các website tốt nhất, trang tìm việc uy tín nhất mới đảm bảo quá trình trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. JOBOKO.com hay những "ông lớn" khác trong danh sách sau đây đã và đang tiếp tục hỗ trợ nhà tuyển dụng tuyển ứng viên như ý, người tìm việc cũng có cơ hội được nhận công việc mình mơ ước.

14/01/2023 07:40

Top 11 website tuyển dụng hiệu quả

Cách xây dựng quy trình phỏng vấn video chuẩn cho nhà tuyển dụng

Phỏng vấn video là một trong những xu hướng tuyển dụng hot nhất hiện nay, được nhiều nhà tuyển dụng và ứng viên đánh giá cao. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tốt nhất như mong muốn là tìm kiếm được ứng viên tài năng, phù hợp với công việc và văn hóa công ty, nhà tuyển dụng phải biết cách xây dựng quy trình phỏng vấn video chuẩn.

04/01/2023 15:30

Cách xây dựng quy trình phỏng vấn video chuẩn cho nhà tuyển dụng

Những "bài test" quan trọng bậc nhất trong tuyển dụng nhân sự

Để tuyển dụng đúng người đúng việc, mỗi doanh nghiệp đều sẽ có quy trình kiểm tra, đánh giá riêng để chọn ra ứng viên tiềm năng nhất. Dù hình thức khác nhau nhưng nhìn chung, hầu hết các chuyên gia nhân sự sẽ tập trung vào một số "bài test tuyển dụng" nhất định nhằm đánh giá chính xác năng lực, kỹ năng và tâm lý của ứng viên.

18/12/2022 15:41

Những "bài test" quan trọng bậc nhất trong tuyển dụng nhân sự

Cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn chuyên nghiệp, lịch sự

Gọi điện thoại mời ứng viên đến tham gia phỏng vấn có thể là một nhiệm vụ khó khăn với nhiều nhà tuyển dụng chưa có kinh nghiệm. Bạn sẽ băn khoăn về việc bắt đầu như thế nào, dùng giọng điệu ra sao. May thay, bạn có thể tham khảo cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn sau đây để xây dựng ấn tượng tốt.

08/09/2022 01:16

Cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn chuyên nghiệp, lịch sự

Khi nào nên phỏng vấn online, phỏng vấn qua điện thoại?

Một cuộc phỏng vấn online hoặc qua điện thoại được nhiều nhà tuyển dụng xem là cách tốt nhất để hạn chế những buổi phỏng vấn vô nghĩa, kém hiệu quả. Vậy khi nào nên phỏng vấn online, phỏng vấn qua điện thoại?

08/05/2022 17:00

Khi nào nên phỏng vấn online, phỏng vấn qua điện thoại?

Tại sao ứng viên từ chối lời mời làm việc của bạn?

Bạn đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết để tìm kiếm một ứng viên tiềm năng, thế nhưng đến cuối cùng họ lại từ chối làm việc cho công ty bạn. Tại sao ứng viên từ chối lời mời làm việc của bạn? Liệu bạn có mắc phải sai lầm gì đó trong quá trình tuyển dụng?

03/05/2022 06:31

Tại sao ứng viên từ chối lời mời làm việc của bạn?

10 cách thể hiện sự đánh giá cao với nhân viên

Là một lãnh đạo, bạn có khi nào suy nghĩ nên làm gì để tạo cho nhân viên một môi trường làm việc thoải mái và khuyến khích họ phấn đấu hết mình trong công việc. Áp dụng 10 cách thể hiện sự đánh giá cao với nhân viên dưới đây của JobOKO.com để thực sự gắn kết và thực hiện tốt hơn nữa vai trò lãnh đạo của mình nhé.

24/04/2022 14:30

10 cách thể hiện sự đánh giá cao với nhân viên
hỗ trợ ứng viên

Nếu gặp bất cứ vấn đề gì cần hỗ trợ, hãy gọi tới HOTLINE hoặc gửi thư về địa chỉ email bên dưới để được hỗ trợ.

Giải thưởng
của chúng tôi

Top 3

Nền tảng số tiêu biểu của Bộ
TT&TT 2022.

Top 15

Startup Việt xuất sắc 2019 do VNExpress tổ chức.

Top 10

Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo Việt Nam - Hội đồng tư vấn kinh doanh ASEAN bình chọn.

Giải Đồng

Sản phẩm công nghệ số Make In Viet Nam 2023.